Sử dụng excel quản lý văn bản là phương pháp được áp dụng khá phổ biến bởi tính khoa học và thuận tiện. Excel là giải pháp thay nỗ lực cách cai quản truyền thống bằng sổ sách, giúp quá trình xử lý những vấn đề phân phát sinh thuận lợi hơn
Hướng dẫn áp dụng excel làm chủ văn bản khoa học, hiệu quả. Bạn đang xem: Cách quản lý dữ liệu thông minh bằng excel
1. Thực hiện excel bao gồm thể cai quản những nhiều loại văn phiên bản nào?
Phương pháp cai quản văn phiên bản bằng excel thường xuyên được vận dụng cho toàn bộ các một số loại văn bạn dạng của doanh nghiệp, cụ thể là bao gồm 3 loại chính:
Văn bạn dạng nội bộ: bao hàm tất cả các hồ sơ, giấy tờ, tài liệu chỉ sử dụng trong phạm vi nội bộ, các đối tượng phía bên trong doanh nghiệp, tổ chức,...Văn phiên bản đến: Do các đối tượng, tổ chức bên phía ngoài doanh nghiệp giữ hộ đến.Văn phiên bản đi: vì doanh nghiệp gửi cho những đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.Sử dụng excel giúp doanh nghiệp thống trị và khối hệ thống các quy trình, thủ tục về văn bạn dạng bao gồm:
Soạn thảo, tạo nên lập và phát hành văn bản.Ký, đóng góp dấu, bàn giao và lưu gửi văn bản.Sao lưu, tàng trữ và bảo vệ văn bản.2. Hướng dẫn sử dụng excel làm chủ văn bản
Để hoàn toàn có thể thực hiện quản lý văn bạn dạng trên excel, chúng ta có thể tham khảo công việc dưới đây:
Bước 1: xác minh và thành lập quy trình quản lý tài liệu bởi excel
Bước đầu tiên là bắt buộc xây dựng quy trình, sơ đồ thống trị tài liệu trên excel. Phụ thuộc vào sơ trang bị này, các bạn sẽ dễ dàng xác định được văn phiên bản đang ở triệu chứng nào, cách nào nhằm có phương hướng cách xử trí tiếp theo.
Xây dựng quy trình thống trị tài liệu để sở hữu phương thức thống trị phù hợp.
Bước 2: Phân nhiều loại và xác minh các danh mục thống trị tài liệu
Khâu vào vai trò quan trọng tiếp theo là nên thống kê những loại văn phiên bản của doanh nghiệp. Tiêu chí xây dựng các danh mục, đội văn bản cần đảm bảo:
Thống kê không thiếu thốn tất cả các văn bạn dạng của doanh nghiệp, không quăng quật sót.Các danh mục mang tính chất tổng quát tuy vậy không được trùng lặp.Tên danh mục cần dễ hiểu, mọi nhân viên cấp dưới đều rất có thể nắm được và dễ dàng tìm tìm trong quy trình làm việc.Bạn có thể tham khảo một số danh mục để thống trị văn bạn dạng trên excel như sau:
Loại văn bản: Quyết định, Công văn, Thông báo, Nghị quyết, báo cáo,...Tình trạng văn bản: không xử lý, sẽ xử lý, đã cách xử trí xong, giữ trữ.Bộ phận phụ trách: Hành chính, Nhân sự, Kế toán, tởm doanh,....Bước 3: Tạo những sổ quản lý tài liệu
Mỗi sổ thống trị công văn, bạn phải tạo bên trên một sheet khác nhau để luôn tiện quản lý. Lúc có nghiệp vụ phát sinh với các loại văn bản nào thì đã ghi sổ cho loại văn bản tương ứng. Tùy theo nhu cầu thống trị mà bạn có thể tạo các chỉ tiêu và tiêu đề mang lại cột vào bảng.
