Bạn đang xem: Cách quản lý email trong outlook hiệu quả
post-promotion-placement#check
Sidebar
Ad
Display
Condition" data-controller="inline-toc-analytics scroll-position sticky-ad post-promotion-placement">
scroll-to-target-tracking#on
Click" data-label="Scroll to lớn top" data-target-selector="#page-body"> Scroll to đứng top
Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Caitlyn cat Tien (you can also view the original English article)
Nếu hộp thư congtyonline.com Outlook của người sử dụng lộn xộn cùng đầy những tin nhắn, thì các bạn sẽ có các cơ hội bỏ qua một tin nhắn quan lại trọng. Là 1 chủ doanh nghiệp, bỏ lỡ một bức thư hoàn toàn có thể là thảm họa. Nó tức là mất đi các bước kinh doanh. Cùng ngay cả khi bạn không mua một doanh nghiệp, không người nào muốn bỏ sót thư điện tử quan trọng.
Bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu về cách để tổ chức Outlook, vì thế nó sẽ công dụng hơn. congtyonline.com Outlook bao gồm 1 số lao lý mà bạn cũng có thể sử dụng để làm cho hộp thư của công ty có tổ chức triển khai hơn, nếu như bạn biết phải làm gì. Nếu như khách hàng chỉ vừa bước đầu với Outlook, hoặc nếu như bạn đang không thực hiện nó, bạn cũng có thể sẽ không áp dụng được hết tài năng của nó.
Trong khuyên bảo này, chúng tôi sẽ chỉ cho chính mình cách làm rứa nào để tổ chức các email vào outlook của bạn. Công ty chúng tôi sẽ giải thích cách thao tác làm việc của những thư mục cùng hạng mục. Chúng tôi sẽ kể sở qua công cụ Focused Inbox. Cuối cùng, bạn sẽ tìm phát âm về làm cố kỉnh nào nhằm tổ chức các email trong Outlook bằng cách sử dụng những tính năng lưu trữ Archive với xóa Delete
tìm hiểu những lời khuyên răn và chiến lược hữu ích về tổ chức triển khai email
Trước khi bọn họ đi vào nhà đề về phong thái tổ chức Outlook, hãy nhờ rằng đăng cam kết để nhận phiên bản tin của Tuts+ Business và mua e
Book miễn giá tiền của chúng tôi: The Ultimate Guide to lớn Inbox Zero Mastery. Ebook này kể về các chiến lược và những lời khuyên hữu ích để cai quản tất cả những email đến của bạn công dụng hơn.
Bây giờ đồng hồ hãy phát triển để mày mò về những thư mục (folder) và những thể loại màu (categories) vào MS Outlook
Làm gắng nào để tổ chức triển khai hộp thư Outlook của người tiêu dùng với những thư mục (Video)
Xem hướng dẫn screencast nhanh này để khám phá những điều cơ phiên bản về phương pháp sử dụng các thư mục vào Outlook một cách nhanh chóng:
Hoặc xem bỏ ra tiết các bước được viết radưới phía trên để biết thêm thông tin về phong thái làm nuốm nào nhằm tổ chức những hộp thư Outlook của bạn.
Những điều bạn nên biết về thư mục & các thể các loại màu
Nếu bạn có nhu cầu tìm đọc làm vắt nào nhằm tổ chức các email vào Outlook, bạn phải hiểu các thư mục và thể các loại màu (category). Đây là những công cụ bao gồm mà bạn sẽ sử dụng nhằm kiểm soát được hộp thư của bạn.
