E0;nh cho doanh nghiệp Office 365 Small congtyonline.com xem th&#x
EA;m...Ẩn bớt
Outlook chuẩn bị xếp những email, lịch, danh bạ, tác vụ và danh sách việc đề xuất làm của bạn, vớ cả ở cùng một chỗ. Việc thu xếp đó sẽ bước đầu bằng tài khoản thư điện tử của bạn. Từ đó, bạn có thể bước đầu làm câu hỏi với những email, chuyển thư điện tử thành tác vụ hoặc cuộc hẹn, cũng tương tự lưu trữ tin tức về những người bạn hệ trọng trong danh bạ của mình nhằm không bao giờ phải ghi nhớ địa chỉ thư điện tử hay số điện thoại. Hãy cùng tò mò nhanh về một số tác vụ cơ bản.
Bạn đang xem: Cách quản lý email trong outlook 2016
Bắt đầu
Hành cồn đầu tiên của bạn là cấu hình thiết lập tài khoản Outlook của mình. Sau đó, bạn sẽ sẵn sàng chuẩn bị để bước đầu nhận và gởi email, áp dụng lịch, tạo danh bạ và làm việc với những tác vụ Outlook.
Quá trình tùy chỉnh thiết lập là tự hễ nếu bạn đã áp dụng phiên bản trước đó của Outlook trên cùng một thiết bị tính. Nếu không, tùy chỉnh Tài khoản Tự rượu cồn sẽ khởi chạy vào lần thứ nhất bạn khởi hễ Outlook và lí giải bạn mỗi bước để hoàn thành tiến trình.
Bạn sẽ được yêu cầu cung ứng tên, showroom email cùng mật khẩu. Thường thì vậy nên là đủ dẫu vậy nếu vượt trình tùy chỉnh cấu hình tự động không thành công, Outlook sẽ yêu cầu cung cấp thêm một số thông tin, chẳng hạn như thương hiệu máy chủ thư của bạn. Giả dụ bạn ko có thông tin đó, nhà hỗ trợ email của bạn có thể đến bạn biết những chi tiết này.
Lưu ý: Nếu bạn ao ước thêm một tài khoản e-mail khác trong tương lai này, khi sẽ sẵn sàng, lựa chọn Tệp > Thêm Tài khoản để khởi động tùy chỉnh Tài khoản Tự động.
Thanh truy nã nhập nhanh
Thanh truy hỏi nhập cấp tốc là một phần quan trọng trong đòi hỏi Outlook của bạn. Cùng đó là 1 trong những cách dễ dàng và đơn giản giúp bạn di chuyển giữa những tính năng Outlook ở phía bên trên cùng—Thư, Lịch, Mọi bạn và Tác vụ. Thanh này là bổ sung cho những tab với dải băng tiêu chuẩn cung cấp cho mình một tập hợp những công rứa và tùy chọn để giúp đỡ bạn sử dụng và quản lý các Outlook.
Thường được đặt tại cuối cửa sổ Outlook, thanh tầm nã nhập nhanh hiển thị—tùy theo các thiết lập được chọn—các nút thương hiệu (hình hình ảnh bên trái) hoặc biểu tượng (hình hình ảnh bên phải) có link với thương hiệu tính năng.
|
 |
 |
Bạn hoàn toàn có thể kiểm soát những nút (hoặc biểu tượng) mở ra trên thanh truy tìm nhập nhanh và thậm chí theo máy tự xuất hiện.
Trong hộp thoại Tùy chọn Dẫn hướng, thực hiện như sau:
Để đổi khác số lượng nút hoặc hình tượng xuất hiện tại trên thanh, tăng hoặc giảm setup mặc định là 4 đối với Số mục hiển thị tối đa.
Để xem các hình tượng thay bởi tên, chọn hộp kiểm Dẫn phía Thu gọn.
Để bố trí lại cách các nút hoặc hình tượng được liệt kê, lựa chọn một mục trong hộp Hiển thị theo sản phẩm tự này, rồi chọn Di gửi Lên hoặc Di đưa Xuống.
Chọn OK.
Mẹo: Nếu các bạn không thích những biến đổi đã tiến hành hoặc chỉ muốn ban đầu lại, nên chọn lựa Đặt lại.
Thư
Email liên kết bạn với mọi người bên trong và bên ngoài tổ chức của bạn. Chúng ta cũng có thể thêm chữ cam kết điện tử và các tệp đi cùng vào thư thư điện tử của mình.
Tạo thư thư điện tử mới
Từ bất kỳ thư mục thư như thế nào (chẳng hạn như vỏ hộp thư đến của bạn), lựa chọn Email Mới.
Phím tắt: Để sản xuất thư email, nhận Ctrl+Shift+M.
Khi chúng ta hoàn tất vấn đề soạn email, chọn Gửi.
Để hiểu thêm thông tin, hãy xem mục tạo nên thư email.
Thêm chữ ký thư điện tử vào thư
Tạo chữ ký kết cá nhân xuất hiện ở cuối thư của bạn. Chữ ký gồm thể bao hàm văn bản, hình ảnh, Danh Thiếp Điện tử, logo hoặc thậm chí là hình hình ảnh chữ cam kết viết tay của bạn.
chế tạo ra chữ kýTrong một thư mới, chọn Chữ ký >Chữ ký.
Ở tab Chữ ký kết Email, lựa chọn Mới.
Nhập tên, rồi chọn OK.
Trong Chọn chữ ký kết mặc định, triển khai như sau:
Trong danh sách thông tin tài khoản email , chọn tài khoản e-mail để liên kết với chữ ký.