Một số chức năng có ích khi xây dựng các sổ quản lý văn bản:
Chức năng Data Validation: để tạo list chọn: các loại văn bản, triệu chứng văn bản, bộ phận phụ trách xử lý, chỗ nhận, khu vực lưu trữ,... để thiết lập các tiêu chí trong danh sách, tránh phần nhiều sai sót trong quy trình nhập thủ công bằng tay dữ liệu mang tới sai hiệu quả tra cứu, quản lí lý.Chức năng Conditional formatting: Theo dõi chứng trạng của văn bản. Tính năng này sẽ tự động thông báo đa số công văn đang cần xử lý để người thực hiện có phương hướng cách xử trí phù hợp.
Ví dụ về một số danh mục theo dõi và quan sát văn bạn dạng tại doanh nghiệp.
Bước 4: xây đắp công thức
Mỗi các loại văn phiên bản đều mang tên danh mục riêng, mặc dù nhiên, bạn cần tạo mã văn thư riêng nhằm thống độc nhất vô nhị giữa các phòng ban cùng để nhân thể quản lý, tra cứu. Bởi vì vậy, bạn phải xây dựng cách làm tính tự động hóa để thống nhất toàn cục sổ quản lí lý:
Countif: Đếm con số văn bản xuất hiện nay trong sổ.Vlookup: Tham chiếu theo từng nhiều loại văn bản.Một số hàm nhằm định dạng với ghép thành chuỗi đáp ứng nhu cầu yêu cầu.3. Gồm nên quản lý văn bản bằng excel?
Sử dụng excel thống trị văn bạn dạng là phương thức khác nhiều người tiêu dùng bởi máu kiệm ngân sách chi tiêu và bí quyết tạo lập đơn giản, cập nhật số liệu dễ dàng dàng. Tuy nhiên, hình thức này sống thọ nhiều vấn đề hạn chế:
Không đề nghị nhân sự nào cũng có thể có kiến thức sâu về excel, nhất là khi sử dụng các hàm công thức.Dễ bị lầm lẫn khi số lượng văn bản lớn.Tính bảo mật thấp, dễ bị rò rỉ thông tin.Tốn tương đối nhiều thời gian khi thực hiện tạo lập sổ cai quản lý.
Phương pháp thống trị văn bản bằng excel tồn tại nhiều hạn chế.
4. Văn phòng công sở điện tử Cloud
Office - làm chủ văn bạn dạng thuận tiện, dễ dàng dàng
Sử dụng các giải pháp văn phòng điện tử được coi là phương án tối ưu tuyệt nhất cho mọi doanh nghiệp. Bề ngoài này tự khắc phục tối đa các nhược điểm của cách thức quản lý thủ công.
Quản lý văn bản đơn giản, bài bản với Cloud
Office.
Trong đó, ứng dụng văn phòng điện tử Cloud
Office do doanh nghiệp Phát triển technology Thái Sơn đáp ứng một cách đầy đủ các chuẩn mực về làm chủ văn phòng. Cloud
Office giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách thời gian, chi phí và mối cung cấp nhân lực, hỗ trợ nâng cấp năng suất lao động mang lại nhân sự làm việc tại doanh nghiệp.
Trên đấy là hướng dẫn thực hiện excel thống trị văn phiên bản khoa học, hiệu quả. Đây là phương pháp được khá nhiều người áp dụng tuy vậy tồn tại các hạn chế. Doanh nghiệp có thể tham khảo các phương án văn phòng năng lượng điện tử để buổi tối ưu thời hạn và nâng cấp độ chủ yếu xác, hiệu quả của công tác quản lý tài liệu về thọ dài.