Các thư mục congtyonline.com Outlook
Các thư mục mở ra ở phía bên trái của vỏ hộp thư của bạn, mặt dưới add email của công ty (nó cũng khá được gọi là Navigation Pane). Hiện tất cả hai nhiều loại thư mục:
Thư mục mang định. Các thư mục mang định là thư mục tiêu chuẩn phần mềm MS Outlook của bạn. Những thư mục khoác định bao gồm Drafts, Sent Mail, Deleted Items, Trash, Spam và vân vân. Một số trong những phiên bạn dạng của Outlook cũng có thể có một thư mục Clutter, tuy vậy nó sắp bị loại bỏ bỏ. Thư mục cá nhân. Đây là phần lớn thư mục bổ sung mà các bạn tạo ra khiến cho những thư ưu tiên của bạn. Rất đặc biệt để cẩn thận không không chế tạo ra không ít các thư mục hoặc chúng ta cũng có thể bị lẫn lộn vì chần chờ thư mục nào để sử dụng.Ví dụ về mỗi loại thư mục, coi phiên phiên bản dành cho máy tính để bàn của hộp thư MS Outlook dưới đây:
Quan trọng: congtyonline.com có một vài phiên phiên bản hiện tại có sẵn Outlook. Diện mạo trên màn hình và chức năng của chúng ta có thể hơi không giống tùy ở trong vào phiên phiên bản mà ai đang sử dụng và cấu hình của nó. Hầu như các khuyên bảo này dựa trên phiên phiên bản mới tốt nhất của Outlook do được cài để lên trên máy tính nhằm bàn của tôi. Tuy nhiên, chúng ta sẽ bình chọn trên Outlook.com để làm nổi bật một trong những tính năng nào đó.
để ý các thư mục gồm nhãn From My monster của tôi. Đây không hẳn là thư mục khoác định Default. Cụ vào đó, nó là 1 trong những thư mục cá nhân Personal cơ mà tôi đã cung ứng cho lấy ví dụ này.
Các khuôn khổ congtyonline.com Outlook
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng các hạng mục cùng với mã màu sắc cho lá thư của bạn. Ví dụ, bạn có thể gán mã red color cho các lá thư khẩn cấp, mã màu xanh da trời cho phần đa thư mà các bạn đã sẵn sàng chuẩn bị để thực hiện, hạng mục màu tím để cho các cuộc họp, và .... Bạn sẽ muốn thực hiện nó cho khối hệ thống của riêng bạn.
Phân loại hộp thư của người sử dụng với các màu sắc mã hóa cho các hạng mục cho phép bạn quét qua vỏ hộp thư của chúng ta một cách mau lẹ để quyết định sẽ làm những gì với mỗi tin nhắn.
các bạn sẽ sử dụng hình tượng hạng mục Categorize nhằm tuỳ chỉnh và sử dụng các hạng mục. Biểu tượng Categorize xuất hiện nay ở giữa các Ribbon hướng đến phía mặt phải:
Lưu ý: biểu tượng Categorize chỉ dành cho người dùng thư của congtyonline.com bằng phương pháp sử dụng một tùy chỉnh thiết lập email Pop hoặc Exchange. Nếu như khách hàng sử dụng một tùy chỉnh cấu hình IMAP tùy chọn này không khả dụng.
1. Phương pháp sử dụng những thư mục
Các thư mục trong Outlook khá dễ dàng sử dụng nếu bạn biết nên làm gì. Dưới đấy là một số hầu như điều cơ bạn dạng để sử dụng các thư mục:
bước 1. Tạo nên một folder mới New Folder
Để tạo thành một thư mục trong MS Outlook, bấm chuột tab Folder từ thanh Ribbon. Kế tiếp nhấp vào hình tượng thư mục mới New Folder. Vỏ hộp thoại chế tác thư mục mới Create New Folder đang hiển thị:
Nhập tên của thư mục bắt đầu vào trường Name. Nhấn vào vào folder mà bạn muốn đặt thư mục bắt đầu và nhấp vào OK khi chúng ta đã triển khai xong.
Trong lấy một ví dụ này, tôi đã tạo ra một thư mục mang tên là Memos và đặt nó bên dưới thư mục From My Boss. Dưới đấy là cách sắp tới xếp những thư mục hiện tại tại:
Bước 2. Đổi tên một thư mục
Bạn gồm thể biến đổi tên của thư mục kia sau khi chúng ta đã tạo nên nó. Chọn thư mục bạn muốn đổi tên bằng cách click chuột vào nó. Nhấp vào hình tượng đổi tên thư mục Rename Folder vào tab Folder. Bạn sẽ nhận thấy một hộp xuất hiện xung xung quanh tên folder đó:
Gõ vào thương hiệu thư mục bắt đầu vào hộp thư. Khi chúng ta đã thực hiện xong, nhận phím Enter trên bàn phím của bạn. Thương hiệu thư mục new của bạn sẽ được giữ lại.