Trong list Thư mới, lựa chọn chữ ký chúng ta muốn tự động hóa được thêm vào hồ hết thư email mới. Nếu như bạn không muốn tự động ký thư thư điện tử của mình, bạn cũng có thể bỏ qua tùy lựa chọn này do (không có) là giá trị mặc định.
Trong danh sách Trả lời/chuyển tiếp, lựa chọn chữ cam kết mà chúng ta muốn tự động hóa được thêm (tự động ký) khi bạn trả lời hoặc sự chuyển tiếp giữa thư. Nếu như không, hãy gật đầu đồng ý tùy chọn mặc định là (không có).
Bên dưới Chỉnh sửa chữ ký, nhập chữ ký, rồi chọn OK.
Thêm chữ ký kếtTrong một thư mới, lựa chọn Chữ ký, rồi chọn chữ ký bạn muốn.
Để biết thêm thông tin, hãy coi mục Tạo và thêm chữ ký thư email.
Chuyển tiếp hoặc trả lời thư email
Trên dải băng hoặc trong phòng đọc, lựa chọn Trả lời, Trả lời tất cả hoặc chuyển tiếp
Trong hộp Đến, Cc hoặc Bcc, tiến hành một trong các thao tác làm việc sau:
Để thêm người nhận, bấm vào hộp ham mê hợp, rồi nhập tên tín đồ nhận.
Để loại trừ người nhận, nhấn vào hộp thích hợp hợp, lựa chọn tên người nhận rồi nhấn phím Delete.
Để hiểu thêm thông tin, hãy coi mục Trả lời hoặc chuyến qua thư email.
Thêm tệp đi cùng vào một thư email
Để phân tách sẻ một tệp, bạn có thể lắp kèm tệp vào thư của mình. Bạn có thể đính kèm những Outlook khác, ví dụ như thư, liên hệ hoặc tác vụ.
Tạo thư bắt đầu hoặc lựa chọn một thư sẵn có, rồi lựa chọn Trả lời, Trả lời vớ cả hoặc Chuyển tiếp.
Trong hành lang cửa số thư, chọn Thư > Đính kèm Tệp.
Để hiểu thêm thông tin, hãy coi mục Đính kèm tệp, thư, tương tác hoặc tác vụ vào thư email.
Mở hoặc lưu tệp đi kèm của thư email
Bạn có thể mở tệp gắn kèm từ phòng đọc hoặc từ một thư đã mở. Sau thời điểm mở và xem tệp đính kèm, bạn có thể lưu giữ lại. Trường hợp thư có nhiều tệp lắp kèm, bạn có thể lưu thành một đội hoặc lưu lại lần lượt từng tệp.
Mở tệp đi cùngTùy thuộc vào phiên bạn dạng Outlook ai đang sử dụng, có thể có nhiều tùy lựa chọn sẵn dùng làm mở tệp đính thêm kèm.
Bấm lưu ban vào tệp lắp kèm.
Để biết thêm thông tin, hãy coi mục Mở tệp thêm kèm.
lưu tệp đi cùngChọn tệp thêm kèm trong phòng đọc hoặc vào thư đang mở.
Ở tab Tệp thêm kèm, trong nhóm Hành động, lựa chọn Lưu Như. Bạn cũng có thể click chuột phải vào tệp gắn thêm kèm, rồi lựa chọn Lưu Như.
Để biết thêm thông tin, hãy xem lưu tệp gắn kèm.
Cài đặt Outlook for i
OS hoặc Android
|
 | Nếu bạn sử dụng Outlook for i |
Tạo cuộc hẹn vào lịch
Trong Outlook, những cuộc hẹn không giống hệt như các cuộc họp. Cuộc hẹn là mọi hoạt rượu cồn bạn bố trí trong kế hoạch của mình và không tương quan đến việc mời fan khác hay đặt trước các tài nguyên, chẳng hạn như phòng hoặc trang bị hội thảo.
Trong thư mục Lịch, chọn Cuộc hẹn Mới. Bạn cũng có thể bấm chuột phải vào một khối thời gian trong lưới định kỳ biểu của mình, rồi lựa chọn Cuộc hẹn Mới.
Phím tắt: Để chế tạo ra một cuộc hẹn, nhận Ctrl+Shift+A.
Để hiểu biết thêm thông tin, hãy coi mục Lên định kỳ cuộc hẹn.
Lên định kỳ cuộc họp
Trong Outlook, cuộc họp có sự thâm nhập của bạn khác và có thể bao gồm các tài nguyên, như chống hội thảo. Các bạn sẽ nhận được các phản hồi về yêu ước họp vào Hộp thư đến của mình.
Trong thư mục Lịch, lựa chọn Cuộc họp Mới.
Phím tắt: Để tạo nên một yêu mong họp mới từ bất kỳ thư mục nào vào Outlook, nhận Ctrl+Shift+Q.
Để biết thêm thông tin, hãy coi mục Lên kế hoạch cuộc họp với tín đồ khác.
Đặt lời nhắc
Lời nói sẽ bật lên vào một cửa sổ cảnh báo để các bạn không bỏ lỡ hạn chót quan tiền trọng. Bạn có thể để hoặc loại bỏ những lời kể về phần nhiều mọi thứ vào Outlook, bao gồm các thư email, cuộc hẹn và liên hệ.
Đối với các cuộc hứa hẹn hoặc cuộc họpMở một Cuộc hẹn hoặc Cuộc họp, rồi trong hộp danh sáchLời nhắc, chọn khoảng thời gian bạn muốn lời nhắc lộ diện trước cuộc hứa hẹn hoặc cuộc họp. Để tắt lời nhắc, chọn Không có.