Quý doanh nghiệp buộc phải thêm thông tin về giải pháp công sở điện tử Cloud
Office của Thaison
Soft, vui lòng tương tác theo tin tức dưới đây:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
Hơn 30 năm sau lần đầu tiên phát hành, Excel hiện vẫn chính là công cụ thống trị tài liệu được rất nhiều doanh nghiệp tin cậy. Nhiều doanh nghiệp làm chủ tài liệu bởi Excel, cần sử dụng Excel để báo cáo, phân tích và tàng trữ dữ liệu,… Vậy làm cầm cố nào để thống trị tài liệu tác dụng nhất thông qua công cụ thân quen này? Cùng mày mò ngay trong bài viết dưới đây.
Hướng dẫn công việc quản lý tài liệu bởi Excel
Những hạn chế khi thống trị tài liệu bằng Excel
Giải pháp quản lý tài liệu thông minh cầm thế kết quả cho Excel
Phân các loại văn bạn dạng có thể làm chủ bằng Excel
Để quản lý tài liệu bằng Excel chúng ta cần tiến hành thao tác làm việc phân loại để đảm bảo chất lượng tư liệu đầu vào. Thông thường, tất cả 3 loại văn bản hành chủ yếu như sau:Văn phiên bản nội bộ: gồm đa phần các hồ sơ, sách vở và toàn bộ các tư liệu nội bộ giành cho các đối tượng người tiêu dùng trong doanh nghiệpVăn phiên bản đi: các hồ sơ, tư liệu văn phiên bản được gửi cho những đối tượng phía bên ngoài doanh nghiệp.Văn phiên bản đến: chứa các hồ sơ, tài liệu, văn bạn dạng do các đối tượng người dùng hay tổ chức bên phía ngoài gửi đếnViệc thực hiện Excel trong làm chủ tài liệu giúp nhiều doanh nghiệp Việt trong những khâu:
Soạn thảo cùng tiến hành ban hành văn bảnCông tác cam kết kết, đóng góp dấu và lưu chuyển, chuyển giao lại văn bản
Bảo quản, lưu trữ, sao lưu văn bản
Công tác làm chủ được về tối ưu thời gian triển khai, tùy chỉnh cấu hình trật tự trong những khâu cai quản văn bản.
Hướng dẫn quá trình quản lý tài liệu bằng Excel
Để bao gồm thể làm chủ tài liệu bởi Excel, công ty cần tìm hiểu thêm ngay bí kíp bao gồm 4 bước đơn giản:
Xác định quy trình quản lý tài liệu bằng ExcelPhân loại, tạo danh mục hồ sơ, tài liệu
Tạo file thống trị hồ sơ, tài liệu
Tạo bí quyết tính mã hồ nước sơ, tài liệu.
Bước 1: xác định quy trình quản lý tài liệu bằng Excel
Quy trình đó là cốt lõi giúp quá trình làm chủ tài liệu tối ưu hơn. Tạo thành lập quá trình là bước mở đầu quan trọng giúp nâng cao năng lực thống trị tài liệu.
Một sơ đồ làm chủ tài liệu đưa ra tiết, dễ dàng nắm bắt và khoa học đó là chìa khóa giúp doanh nghiệp lớn xác định thuận tiện tình trạng từng văn bản. Nhân viên dễ ợt phát hiện vụ việc và xử lý nhanh chóng.
Bước 2: Phân loại, tạo hạng mục hồ sơ, tài liệu
Việc thống trị tài liệu bởi Excel muốn tác dụng cần phân các loại tốt, tạo danh mục khoa học. Trong đó, tác vụ thống kê, phân loại tài liệu rất cần được chú trọng. Thống kê càng chi tiết, danh mục càng tránh bị giống nhau và tiện lợi tìm kiếm khi gây ra nhu cầu.
Xem thêm: 5 ý tưởng khởi nghiệp 0 đồng của chàng trai hoàng vũ, khởi nghiệp thực chiến 0 đồng
Việc tạo nên lập danh mục rất có thể dựa vào hầu hết yếu tố:
Theo các loại văn bạn dạng với các mục tài liệu nhỏ tuổi như: báo cáo, quyết nghị thông báo, công văn, quyết định,…Tình trạng xử trí văn bản: chưa xử lý, đang xử lý, vẫn xử lý, đã làm được lưu trữ.Bộ phận phụ trách chính: Hành chính, Nhân sự, kế toán tài chính hay kinh doanh.