Bước 3. Dịch rời một lá thư vào trong 1 thư mục
Một khi chúng ta đã chế tạo ra ra một vài thư mục, chúng ta đã sẵn sàng chuẩn bị để bước đầu đưa phần đông lá thư vào đó. Quay trở về hộp thư chính của công ty để xem những lá thư của bạn:
Nhấp vào một trong những lá thư để lựa chọn nó và chỉ đơn giản dễ dàng kéo lá thư kia vào folder lựa chọn của bạn. Vào ví dụ dưới đây, tôi đang kéo email "Project estimates" vào thư mục Memos:
Bước 4. Xóa một thư mục
Thỉnh thoảng bạn có thể thấy rằng bạn không hề muốn sư dụng một thư mục mà các bạn đã tạo. Khi điều này xảy ra, bạn cũng có thể dễ dàng xoá thư mục đó đi.
Nhấp vào folder mà bạn có nhu cầu xóa vào bảng điều hướng Navigation (bên trái) để chọn nó:
Nhấp vào biểu tượng Delete trong Ribbon. (Trông như vệt X.) thư mục đó sẽ bị xoá.
Chú ý: Nếu chúng ta xoá một thư mục, bất kỳ lá thư nào trong folder đó cũng trở nên bị xóa.
2. Cách sử dụng các thể một số loại màu để có tổ chức hơn trong Outlook
họ hãy có một cái nhìn thâm thúy hơn về làm cố nào để tuỳ chỉnh với sử dụng những hạng mục để tổ chức các hộp thư của bạn.
Bước 1. Đổi tên hạng mục
Theo khoác định, các hạng mục đó được đặt tên theo màu sắc. Để đổi tên một hạng mục, click chuột vào mũi tên hướng xuống ở bên đề xuất của hình tượng Categorize. Từ bỏ trình đối chọi thả xuống chọn All Categories. Hộp điều khiển Color Categories sẽ xuất hiện:
Đặt một dấu vết cạnh màu sắc mà bạn có nhu cầu đổi tên và bấm chuột nút Rename. Gõ đè lên tên khoác định của khuôn khổ để thay đổi tên. Nhấp vào nút OK khi chúng ta đã thực hiện hoàn thành các khuôn khổ đó.
Dưới đây là một lấy ví dụ về một trong những hạng mục đã có được đổi tên:
Các hạnh mục tùy chỉnh cấu hình riêng của chúng ta cũng có thể khác nhau.
Bước 2. Xóa một hạng mục
Sau khi chúng ta đã cấu hình thiết lập tất cả các hạng mục của bạn, bạn có thể thấy rằng các bạn sẽ không sử dụng toàn bộ các khuôn khổ này. Nếu điều này xảy ra, bạn có thể xoá các hạng mục không sử dụng.
Để xoá một hạng mục, bấm vào tùy chọn All Categories trong trình 1-1 Categories thả xuống loại. Hộp thoại All Categories mở ra:
Nhấp vào hộp đánh dấu ở bên cạnh các color mà bạn muốn xóa. Trong lấy ví dụ trên, tôi sẽ xóa khuôn khổ màu cam vị tôi không thực hiện nó. Nhấp vào nút Delete .
lúc 1 lời nhắc xuất hiện thêm yêu ước bạn chứng thực xóa, bấm nút Yes. Khi chúng ta đã hoàn tất các thay đổi cho những hạng mục đó, nhấp vào OK. Thể các loại màu cam không còn xuất hiện nay trên trình đơn Categorize thả xuống và các bạn không thể gán nó vào một thư email.
Bước 3. Gán một thể loại màu cho một tin nhắn
Một khi chúng ta đã cá nhân hoá các thể các loại màu của bạn, các bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để bước đầu gán chúng cho những thư trong hộp thư của bạn. Để gán một thể loại màu cho một lá thư, bấm chuột lá thư đó để lựa chọn nó. Nhấp vào hình tượng Categorize. Trình 1-1 Categorize thả xuống đang hiển thị:
Nhấp vào thể nhiều loại màu mà bạn muốn gán để lá thư vẫn chọn. Thể một số loại màu đó sẽ được gán cho thư. Bạn sẽ thấy color của thể nhiều loại màu là một hình vuông ở bên yêu cầu tên bạn gửi thư trong vỏ hộp thư của bạn. Trong nội dung của lá thư đó, nó xuất hiện dưới tên fan gửi.