Đối với những thư email, danh bạ và tác vụChọn Theo dõi Tiếp > Thêm Lời nhắc.
Mẹo: Bạn có thể hối hả gắn cờ mang lại các thư e-mail dưới dạng mục bài toán cần làm bằng phương pháp sử dụng lời nhắc. Hầu như lời nói này làm cho thư xuất hiện trên list Việc yêu cầu làm và trong folder Tác vụ nhưng mà không tự đụng thêm lời nhắc. Nhấp chuột phải vào cờ trong list thư để thêm lời nhắc. Hoặc nếu bạn có một thư vẫn mở, chọn Theo dõi Tiếp > Thêm Lời nhắc.
Mọi người
Mọi người là tên gọi nhóm dành riêng cho những người—và công ty—tạo nên danh bạ cá nhân và doanh nghiệp của bạn. Những người bạn thêm dưới dạng một contact là trọn vẹn theo ý ước ao và những tiêu giảm duy nhất có thể áp dụng cho những người mà chúng ta có thể hoặc cần thiết thêm là những tiêu giảm mà các bạn hoặc công ty của doanh nghiệp áp đặt. Ví dụ: công ty của chúng ta có thể có quy tắc nhất định về việc tương ứng với các add email mặt ngoài.
Tạo một liên hệ
Một liên hệ có thể chỉ 1-1 giản là một tên và các địa chỉ thư điện tử hoặc các bạn có thể thêm các chi tiết, ví như địa chỉ đường, số điện thoại, hình ảnh và ngày sinh. Các bạn sẽ tìm thấy Danh bạ của bản thân ở tùy lựa chọn Mọi tín đồ trong thanh lối tắt, ở góc cạnh dưới bên trái của cửa sổ Outlook.
Trong Mọi người, lựa chọn Liên hệ Mới.
Phím tắt: Để tạo một liên hệ từ bất kỳ thư mục nào trong Outlook, nhận Ctrl+Shift+C.
Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Tạo hoặc thêm một liên hệ.
Lấy danh sách tương tác trong sổ địa chỉ Outlook của bạn
Tốt tốt nhất là lưu một bản sao các liên hệ trong sổ showroom của bạn. Vào Outlook 2016, chúng ta cũng có thể tải tệp cực hiếm phân bóc bằng vết phẩy (.csv) chứa các liên hệ của mình xuống thiết bị và mở tệp đó trong Excel.
Mở Outlook, lựa chọn Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất.
Trong Trình chỉ dẫn Nhập và Xuất, chọn Xuất ra tệp > Tiếp theo.
Chọn Giá trị Phân bóc tách bằng lốt phẩy, kế tiếp ở trang Xuất ra Tệp, chọn Danh bạ có tác dụng thư mục để xuất từ tài khoản của bạn.
Quan trọng: Trước khi tiến hành, hãy đảm bảo rằng folder Danh bạ các bạn chọn được đi kèm với tài khoản email của bạn. Điều này đặc biệt quan trọng quan trọng nếu bạn đang thực hiện các bước này từ máy vi tính của fan khác.
Chọn Tiếp theo > Duyệt, rồi đi cho vị trí bạn muốn lưu trữ tệp giá trị phân tách bóc bằng vệt phẩy (.csv).
Nhập tên tệp, rồi chọn OK > Tiếp theo.
Chọn Kết thúc để ban đầu quy trình xuất.
Mở tệp .csv danh bạ của người tiêu dùng
Tệp quý hiếm phân bóc bằng vết phẩy (.csv) gồm các liên hệ đã xuất của bạn thường được mở trong Excel.
Duyệt mang lại vị trí bạn đã giữ tệp .csv, rồi mở tệp ra.
Xác nhận các liên hệ của các bạn được liệt kê trong tệp.
Đóng tệp nhưng mà không bắt buộc thực hiện ngẫu nhiên thay đổi nào để tránh các vấn đề tiềm tàng sẽ nhập tệp trên một trang bị khác tất cả cùng phiên phiên bản Outlook hoặc một dịch vụ thương mại email khác.
Tác vụ
Tạo một tác vụ
Nhiều bạn giữ danh sách việc nên làm—trên giấy, trong bảng tính hay phối kết hợp cả phương thức giấy lẫn năng lượng điện tử. Vào Outlook, bạn có thể kết hợp các danh sách khác nhau thành một, dìm lời nói và theo dõi quy trình tác vụ.
Mở Outlook, sống tab Trang đầu, trong đội Mới, chọn Mục Mới.
Chọn Tác vụ, điền biểu chủng loại tác vụ trường hợp cần, rồi lựa chọn Lưu và Đóng.
Phím tắt: Để chế tác một tác vụ mới, dìm Ctrl+Shift+K.
Để hiểu biết thêm thông tin, hãy coi mục Tạo tác vụ và những mục bài toán cần làm.
Gán tác vụ
Chọn trên thanh truy nhập cấp tốc hoặc Tác vụ bên trên thanh điều hướng.
Thực hiện trong những thao tác sau đây:
Chọn
hoặc
Mở một tác vụ hiện có.
Chọn Gán Tác vụ.
Trên biểu mẫu mã tác vụ, tiến hành như sau:
Trong hộp Đến, nhập tên hoặc địa chỉ cửa hàng email.
Thêm một Chủ đề, chọn Ngày bắt đầu cùng Ngày đến hạn, để Trạng thái với Mức ưu tiên lúc cần.
Chấp thừa nhận hoặc xóa vùng chọn hai vỏ hộp kiểm mang định: Duy trì update cho phiên bản sao của tác vụ này trong list tác vụ của tôi và Gửi mang đến tôi một report trạng thái khi tác vụ này đã hoàn thành.