Bước 3: tạo nên file làm chủ hồ sơ, tài liệu
Để cai quản tài liệu bởi Excel hiệu quả, công ty lớn thường tạo những file thống trị thông minh bên trên từng sheet riêng rẽ biệt.
Tại đây, doanh nghiệp có thể kê khai những khoản ngân sách và để tiêu đề đến từng cột trong bảng sao cho cân xứng với mục tiêu quản lý. Một số trong những tính năng vào Excel như Data Validation và Conditional formatting đó là những trợ thủ tâm đầu ý hợp trong tác vụ này:
Data Validation: Tính năng này giúp tạo thành các danh sách tự chọn khoa học bao hàm loại văn bản, tình trạng cách xử lý văn bản, chỗ nhận, nơi tàng trữ cũng như thành phần xử lý. Vào đó, việc tiến hành nhập tài liệu sẽ đảm bảo an toàn tính chính xác trong quản ngại lýConditional formatting: Tính năng này giúp theo dõi chứng trạng văn bạn dạng để auto thông báo tới người dùng các công văn đề xuất xử lý gấp chủ yếu xác, nhanh chóng.Bước 4: Tạo cách làm tính mã hồ sơ, tài liệu
Trong thừa trình quản lý tài liệu bằng Excel công dụng doanh nghiệp cần phải có sự đồng hóa trong hồ sơ quản lý. Nhờ gồm Excel tác vụ này đã được dễ dàng hóa nhờ các công thức tự động thông minh. Hàm VLOOKUP giỏi COUNTIF nhằm đếm số lượng văn bản xuất hiện với tham chiếu mã tương ứng. Mỗi nhiều loại hồ sơ, tài liệu theo đó sẽ tự động hóa có mã văn thư riêng.
Việc ghép chuỗi các công thức để giúp mỗi nhân viên tiết kiệm ngân sách thời gian, sức lực trong thừa trình quản lý tài liệu.
Những hạn chế khi cai quản tài liệu bằng Excel
Giới hạn dung lượng, thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Từ Excel 2010, mỗi một worksheet bao gồm sức đựng tới 1.048.576 hàng. Tuy nhiên trong thời đại bùng phát dữ liệu, dự án đổ về càng nhiều, hồ sơ tài liệu thích hợp đồng phát sinh càng lớn. Bởi đó, việc làm chủ tài liệu bởi Excel là một trở ngại.
Nhân viên phải tạo các sheet thủ công, nhập liệu chăm chỉ hàng nghìn, hàng vạn dòng. Chưa kể khi quy mô nhân sự mập dần, số dự án tạo thêm thì trong tầm 5 năm, 10 năm quản lý tài liệu bằng Excel chưa phải là chiến thuật khả thi.
Đa số doanh nghiệp khi cai quản tài liệu bởi Excel đều xác minh họ từng mất dữ liệu nhiều lần vì sự cầm cố nguồn điện hay máy vi tính bị lỗi, lây truyền virus.
Dễ sai sót lúc nhập tay dữ liệu, dữ liệu bị lỗi
Nếu bạn nhận định rằng sai sót nhỏ chẳng đáng là gì thì đừng quên gã đẩy đà tài thiết yếu JPMorgan Chase từng mất khoảng tầm 6,5 tỷ USD thanh toán chỉ bởi vì một lỗi xào luộc và dán nằm trong bảng tính.