Dưới đấy là một lấy ví dụ như của một hộp thư với những thể loại màu gán cho tất cả các tin nhắn:
Một lá thư tất cả thể có rất nhiều hơn một thể các loại màu nhằm gán vào. Để gán một thể các loại màu cung cấp cho một lá thư, lựa chọn lá thư đó và nhấp chuột một thể một số loại màu khác vào trình đơn Categorize thả xuống .
cách 4. Làm gắng nào để loại bỏ một thể loại màu từ một lá thư hoặc đổi khác nó
Theo thời gian, các thể một số loại màu của một lá thư có thể thay đổi. Bạn cũng có thể loại bỏ một thể loại màu từ một lá thư hoặc chuyển đổi nó. Dưới đây là những vấn đề cần làm.
Để đào thải một thể loại màu xuất phát điểm từ một lá thư, click chuột lá thư trong hộp thư của bạn để lựa chọn nó. Nhấp vào hình tượng Categorize. Từ bỏ trình đối kháng thả xuống, nhấp vào thể các loại màu mà hiện tại đang gán cho thư điện tử để loại bỏ nó:
Bạn hoàn toàn có thể gán một thể loại màu mới mang lại thư từ bỏ trình đối chọi thả xuống Categorize hoặc ko gán màu đến nó.
Để loại bỏ tất cả các thể loại màu và một lúc từ 1 thư email có khá nhiều hơn một thể nhiều loại màu, chọn thư kia và click chuột tùy chọn Clear All Categories tự trình đơn thả xuống Categorize:
3. Giải pháp sử dụng Focused Inbox
congtyonline.com vẫn trong thừa trình ra mắt một tính năng vượt trội được call là Focused Inbox cho người dùng Outlook. Bạn đang sẵn có quyền truy cập vào Focused Inbox xuất xắc không phụ thuộc vào vào phiên bản congtyonline.com Office mà nhiều người đang sử dụng.
ví như phiên phiên bản Outlook của bạn đang sử dụng thư mục Clutter để phân loại các tin nhắn ko quan trọng, thì tính năng đó đã được nhập vào Focused Inbox mới.Thư mục Clutter lúc này của các bạn sẽ trở thành một thư mục thông thường khi hệ thống của người tiêu dùng được cập nhật tính năng Focused Inbox.
Focused Inbox của congtyonline.com Outlook được thiết kế với để tổ chức các hộp thư của chúng ta một biện pháp tự động. Khi nó được kích hoạt, hộp thư của bạn sẽ được phân thành hai tab
Tab Focused. Các email được sắp xếp vào tab này là phần đông email quan trọng đặc biệt nhất và yêu cầu vấn đáp nhanh hơn. Tab Other. E-mail khác được sắp xếp vào tab này để chúng ta cũng có thể xử lý với khi chúng ta có thời gian hơn.hiện tại tại, tôi chưa kích hoạt khả năng Focused Inbox trên laptop để bàn PC của tôi. Mặc dù nhiên, bây giờ nó bao gồm sẵn trong không ít phiên bản Web của MS Outlook. Khả năng này cũng có thể có trong phiên bạn dạng miễn giá tiền này của Outlook e-mail mà tôi rất có thể tải về trường đoản cú Outlook.com. Dưới đấy là hình Focused Inbox cùng với tab Focused mở ra:
Để đưa sang các tab Other từ tab Focused, chỉ cần bấm chuột vào nó:
Như bạn có thể thấy, trong lấy ví dụ này tab Focused chứa các thông báo từ Outlook Calendar của tôi trong khi tab Other thì bao hàm các thông báo thành phầm thường ngày ít đặc biệt hơn. Tính năng Focused Inbox đưa đều thư này vào vào thư mục tương thích một cách tự động hóa mà không nên tôi cần quyết định.