Nếu đề nghị thiết, nhập một thông báo trong khối nội dung dưới các vỏ hộp kiểm.
Xem thêm: Gần bệnh viện nên kinh doanh gì, 5 ý tưởng siêu lợi nhuận
Nếu bạn muốn lặp lại tác vụ, nên chọn Lặp lại trên dải băng, chọn những tùy chọn bạn muốn trong hộp thoại Tái phát Tác vụ, rồi chọn OK.
Lưu ý: Nếu chúng ta gán một tác vụ lặp lại, phiên bản sao của tác vụ đó vẫn ở trong danh sách tác vụ của người sử dụng nhưng sẽ không cập nhật. Nếu như khách hàng chọn hộp thoại Gửi đến tôi báo cáo trạng thái khi tác vụ này đã hoàn thành, bạn sẽ nhận được report trạng thái đến từng lần hoàn thành tác vụ.
Mẹo: Outlook có thể theo dõi tiến trình của tác vụ đang gán cho một người. Nếu bạn có nhu cầu nhiều người thao tác làm việc trong và một tác vụ, bạn nên chia tác vụ thành những mục nhỏ tuổi hoặc gán riêng từng tác vụ. Ví dụ: nhằm theo dõi report do cha người viết, tạo ba tác vụ riêng biệt rẽ, rồi gán từng tác vụ cho từng fan thích hợp.
Chấp nhập hoặc lắc đầu tác vụ đang gán
Khi một tác vụ được sinh sản và gán cho bạn, tác vụ sẽ xuất hiện trong vỏ hộp thư mang đến của bạn.
Trong ngăn đọc, lựa chọn Chấp nhận hoặc Từ chối.
hoặc
Mở tác vụ, chọn chấp nhận hoặc không đồng ý trên dải băng, bất kỳ tùy chọn chúng ta đã chọn, chọn chỉnh sửa phản hồi trước khi gửi hoặc Gửi bình luận ngay, rồi chọn OK.
Nếu bạn mở một tác vụ, bạn có thể Trả lời, Trả lời vớ cả hoặc Chuyển kế tiếp người vẫn giao nhiệm vụ cho bạn và người khác khi say đắm hợp. Bạn có thể kèm theo chú giải trong khối thông báo.
Xem tác vụ
Mở Outlook, trên thanh truy vấn nhập nhanh, lựa chọn .
Trong list Danh sách bài toán Cần làm hoặc Tác vụ, bấm đúp vào một mục giúp xem dạng đầy đủ.
Bạn gồm thể thay đổi cách xem các tác vụ vào rất nhiều thời điểm.
Ở tab Trang đầu, trong team Dạng xem hiện tại tại, chọn 1 dạng xem khác.
In tác vụ
Bạn bao gồm thể chọn lựa cách xem tác vụ của mình, sau đó, dựa trên nội dung với định dạng bạn chọn nhằm in—Kiểu Bảng hoặc Kiểu bạn dạng ghi nhớ—tác vụ sẽ được in. Ví dụ: trường hợp bạn lựa chọn 1 tác vụ để in thì setup in sẵn cần sử dụng duy tốt nhất là Kiểu bạn dạng ghi nhớ. Nhưng nếu như bạn chọn danh sách, ví dụ như Danh sách việc Cần làm, format in kiểu Bảng cũng khá được cung cấp.
Chọn trên thanh tầm nã nhập nhanh.
Chọn một tác vụ đơn ở một trong những thư mục của bạn—Danh sách việc cần làm hoặc danh sách Tác vụ—hoặc chọn 1 thư mục.
Chọn Tệp > In và lựa chọn định dạng (nếu có) dưới cài đặt.
In thư email, liên hệ hoặc mục lịch
Trong Outlook, bạn rất có thể in các mục như thư email, tương tác hay các mục kế hoạch hoặc những dạng xem béo hơn, như lịch, sổ địa chỉ hoặc list nội dung giành cho các thư mục Thư.
Nếu hộp thư Microsoft Outlook của người sử dụng lộn xộn và đầy những tin nhắn, thì bạn sẽ có những cơ hội bỏ qua một tin nhắn quan lại trọng. Là 1 trong những chủ doanh nghiệp, bỏ dở một bức thư có thể là thảm họa. Nó có nghĩa là mất đi quá trình kinh doanh. Cùng ngay cả khi bạn không thiết lập một doanh nghiệp, không một ai muốn vứt sót e-mail quan trọng.post-promotion-placement#check
Sidebar
Ad
Display
Condition" data-controller="inline-toc-analytics scroll-position sticky-ad post-promotion-placement">
scroll-to-target-tracking#on
Click" data-label="Scroll to lớn top" data-target-selector="#page-body"> Scroll to đứng đầu
Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Caitlyn mèo Tien (you can also view the original English article)
Nếu hộp thư Microsoft Outlook của doanh nghiệp lộn xộn với đầy các tin nhắn, thì bạn sẽ có nhiều cơ hội bỏ qua một tin nhắn quan lại trọng. Là một trong những chủ doanh nghiệp, bỏ qua một bức thư rất có thể là thảm họa. Nó tức là mất đi quá trình kinh doanh. Và ngay cả khi bạn không cài một doanh nghiệp, không có ai muốn vứt sót email quan trọng.