Quản lý tài liệu bởi Excel tức thị mọi thao tác làm việc của nhân viên từ việc nhập liệu tới kiếm tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… tài liệu gần như được triển khai thủ công. Vị vậy, rủi ro liên quan cho nhập không nên dữ liệu cực kì lớn. Chỉ việc một nhầm lẫn nhỏ dại sẽ gây nên hậu trái lớn nếu không được kiểm soát và điều chỉnh kịp thời.
Khả năng báo cáo, đối chiếu hạn chế
Toàn bộ tài liệu sẽ đi thẳng liền mạch vào thùng rác nếu họ không gồm khả năng báo cáo và phân tích. Nhờ phân tích tài liệu ta sẽ thu thập được tin tức hữu ích giúp nâng cấp khả năng vững mạnh và kinh doanh của doanh nghiệp.
Khi cai quản tài liệu bởi Excel ta dễ bị bỏ qua những thông tin quan trọng mà dữ liệu cung cấp. ứng dụng này thiếu đi tài năng hiển thị dữ liệu cùng các báo cáo trực quan tiền qua biểu đồ, đồ dùng thị. Việc làm mới dữ liệu cũng gặp gỡ nhiều khó khăn khi người dùng phải thao tác làm việc thủ công. Tài liệu cần cập nhật càng mập thì thời gian nhập càng thọ dẫn cho không buổi tối ưu.
Tài liệu không được bảo mật thông tin tuyệt đối
Theo Cisco ngay cả khi chúng ta thêm tính năng bảo đảm bằng mật khẩu vào bảng tính của mình, tin tặc vẫn thuận lợi đi vào file tài liệu. Để làm chủ tài liệu bởi Excel, ta cần đồng ý một lúc này rằng kho lưu lại trữ của mình sẽ luôn tồn tại các lỗ hổng dữ liệu dễ xâm nhập.
Khi quá nhiều người dùng cài đặt cùng một file việc xóa nhầm, sửa tài liệu tùy tiện,… phần đông sẽ làm hỏng toàn thể dữ liệu hiện nay có. Việc kiểm soát và điều hành bảo mật trên Excel là lỗ hổng lớn cần được cải thiện.
Giải pháp làm chủ tài liệu thông minh vắt thế hiệu quả cho Excel
Trước những thách thức và khủng hoảng rủi ro đến tự tác vụ cai quản tài liệu bằng Excel, doanh nghiệp số thời 4.0 cần update ngay phương án thay thế bắt đầu hiệu quả. Hệ thống quản lý tài liệu cùng số hóa tiến trình thông minh Doc
Eye thành lập và hoạt động và nhận thấy sự lòng tin từ rộng 5500 quý khách hàng Việt.
Được nghiên cứu và phân tích và cách tân và phát triển bởi FSI, nhà cung ứng giải pháp biến đổi số bậc nhất Việt Nam, với hơn 15 năm kinh nghiệm chuyển động trong lĩnh vực biến hóa số, Doc
Eye là một trong những sản phẩm technology tiêu biểu Made in Vietnam, giành giải thưởng Sao Khuê quý giá trong 3 năm thường xuyên 2016, 2017 và 2018.
Đây thiết yếu là một phần mềm quản lý tài liệu hiện đại, công dụng với nhiều thiên tài nổi bật, phủ đầy lỗ hổng từ việc quản lý tài liệu bằng Excel.
Eye giúp tối ưu quá trình cai quản tài liệu của công ty Việt
Không giới hạn dung lượng lưu trữ, cập nhật dữ liệu nhanh chóng
Doc
Eye được cho phép lưu trữ giới hạn max mọi lịch sử vẻ vang phiên phiên bản của tư liệu ở cùng một vị trí. Thế cho nên nếu được cấp quyền, nhân viên phụ trách tiện lợi kiểm tra, cập nhật phiên bạn dạng mới dễ dàng, khoa học trên hệ thống.