Outlook.com là một dịch vụ email dựa trên nền tảng gốc rễ web miễn mức giá từ congtyonline.com. Để tìm hiểu thêm về Outlook.com, hãy xem các hướng dẫn này, chỗ nó được đối chiếu với Gmail:
4. Phương pháp lưu trữ Archive hoặc xóa Delete các thư cũ & vệ sinh hộp thư của bạn
Hầu hết chúng ta lưu trữ vô số email, và điều này hoàn toàn có thể làm cho 1 hộp thư bị lộn xộn. Một cách khác để tổ chức hộp thư Outlook của doanh nghiệp là lưu trữ hoặc xóa các thư cũ..
trong những lúc cả tàng trữ và xóa e-mail đều đưa phần đông lá thư thoát khỏi hộp thư cho của bạn, điều quan trọng là cần hiểu được sự khác biệt:
Archive. gửi một lá thư mang đến một thư mục Archive. Thư mục Archive đó có phong cách thiết kế cho những tin nhắn cũ hơn mà bạn dự tính để lại. Khi bạn lưu trữ một email, bạn có thể dễ dàng truy vấn xuất nó vào một trong những ngày nào kia trong tương lai. Delete. Gửi một lá thư vào folder Deleted Items (nó trông hệt như một thùng rác). Giả dụ thư mục Deleted Items rỗng, nó rất khó khăn để tầm nã xuất thư. Xóa thường dành riêng cho các e-mail mà các bạn không mong muốn đợi để thực hiện trong tương lai.MS Outlook cũng có một lý lẽ dọn dẹp Cleanup Tool. Bạn đã có thể tất cả được trong những lá thư, nơi có nhiều lá thư trước được xào nấu ở phía trên. Bạn cũng có thể có một trong các những lá thư trước đó trong vỏ hộp thư Outlook của bạn. Khi bạn gán công cụ Cleanup Tool vào trong 1 cuộc trò chuyện hoặc một folder hoặc folder con, qui định này sẽ sa thải những lá thư trùng lặp.
Tuy nhiên khi chúng ta làm điều đó, các lá thư vứt đi sẽ giúp đỡ cho vỏ hộp thư của công ty có nhiều bộ nhớ dự trữ trong vỏ hộp thư của bạn. Để tổ chức triển khai hộp thư của người tiêu dùng đúng cách , điều đặc biệt quan trọng là để khám phá cách làm cố kỉnh nào để sử dụng những cách thức này:
Bước 1. Xóa những lá thư cũ
Nó rất dễ dàng để xóa một e-mail cũ. Chỉ việc đơn giản nhấp vào email đó để chọn nó:
Nhấp vào biểu tượng Delete ở thanh Ribbon (nó trông như vết X). Lá thư đó được chuyển cho tới thư mục Deleted Items.
Để xoá dài lâu một lá thư thư điện tử của bạn, nhấp chuột thư mục Deleted Items để mở nó ra. (Nó nằm trong Navigation Pane ở bên trái và trông y hệt như một thùng rác). Bấm vào lá thư đó một đợt nữa để lựa chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Delete để xoá vĩnh viễn lá thư sẽ chọn.
Chú ý: Một số tin nhắn bị xóa vĩnh viễn rất có thể được hồi sinh từ các máy chủ nếu chúng vẫn còn đấy trong thư mục Deleted Items, nhưng chúng ta có thể sẽ quan yếu phục hồi những email sau khi bạn xóa quăng quật nó.
Xem thêm: Nhập Học Online Kinh Doanh Và Công Nghệ, Bot Verification
Bước 2. Tàng trữ thư theo phong cách thủ công
Một cách ít thông dụng hơn nhằm di dời những email cũ từ hộp thư của người sử dụng là tàng trữ chúng. Để tàng trữ một email, bấm chuột lá thư để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Archive trong thanh ribbon sát bên biểu tượng Delete:
Nếu các bạn không sử dụng nhân kiệt Archive của Outlook trước đó, thì bạn sẽ được nói để tạo nên một thư mục lưu giữ trữ. Nhấp vào nút Create archive folder. Outlook sẽ khởi tạo ra một folder mới mang tên Archive cùng chuyển những email mà bạn đã lựa chọn vào đó:
Trong tương lai khi chúng ta lưu trữ một email, nó sẽ lấn sân vào thư mục này.
Bước 3. Thiết lập các thông số kỹ thuật lưu trữ
Bạn cũng có thể có thể biến hóa cài đặt lưu trữ tự động hóa của MS Outlook. Bấm vào File > Options để xuất hiện sổ Outlook Options:
Nhấp vào tùy lựa chọn Advanced từ Navigation pane bên trái. Tiếp nối nhấp vào nút Auto
Archive Settings. Vỏ hộp thoại Auto
Archive sẽ xuất hiện:
Archive để khẳng định các thông số kỹ thuật lưu trữ vào Outlook.