Bạn rất có thể tìm đọc về phương pháp để tổ chức Outlook, do đó nó sẽ kết quả hơn. Microsoft Outlook gồm một số công cụ mà chúng ta có thể sử dụng để triển khai cho hộp thư của người sử dụng có tổ chức hơn, nếu khách hàng biết phải làm gì. Nếu như khách hàng chỉ vừa bắt đầu với Outlook, hoặc nếu như khách hàng đang không sử dụng nó, chúng ta có thể sẽ không sử dụng được hết khả năng của nó.
Trong trả lời này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm thay nào nhằm tổ chức những email vào outlook của bạn. Công ty chúng tôi sẽ lý giải cách thao tác làm việc của những thư mục cùng hạng mục. Công ty chúng tôi sẽ nhắc sở qua phép tắc Focused Inbox. Cuối cùng, các bạn sẽ tìm phát âm về làm nỗ lực nào nhằm tổ chức những email trong Outlook bằng cách sử dụng các tính năng lưu trữ Archive cùng xóa Delete
khám phá những lời khuyên răn và kế hoạch hữu ích về tổ chức email
Trước khi chúng ta đi vào công ty đề về kiểu cách tổ chức Outlook, nhớ rằng đăng ký kết để nhận phiên bản tin của Tuts+ congtyonline.com và mua e
Book miễn giá tiền của chúng tôi: The Ultimate Guide lớn Inbox Zero Mastery. Ebook này nhắc về những chiến lược và các lời khuyên có lợi để làm chủ tất cả các email đến của bạn kết quả hơn.
Bây giờ đồng hồ hãy tiến nhanh để tìm hiểu về những thư mục (folder) và các thể một số loại màu (categories) vào MS Outlook
Làm núm nào để tổ chức triển khai hộp thư Outlook của bạn với các thư mục (Video)
Xem hướng dẫn screencast nhanh này để khám phá những điều cơ phiên bản về giải pháp sử dụng các thư mục trong Outlook một giải pháp nhanh chóng:
Hoặc xem bỏ ra tiết quá trình được viết radưới đây để hiểu biết thêm thông tin về kiểu cách làm cầm cố nào nhằm tổ chức những hộp thư Outlook của bạn.
Những điều bạn cần phải biết về thư mục & những thể các loại màu
Nếu bạn muốn tìm gọi làm cố kỉnh nào để tổ chức các email vào Outlook, bạn cần phải hiểu các thư mục và thể nhiều loại màu (category). Đây là đông đảo công cụ thiết yếu mà bạn sẽ sử dụng nhằm kiểm soát được hộp thư của bạn.
Các thư mục Microsoft Outlook
Các thư mục mở ra ở phía bên trái của hộp thư của bạn, bên dưới địa chỉ email của chúng ta (nó cũng rất được gọi là Navigation Pane). Hiện bao gồm hai loại thư mục:
Thư mục mặc định. Các thư mục mặc định là thư mục tiêu chuẩn chỉnh phần mềm MS Outlook của bạn. Những thư mục mặc định bao gồm Drafts, Sent Mail, Deleted Items, Trash, Spam và vân vân. Một số trong những phiên bản của Outlook cũng đều có một thư mục Clutter, tuy vậy nó sắp bị loại bỏ bỏ. Thư mục cá nhân. Đây là đông đảo thư mục bổ sung mà chúng ta tạo ra làm cho những thư ưu tiên của bạn. Rất quan trọng đặc biệt để cẩn trọng không không tạo thành ra rất nhiều các folder hoặc bạn cũng có thể bị lẫn lộn vì phân vân thư mục nào để sử dụng.Ví dụ về mỗi một số loại thư mục, xem phiên bạn dạng dành cho máy vi tính để bàn của hộp thư MS Outlook bên dưới đây:
Quan trọng: Microsoft có một số phiên bạn dạng hiện tại có sẵn Outlook. Diện mạo trên màn hình hiển thị và chức năng của chúng ta có thể hơi khác tùy nằm trong vào phiên bản mà ai đang sử dụng và thông số kỹ thuật của nó. Phần nhiều các lí giải này dựa trên phiên bạn dạng mới độc nhất của Outlook vị được cài đặt trên máy tính để bàn của tôi. Tuy nhiên, họ sẽ đánh giá trên Outlook.com để làm nổi bật một số trong những tính năng nào đó.
chăm chú các thư mục tất cả nhãn From My quái vật của tôi. Đây chưa hẳn là thư mục khoác định Default. Gắng vào đó, nó là 1 trong thư mục cá nhân Personal nhưng mà tôi đã cấp dưỡng cho ví dụ như này.
Các khuôn khổ Microsoft Outlook
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng các hạng mục cùng với mã màu sắc cho lá thư của bạn. Ví dụ, bạn có thể gán mã màu đỏ cho các lá thư khẩn cấp, mã blue color cho hầu như thư mà các bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để thực hiện, hạng mục màu tím để cho các cuộc họp, với .... Bạn sẽ muốn sử dụng nó cho khối hệ thống của riêng rẽ bạn.
Phân loại hộp thư của người tiêu dùng với các color mã hóa cho những hạng mục có thể chấp nhận được bạn quét qua hộp thư của chúng ta một cách gấp rút để ra quyết định sẽ làm những gì với mỗi tin nhắn.
các bạn sẽ sử dụng hình tượng hạng mục Categorize để tuỳ chỉnh với sử dụng những hạng mục. Biểu tượng Categorize xuất hiện ở giữa những Ribbon hướng đến phía bên phải:
Lưu ý: hình tượng Categorize chỉ dành cho những người dùng thư của Microsoft bằng cách sử dụng một thiết lập email Pop hoặc Exchange. Nếu khách hàng sử dụng một thiết lập cấu hình IMAP tùy chọn này sẽ không khả dụng.