Lượng phệ tài liệu hồ sơ tuyệt kế hoạch, báo cáo phát sinh từ hàng chục dự án công trình đợt cao điểm và tài liệu từ 5 năm, 10 năm đã được bình yên trú ngụ vào kho lưu trữ số triệu tập của Doc
Eye, tấn công tan thách thức từ bài xích toán dung lượng lưu trữ bên trên Excel.
Thiết lập kho lưu trữ số triệu tập thông minh
Với Doc
Eye, thao tác bằng tay sẽ dần được vứt bỏ người dùng tiện lợi đồng bộ tài liệu trực tiếp từ laptop lên hệ thống, phân loại khoa học tập theo nhu cầu. Mọi nhiều loại tài liệu đều rất có thể dễ dàng tra cứu kiếm, phân loại, chỉnh sửa, cập nhật chỉ với một cú click chuột. Cai quản và nhân viên rất có thể tìm kiếm toàn văn với công nghệ OCR, hoặc search kiếm theo từ khoá chỉ vào vỏn vẹn vài giây ngắn ngủi.
Danh mục tài liệu, ghi chú, mã cũng tương tự phân loại rõ ràng sẽ được Doc
Eye tự động cập nhật, buổi tối giản các thao tác bằng tay như thêm dòng, điền cột, tiến công số,… giúp độ đúng mực của các tài liệu đảm bảo an toàn 100%, giảm bớt lỗi những thống kê sai, đánh máy sai, dễ dàng dàng update làm new theo thời gian thực.
Eye cài đặt những công dụng thiết thực giúp bao phủ đầy lỗ hổng do làm chủ tài liệu bằng Excel gây ra
Thống kê một thể lợi, report trực quan
Nếu thống trị tài liệu bằng Excel rất cạnh tranh để tạo báo cáo thống kê trực quan, nhưng với phần mượt Doc
Eye vụ việc này sẽ được giải quyết. Doc
Eye tự động thống kê chi tiết về tổng thể thư mục, tổng cộng tài liệu, dung lượng và số người sử dụng trên hệ thống.
Trong đó, hệ thống sẽ tùy chỉnh cấu hình các biểu trang bị trực quan liêu thống kê chi tiết các một số loại tài liệu và dung tích lưu trữ qua thời hạn sử dụng. Nhân viên thuận lợi làm báo cáo, nhà thống trị dễ dàng điều phối công tác cai quản tài liệu nội bộ.
Hệ thống quản lý tài liệu Doc
Eye cài tính năng share tài liệu linh hoạt nhưng mà vẫn bảo mật an toàn tuyệt đối. Với hồ nước sơ, tài liệu quan liêu trọng, cấp thống trị có thể tiến hành phân quyền xem, sửa, xóa tài liệu mang đến từng cá thể hoặc từng phòng ban.
Ngoài ra, vấn đề đặt password 2 lớp giúp đảm bảo an toàn tối ưu dữ liệu nhạy cảm của doanh nghiệp. Để giao hàng công việc, nhân viên rất có thể linh hoạt đăng ký mượn trả tức thì trên hệ thống. Doc
Eye sẽ lưu lại chi tiết tác vụ sửa, xóa, di chuyển,… tương quan tài liệu lưu giữ trữ, dễ ợt kiểm soát, cai quản lý.
Ngoài ra phần mềm vận động theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 đề nghị doanh nghiệp yên trọng tâm chọn mặt giữ hộ vàng.
Tóm lại, thống trị tài liệu bằng Excel là một giải pháp phù hợp với những đơn vị chức năng sở hữu lượng tài liệu nhã nhặn và tần suất sử dụng tư liệu thấp. Đây không hẳn là chiến thuật hiệu quả đối với các doanh nghiệp, tập đoàn lớn quy mô. Vậy vào đó, doanh nghiệp, tổ chức của chúng ta có thể ứng dụng ngay khối hệ thống thông minh Doc
Eye để về tối ưu mối cung cấp lực, tiết kiệm ngân sách và chi phí chi phí, không khí và thời hạn trong quản lý tài liệu.