Sử dụng hộp lưu lại để chọn những tùy chọn tàng trữ mà bạn muốn chọn. Nhấp vào OK trên vỏ hộp thoại Auto
Archive khi chúng ta đã tiến hành xong. Tiếp đến nhấp vào OK trên hành lang cửa số Outlook Options.
Bước 4. áp dụng công cố gắng dọn dẹp Cleanup Tool của Outlook
Những e-mail có định hướng trở thành rất nhiều cuộc đàm thoại hơn. Nếu khách hàng đã tham gia vào một hội thoại email mà bạn và tín đồ nhận đã trả lời qua lại và tạo ra một loạt những lá thư. Khi bạn trả lời một email, vấn đáp của các bạn sẽ xuất hiện tại trên hầu như lá thư lúc đầu và toàn bộ các thư vấn đáp trước đó. Thật không may, tất cả những lá thư trả lời đó sẽ làm đầy các thư mục của doanh nghiệp - làm cho bạn khó khăn hơn để tìm thấy những lá thư mà bạn cần.
Outlook có một chiến thuật với khí cụ dọn dẹp Cleanup Tool này. Nguyên lý này tách ra những lá thư dư thừa, vì vậy nó thải trừ những lá thư trước đó không bao gồm những thư vấn đáp mới nhất. Các bạn sẽ không mất đi ngẫu nhiên thông tin nào, bởi vì tất cả các tin nhắn trước của khách hàng đã được bao gồm trong lá thư mới nhất.
Chúng ta hãy coi nó vận động như núm nào nhé. Trong thư mục From My quái nhân dưới đây, tôi bao gồm hai thư của và một cuộc nói chuyện cùng. Thư đầu tiên có dòng chủ đề "New Work." Lá thư sau bao gồm dòng chủ thể "Re: RE: RE: New Work:"
Bạn có thể sử dụng công cụ Cleanup Tool để dọn sạch mát một cuộc trò chuyện, thư mục, hoặc một thư mục và thư mục con. Vào trường đúng theo này, công ty chúng tôi sẽ thực hiện nó để triển khai sạch folder From My Boss.
Nhấp vào thư mục để lựa chọn nó. Nhấp vào mũi tên xuống trên biểu tượng Cleanup Tool. (It"s bên trên tab Home ở phía trái của biểu tượng Delete.) các bạn sẽ thấy trình đối kháng thả xuống Cleanup:
Chọn tùy chọn Clean Up Folder trên trình đối kháng thả xuống. Một hộp nói sẽ xuất hiện thêm cảnh báo với chúng ta rằng rất nhiều lá thư dư thừa có khả năng sẽ bị xóa. Nhấp vào nút Clean Up Folder trong vỏ hộp nhắc. Thư nơi bắt đầu được xóa bỏ :
Thư gốc có khả năng sẽ bị xóa bởi vì nó là dư vượt với lá thư mới nhất. Đây là tính năng đặc biệt hữu ích nếu bạn đã sở hữu rất các cuộc hội thoại email trong vỏ hộp thư cho của bạn.
Lưu ý: Những thông điệp thư điện tử chứa một yếu ớt tố không giống nhau-có lẽ là một trong thư vấn đáp từ người nhận khác biệt hoặc một tệp đính kèm — sẽ không biến thành xóa chính vì chúng không thỏa mãn nhu cầu được yêu mong là trở đề xuất dư thừa.
5. Tổ chức các Email của doanh nghiệp với sự làm chủ hộp thư đến tốt hơn
Bạn ít có tác dụng để bao gồm một hộp thư mang đến lộn xộn vào MS Outlook nếu khách hàng đang thực hiện thống trị email tốt. Tò mò về làm thế nào để giảm lộn xộn trong vỏ hộp thư e-mail đến của chúng ta với e
Book miễn mức giá của bọn chúng tôi:
Kết luận
Bây giờ mà bạn đã học được cách tổ chức triển khai Outlook bằng các thư mục, hộp thư email của người sử dụng nên gọn gàng hơn. Bạn đã và đang học được hồ hết điều cơ phiên bản về sử dụng những thể một số loại màu của congtyonline.com Outlook với hiểu tầm quan trọng đặc biệt của lưu trữ hoặc xóa những thư cũ.