1. Giải pháp sử dụng những thư mục
Các folder trong Outlook khá dễ sử dụng nếu như bạn biết đề xuất làm gì. Dưới đó là một số đều điều cơ phiên bản để sử dụng các thư mục:
cách 1. Chế tạo ra một folder mới New Folder
Để tạo ra một folder trong MS Outlook, bấm chuột tab Folder từ thanh Ribbon. Tiếp nối nhấp vào hình tượng thư mục mới New Folder. Hộp thoại tạo thư mục mới Create New Folder đã hiển thị:
Nhập thương hiệu của thư mục mới vào trường Name. Nhấp chuột vào thư mục mà bạn có nhu cầu đặt thư mục new và nhấp vào OK khi chúng ta đã triển khai xong.
Trong lấy ví dụ này, tôi đã tạo thành một thư mục có tên là Memos và để nó dưới thư mục From My Boss. Dưới đó là cách sắp đến xếp các thư mục hiện tại tại:
Bước 2. Đổi thương hiệu một thư mục
Bạn gồm thể đổi khác tên của thư mục đó sau khi bạn đã tạo nên nó. Chọn thư mục bạn muốn đổi tên bằng cách click chuột vào nó. Nhấp vào biểu tượng đổi thương hiệu thư mục Rename Folder trong tab Folder. Bạn sẽ nhận thấy một hộp xuất hiện xung quanh tên folder đó:
Gõ vào thương hiệu thư mục bắt đầu vào vỏ hộp thư. Khi bạn đã tiến hành xong, thừa nhận phím Enter trên keyboard của bạn. Thương hiệu thư mục mới của các bạn sẽ được lưu lại lại.
Bước 3. Dịch chuyển một lá thư vào một trong những thư mục
Một khi bạn đã tạo ra một số trong những thư mục, bạn đã sẵn sàng chuẩn bị để bắt đầu đưa rất nhiều lá thư vào đó. Trở về hộp thư chính của người tiêu dùng để xem những lá thư của bạn:
Nhấp vào trong 1 lá thư để lựa chọn nó cùng chỉ dễ dàng và đơn giản kéo lá thư kia vào folder lựa chọn của bạn. Trong ví dụ bên dưới đây, tôi đang kéo email "Project estimates" vào thư mục Memos:
Bước 4. Xóa một thư mục
Thỉnh thoảng bạn cũng có thể thấy rằng bạn không thể muốn sư dụng một folder mà các bạn đã tạo. Khi vấn đề này xảy ra, bạn có thể dễ dàng xoá thư mục đó đi.
Nhấp vào folder mà bạn muốn xóa vào bảng điều hướng Navigation (bên trái) để chọn nó:
Nhấp vào biểu tượng Delete trong Ribbon. (Trông như vết X.) thư mục đó có khả năng sẽ bị xoá.
Chú ý: Nếu bạn xoá một thư mục, bất kỳ lá thư làm sao trong folder đó cũng sẽ bị xóa.
2. Cách sử dụng các thể nhiều loại màu để có tổ chức hơn trong Outlook
chúng ta hãy có một cái nhìn sâu sắc hơn về làm cầm cố nào nhằm tuỳ chỉnh với sử dụng các hạng mục để tổ chức các hộp thư của bạn.
Bước 1. Đổi tên hạng mục
Theo khoác định, các hạng mục đó được đặt tên theo màu sắc. Để thay tên một hạng mục, click chuột vào mũi tên phía xuống ở bên đề xuất của hình tượng Categorize. Từ bỏ trình đối chọi thả xuống lựa chọn All Categories. Vỏ hộp điều khiển Color Categories sẽ xuất hiện:
Đặt một dấu tích cạnh color mà bạn có nhu cầu đổi tên và nhấp chuột nút Rename. Gõ đè lên tên khoác định của hạng mục để đổi tên. Nhấp vào nút OK khi chúng ta đã thực hiện dứt các khuôn khổ đó.
Dưới đấy là một lấy ví dụ về một số trong những hạng mục đã có được đổi tên:
Các hạnh mục tùy chỉnh cấu hình riêng của bạn có thể khác nhau.
Bước 2. Xóa một hạng mục
Sau khi chúng ta đã thiết lập tất cả những hạng mục của bạn, bạn cũng có thể thấy rằng bạn sẽ không sử dụng toàn bộ các khuôn khổ này. Nếu điều ấy xảy ra, chúng ta cũng có thể xoá các hạng mục ko sử dụng.
Để xoá một hạng mục, nhấn vào tùy chọn All Categories trong trình đơn Categories thả xuống loại. Vỏ hộp thoại All Categories mở ra:
Nhấp vào hộp đánh dấu ở bên cạnh các color mà bạn có nhu cầu xóa. Trong lấy ví dụ như trên, tôi đã xóa khuôn khổ màu cam vị tôi không áp dụng nó. Nhấp vào nút Delete .
khi một lời nhắc lộ diện yêu mong bạn xác thực xóa, bấm nút Yes. Khi bạn đã hoàn chỉnh các biến hóa cho các hạng mục đó, nhấp vào OK. Thể loại màu cam không thể xuất hiện trên trình đơn Categorize thả xuống và chúng ta không thể gán nó vào một thư email.