Là một người kinh doanh, bạn sẽ đánh giá cao khả năng sử dụng hộp thư Outlook của bạn một cách tác dụng hơn vì chưng nó bao gồm tổ chức. Hơn hết là, bạn sẽ không phải lo ngại về việc bỏ dở một email quan trọng.
Outlook mang lại congtyonline.com 365 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook năm 2016 Xem thêm...Ẩn bớt
| Hỗ trợ được đặt theo hướng dẫn vào trình xem xét của bạn cũng có thể cung cấp cho các chiến thuật kỹ thuật số cho các sự cụ Office Hãy thử hỗ trợ có gợi ý |
Quy tắc được cho phép bạn di chuyển, lắp cờ, và trả lời email trường đoản cú động. Bạn cũng có thể sử dụng quy tắc nhằm phát âm thanh, di chuyển thư sang các thư mục, hoặc hiển thị chú ý mục mới.
Quy tắc thông dụng nhất và đơn giản nhất để chế tạo ra là quy tắc có thể chấp nhận được bạn dịch chuyển một mục xuất phát điểm từ một người gửi khăng khăng hoặc với một trong những từ trong chiếc chủ đề vào folder khác. Bạn có thể tạo luật lệ này trực tiếp xuất phát từ một thư bạn đã nhận được.
Bấm chuột phải vào thư trong vỏ hộp thư mang lại hoặc thư mục thư điện tử khác và chọn Quy tắc.
Trong hộp thoại Tạo quy tắc , hãy chọn một hoặc nhiều hơn thế nữa trong số ba hộp kiểm đầu tiên.
Lưu ý: Nếu bạn có nhu cầu chạy luật lệ với thư bạn đã nhận được được, nên lựa chọn hộp trên vỏ hộp thoại xác nhận hiện lên và tiếp nối bấm OK.
Tạo một quy tắc bằng cách dùng Trình chỉ dẫn Quy tắc
Có bố loại quy tắc bạn có thể tạo cùng với Trình khuyên bảo Quy tắc.
Giữ phòng nắp: các quy tắc này giúp bạn lọc, thu xếp, và theo dõi thư.
Luôn cập nhật: những quy tắc này thông báo cho chính mình khi chúng ta nhận được thư vừa với một bộ tiêu chuẩn cụ thể.
Quy tắc tùy chỉnh: Đây là các quy tắc chúng ta tạo không áp theo mẫu.
Quy tắc số đông có thể thiết lập cấu hình không giới hạn. Có nhiều tùy chọn bạn có thể thiết đặt cho mỗi loại quy tắc bạn tạo. Sử dụng các bước sau trên đây để tìm hiểu cách tạo nên một quy tắc dùng Trình hướng dẫn Quy tắc.
Bước 1Bước 2Bước 3Bước 4Bước 5
Chọn Tệp > Quản lý quy tắc và Cảnh báo để mở vỏ hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo .
Trên tab quy tắc Email, lựa chọn Quy tắc mới.
Chọn một trong các mẫu từ bỏ Bước 1. Để bước đầu từ quy tắc trống, nên chọn lựa Ấp dụng quy tắc đến thư tôi nhận hoặc Áp dụng quy tắc mang lại thư tôi gửi.
Trong vỏ hộp Bước 2: Sửa bộc lộ quy tắc, hãy bấm vào bất kỳ tùy lựa chọn được gạch dưới để tại vị chúng. Ví dụ, nếu bạn chọn gắn cờ thư từ 1 người để theo dõi trong bước 1, hãy bấm Mọi tín đồ hoặc nhóm công cộng để chọn những người dân gửi thư bạn muốn gắn cờ, rồi bấm theo dõi tại thời gian này để chọn cờ với ngày theo dõi.
Bấm Tiếp.
Trên trang trang bị hai của Trình hướng dẫn Quy tắc, bạn cũng có thể thêm điều kiện bổ sung cập nhật vào nguyên tắc của bạn. Ví dụ, bạn có thể chọn thư được gửi từ 1 người cố gắng thể, và tất cả từ cụ thể trong chủ đề hoặc ngôn từ thư.
Trong Bước 1: chọn (các) vỏ hộp điều kiện, bất kỳ điều kiện nào bạn cấu hình thiết lập ở screen trước đó đều được chọn. Bạn có thể chọn nhiều điều kiện bổ sung bằng cách chọn vỏ hộp kiểm của đk ấy.
Trong hộp Bước 2: Sửa diễn đạt quy tắc, hãy nhấn vào bất kỳ điều kiện bổ sung cập nhật được gạch bên dưới mà các bạn vừa thêm vào. Tiếp nối bấm Tiếp theo.
Trên trang thứ tía của Trình gợi ý Quy tắc, bạn có thể chọn những hành động bổ sung để dấn thông báo. Ví dụ, bạn có thể gắn cờ các thư nhằm theo dõi và lưu lại một lời nhắn là quan liêu trọng.
Trong Bước 1: lựa chọn hộp đk , bất kỳ hành động nhưng mà bạn cấu hình thiết lập trên màn hình đầu tiên đều được chọn. Bạn cũng có thể chọn bổ sung cập nhật nhiều hành động bằng phương pháp chọn hộp kiểm của chúng.
Trong hộp Bước 2: Sửa diễn đạt quy tắc, hãy click chuột bất kỳ hành vi được gạch ốp dưới các bạn vừa thêm vào. Kế tiếp bấm Tiếp theo.
Trên trang thứ tứ trong Trình khuyên bảo Quy tắc, chúng ta cũng có thể thêm ngẫu nhiên ngoại lệ nào mang đến quy tắc của bạn. Ví dụ, chúng ta cũng có thể đánh dấu kế bên cho thư được đánh dấu quan trọng để bảo vệ mọi thư được đánh dấu bằng một cường độ quan trọng cụ thể không bị lắp cờ nhằm theo dõi.
Trong Bước 1: lựa chọn (các) hộp điều kiện , chọn ngẫu nhiên ngoại lệ với nguyên tắc của bạn bằng cách chọn vỏ hộp kiểm của chúng.
Trong hộp Bước 2: Sửa biểu lộ quy tắc, hãy bấm vào bất kỳ nước ngoài lệ được gạch dưới chúng ta vừa thêm vào. Sau đó bấm Tiếp theo.
Trên trang sau cuối của Trình khuyên bảo Quy tắc, hãy nhập tên mang lại quy tắc của bạn.
Nếu bạn có nhu cầu chạy nguyên tắc này cho các thư đã gồm trong hộp thư đến, hãy lưu lại vào hộp Chạy quy tắc này tức thì cho đều thư đã nằm trong "Hộp thư đến"."
Mặc định, Bật nguyên tắc này được chọn. Chúng ta có thể bỏ chọn hộp này nếu bạn không hy vọng quy tắc được bật tại thời khắc này.
Bấm Kết thúc nhằm lưu và nhảy quy tắc của bạn.
Bạn có thể xóa một quy tắc lúc quy tắc đó không thể cần thiết.
Trên tab Tệp, chọn Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.
Trong vỏ hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, trên tab Quy tắc Email, chọn quy tắc mà bạn có nhu cầu xóa.
Chọn Xóa
Bạn có thể chạy một hoặc các quy tắc theo phong cách thủ công.
Trên tab Tệp, hãy lựa chọn Quản lý Quy tắc & Cảnh báo, rồi bên trên tab Quy tắc Email, lựa chọn Chạy Quy tắc ngay bây giờ.
Trong hộp Chạy Quy tắc ngay bây giờ, bên dưới mục Chọn quy tắc để chạy, chọn hộp kiểm mang lại từng quy tắc bạn muốn chạy.
Trong vỏ hộp Chạy trong Thư mục, để chọn một thư mục khác, lựa chọn Duyệt, chọn thư mục, rồi lựa chọn OK.
Chọn vỏ hộp kiểm Đưa vào thư mục con để đưa vào tất cả các folder nằm dưới thư mục các bạn đã lựa chọn ở bước 3.
Trong list Áp dụng quy tắc cho, chấp nhận setup mặc định là tất cả các thư hoặc thay đổi thành các thư đang đọc hoặc không đọc.