Bước 3. Gán một thể nhiều loại màu cho một tin nhắn
Một khi chúng ta đã cá nhân hoá các thể các loại màu của bạn, bạn đã chuẩn bị để bắt đầu gán chúng cho những thư trong hộp thư của bạn. Để gán một thể một số loại màu cho một lá thư, bấm chuột lá thư kia để lựa chọn nó. Nhấp vào hình tượng Categorize. Trình solo Categorize thả xuống sẽ hiển thị:
Nhấp vào thể loại màu mà bạn có nhu cầu gán cho lá thư đang chọn. Thể các loại màu đó sẽ tiến hành gán cho thư. Các bạn sẽ thấy màu sắc của thể nhiều loại màu là một hình vuông ở bên đề nghị tên bạn gửi thư trong vỏ hộp thư của bạn. Trong văn bản của lá thư đó, nó xuất hiện dưới tên fan gửi.
Dưới đây là một ví dụ như của một hộp thư với những thể các loại màu gán cho tất cả các tin nhắn:
Một lá thư tất cả thể có tương đối nhiều hơn một thể một số loại màu nhằm gán vào. Để gán một thể nhiều loại màu sản xuất cho một lá thư, lựa chọn lá thư kia và nhấp chuột một thể các loại màu khác trong trình đơn Categorize thả xuống .
cách 4. Làm cố kỉnh nào để sa thải một thể các loại màu từ một lá thư hoặc đổi khác nó
Theo thời gian, các thể loại màu của một lá thư hoàn toàn có thể thay đổi. Chúng ta cũng có thể loại quăng quật một thể các loại màu từ một lá thư hoặc thay đổi nó. Dưới đó là những điều cần làm.
Để thải trừ một thể các loại màu từ 1 lá thư, nhấn vào lá thư trong hộp thư của bạn để lựa chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Categorize. Trường đoản cú trình đơn thả xuống, nhấp vào thể các loại màu mà hiện đang gán cho thư điện tử để sa thải nó:
Bạn rất có thể gán một thể các loại màu mới cho thư từ trình đơn thả xuống Categorize hoặc ko gán màu mang đến nó.
Để loại bỏ tất cả những thể một số loại màu và một lúc từ một thư email có khá nhiều hơn một thể một số loại màu, lựa chọn thư kia và bấm vào tùy chọn Clear All Categories tự trình đối kháng thả xuống Categorize:
3. Biện pháp sử dụng Focused Inbox
Microsoft vẫn trong thừa trình trình làng một tính năng vượt trội được gọi là Focused Inbox cho người dùng Outlook. Bạn đang sẵn có quyền truy cập vào Focused Inbox giỏi không nhờ vào vào phiên bản Microsoft Office mà ai đang sử dụng.
nếu như phiên bản Outlook của chúng ta đang thực hiện thư mục Clutter để phân loại những tin nhắn ko quan trọng, thì tính năng đó đã được nhập vào Focused Inbox mới.Thư mục Clutter bây giờ của các bạn sẽ trở thành một thư mục thường thì khi hệ thống của khách hàng được cập nhật tính năng Focused Inbox.
Focused Inbox của Microsoft Outlook có phong cách thiết kế để tổ chức những hộp thư của bạn một phương pháp tự động. Lúc nó được kích hoạt, hộp thư của bạn sẽ được phân thành hai tab
Tab Focused. Những email được sắp xếp vào tab này là hồ hết email quan trọng đặc biệt nhất và yêu cầu trả lời nhanh hơn. Tab Other. Email khác được bố trí vào tab này để bạn có thể xử lý với khi chúng ta có thời gian hơn.hiện tại tại, tôi không kích hoạt kỹ năng Focused Inbox trên máy tính để bàn PC của tôi. Tuy nhiên, lúc này nó có sẵn trong nhiều phiên bạn dạng Web của MS Outlook. Tính năng này cũng đều có trong phiên bản miễn giá tiền này của Outlook email mà tôi rất có thể tải về tự Outlook.com. Dưới đấy là hình Focused Inbox với tab Focused mở ra:
Để chuyển sang những tab Other từ tab Focused, chỉ cần bấm vào vào nó:
Như chúng ta cũng có thể thấy, trong lấy ví dụ này tab Focused chứa các thông tin từ Outlook Calendar của tôi trong lúc tab Other thì bao gồm các thông báo sản phẩm thường ngày ít đặc biệt quan trọng hơn. Tính năng Focused Inbox đưa phần nhiều thư này vào vào thư mục phù hợp một cách tự động mà không đề nghị tôi cần quyết định.
Outlook.com là 1 trong dịch vụ thư điện tử dựa trên gốc rễ web miễn phí từ Microsoft. Để tìm hiểu thêm về Outlook.com, hãy xem những hướng dẫn này, khu vực nó được so sánh với Gmail:
4. Bí quyết lưu trữ Archive hoặc xóa Delete phần lớn thư cũ & dọn dẹp hộp thư của bạn
Hầu hết bọn họ lưu trữ rất nhiều email, với điều này rất có thể làm cho 1 hộp thư bị lộn xộn. Một biện pháp khác để tổ chức triển khai hộp thư Outlook của bạn là lưu trữ hoặc xóa những thư cũ..
trong khi cả lưu trữ và xóa thư điện tử đều đưa hầu hết lá thư ra khỏi hộp thư cho của bạn, điều đặc biệt là đề nghị hiểu được sự khác biệt:
Archive. gửi một lá thư cho một thư mục Archive. Thư mục Archive đó có thiết kế cho các tin nhắn cũ hơn mà lại bạn dự tính để lại. Khi bạn lưu trữ một email, bạn có thể dễ dàng tầm nã xuất nó vào một ngày nào đó trong tương lai. Delete. Chuyển một lá thư vào folder Deleted Items (nó trông giống như một thùng rác). Ví như thư mục Deleted Items rỗng, nó rất khó khăn để tróc nã xuất thư. Xóa thường dành riêng cho các e-mail mà chúng ta không hy vọng đợi để thực hiện trong tương lai.MS Outlook cũng đều có một lao lý dọn dẹp Cleanup Tool. Bạn đã sở hữu thể tất cả được giữa những lá thư, nơi có nhiều lá thư trước được xào luộc ở phía trên. Bạn có thể có một trong các những lá thư trước đó trong hộp thư Outlook của bạn. Khi bạn gán công cụ Cleanup Tool vào một cuộc trò chuyện hoặc một thư mục hoặc thư mục con, biện pháp này sẽ loại bỏ những lá thư trùng lặp.
Tuy nhiên khi chúng ta làm điều đó, số đông lá thư vứt đi sẽ giúp cho hộp thư của chúng ta có nhiều bộ nhớ dự trữ trong vỏ hộp thư của bạn. Để tổ chức triển khai hộp thư của bạn đúng cách , điều đặc biệt là để khám phá cách làm nắm nào để áp dụng những hiện tượng này:
Bước 1. Xóa phần lớn lá thư cũ
Nó rất tiện lợi để xóa một e-mail cũ. Chỉ cần đơn giản nhấp vào e-mail đó để lựa chọn nó:
Nhấp vào biểu tượng Delete ở thanh Ribbon (nó trông như dấu X). Lá thư đó được chuyển tới thư mục Deleted Items.
Để xoá dài lâu một lá thư thư điện tử của bạn, click chuột thư mục Deleted Items để mở nó ra. (Nó nằm trong Navigation Pane ở phía bên trái và trông giống như một thùng rác). Bấm vào lá thư kia một lần nữa để lựa chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Delete để xoá lâu dài lá thư sẽ chọn.
Chú ý: Một số tin nhắn bị xóa vĩnh viễn hoàn toàn có thể được hồi phục từ các máy nhà nếu chúng vẫn còn đó trong thư mục Deleted Items, nhưng bạn có thể sẽ cấp thiết phục hồi những email sau khi chúng ta xóa bỏ nó.
Bước 2. Tàng trữ thư theo cách thủ công
Một cách ít thông dụng hơn nhằm di dời những email cũ từ hộp thư của doanh nghiệp là lưu trữ chúng. Để tàng trữ một email, bấm vào lá thư để lựa chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Archive trong thanh ribbon ở kề bên biểu tượng Delete:
Nếu chúng ta không sử dụng bản lĩnh Archive của Outlook trước đó, thì bạn sẽ được kể để chế tác một thư mục lưu lại trữ. Nhấp vào nút Create archive folder. Outlook sẽ tạo ra một thư mục mới có tên Archive và chuyển các email mà các bạn đã chọn vào đó:
Trong tương lai khi bạn lưu trữ một email, nó sẽ bước vào thư mục này.
Bước 3. Tùy chỉnh cấu hình các thông số lưu trữ
Bạn cũng đều có thể đổi khác cài để lưu trữ tự động của MS Outlook. Bấm chuột File > Options để mở cửa sổ Outlook Options:
Nhấp vào tùy chọn Advanced từ Navigation pane bên trái. Tiếp đến nhấp vào nút Auto
Archive Settings. Vỏ hộp thoại Auto
Archive sẽ xuất hiện:
Archive để xác định các thông số lưu trữ trong Outlook.
Sử dụng hộp ghi lại để chọn những tùy chọn lưu trữ mà bạn có nhu cầu chọn. Nhấp vào OK trên vỏ hộp thoại Auto
Archive khi bạn đã triển khai xong. Tiếp nối nhấp vào OK trên cửa sổ Outlook Options.
Bước 4. Thực hiện công núm dọn dẹp Cleanup Tool của Outlook
Những thư điện tử có xu hướng trở thành mọi cuộc đàm thoại hơn. Nếu như khách hàng đã tham gia vào một hội thoại e-mail mà các bạn và người nhận đã trả lời qua lại và tạo thành một loạt các lá thư. Khi bạn trả lời một email, trả lời của bạn sẽ xuất hiện trên phần nhiều lá thư ban đầu và toàn bộ các thư trả lời trước đó. Thật ko may, tất cả những lá thư vấn đáp đó sẽ có tác dụng đầy các thư mục của chúng ta - làm cho bạn khó khăn hơn nhằm tìm thấy các lá thư mà chúng ta cần.
Outlook bao gồm một phương án với hiện tượng dọn dẹp Cleanup Tool này. Công cụ này bóc ra phần đa lá thư dư thừa, bởi vì vậy nó đào thải những lá thư trước kia không bao gồm những thư vấn đáp mới nhất. Bạn sẽ không mất đi ngẫu nhiên thông tin nào, cũng chính vì tất cả các tin nhắn trước của người tiêu dùng đã được bao gồm trong lá thư mới nhất.
Chúng ta hãy xem nó vận động như cầm nào nhé. Trong thư mục From My quái thú dưới đây, tôi bao gồm hai thư của cùng một cuộc trò chuyện cùng. Thư đầu tiên có mẫu chủ đề "New Work." Lá thư sau có dòng chủ thể "Re: RE: RE: New Work:"
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng công cụ Cleanup Tool để dọn sạch sẽ một cuộc trò chuyện, thư mục, hoặc một thư mục và thư mục con. Vào trường thích hợp này, chúng tôi sẽ áp dụng nó để gia công sạch thư mục From My Boss.
Nhấp vào thư mục để lựa chọn nó. Nhấp vào mũi tên xuống trên biểu tượng Cleanup Tool. (It"s bên trên tab Home ở bên trái của biểu tượng Delete.) bạn sẽ thấy trình đối kháng thả xuống Cleanup:
