Quản lý kho mặt hàng không phải là một nhiệm vụ dễ dãi đối với những chủ cửa ngõ hàng, quan trọng đặc biệt khi phải đương đầu với sự phức hợp của việc kiểm soát số lượng hàng phệ và nhiều thông tin như ngày sản xuất, hạn sử dụng,...Tuy nhiên, nếu khách hàng tận dụng được các công cố kỉnh hỗ trợ, các bước quản lý kho của các bạn sẽ trở nên đơn giản và dễ dàng hơn nhiều. Trong bài viết dưới đây, Delfi sẽ gợi ý bạnquản lý xuất nhập kho bởi excel nhằm mục tiêu tối ưu quá trình thống trị hàng hóa, hãy cùng theo dõi nhé!

*

1. Tại sao phảiquản lý xuất nhập kho bằng excel

Kho hàng là nơi quan trọng đặc biệt cho việc triển khai các vận động xuất nhập kho, gửi kho, cai quản tồn kho, kiểm khovà giữ trữ toàn thể lịch sử xuất nhập kho của doanh nghiệp. Đây là một trong những trong những quá trình phức tạp và đầy thách thức so với mọi công ty doanh nghiệp.

Bạn đang xem: Cách quản lý hàng hóa trong excel

Quản lý xuất nhập kho bởi excel là phương pháp hiệu quả để thực hiện các trách nhiệm liên quan đến tồn kho, xuất nhập kho, báo cáo,... Mỗi hoạt động thống trị mang lại năng suất và tiện ích riêng biệt. Việc làm chủ tồn kho trên Excel giúp chủ shop xác định đúng chuẩn lượng hàng cần giảm nhập, đồng thời phát hiện nay sự thiếu hụt hàng hóa giả dụ họ thực hiện quản lý tồn kho trên Excel một phương pháp chặt chẽ.

Tương tự, việc áp dụng file Excel để quản lý bán hàng giúp chủ doanh nghiệp theo dõi và thống kê tổng số mặt hàng đã xuất khẩu và nhập về một cách thuận tiện. Bằng cách này, các chủ cửa hàng hoàn toàn có thể kiểm tra tình hình kinh doanh của bọn họ bất cứ bao giờ để nhận xét tốc độ mua sắm của siêu thị thông qua file làm chủ bán hàng.

*

2. Cai quản xuất nhập kho bởi excel

2.1 Ưu điểm của việcquản lý xuất nhập kho bằng Excel

Ưu điểm lớn nhất của Excel là trả toànmiễn phí. Bạn cũng có thể tự lập một file quản lý kho và bán sản phẩm đơn giản bên trên Excel mà không cần thiết phải chi trả bất kỳ chi giá tiền nào. Chỉ việc máy tính của doanh nghiệp đã cài đặt Microsoft Office, chúng ta cũng có thể ngay lập tức bắt đầu tạo file thống trị kho.

Excel được cho phép bạn tạo ra nhiều báo cáo và chỉ tiêu ship hàng mục đích quản lý một phương pháp linh hoạt. Khác hoàn toàn so với các ứng dụng đã được thành lập sẵn, bạn không bị ràng buộc bởi những tính năng cơ mà công ty ứng dụng hoặc chuyên viên đã kiến tạo sẵn. Cạnh bên đó, bạn cũng có thể thực hiện tại các làm việc trực tiếp bên trên cơ sở dữ liệu để chỉnh sửa các giao dịch nhập xuất, tin tức hàng hóa, khách hàng hàng, và thậm chí còn tạo thêm report theo nhu cầu ví dụ tại từng thời điểm.

Phần mượt Excel có thể được share với không ít người dân dùng. Tuy nhiên, điều này chỉ áp dụng cho những file Excel bán hàng đơn giản được tạo trọn vẹn bằng các công thức. Để sử dụng nhân kiệt này, bạn cần phải có Google Sheet.

2.2 Nhược điểmquản lý kho bằng Excel

Tính bảo mật thông tin và an ninh dữ liệu phải chăng do vận dụng này vận động offline, dẫn tới sự việc lưu trữ toàn bộ dữ liệu bên trên một đồ vật tính. Trong trường hợp xấu nhất, như laptop bị lỗi hoặc bị lan truyền virus, có rủi ro khủng hoảng mất mát toàn bộ dữ liệu.

Các hàm vào Excel khá phức tạp, đòi hỏi người cần sử dụng phải bao gồm hiểu biết sâu rộng lớn về chúng để sử dụng hiệu quả. Điều này tạo ra hạn chế bự vì ko phải toàn bộ doanh nghiệp đều phải có đội ngũ nhân viên có khả năng chuyên sâu, nhất là đối với các doanh nghiệp nhỏ.

Đối với những doanh nghiệp phải một quy định linh hoạt để thống kê và để ý dữ liệu, đặc trưng khi có số lượng hàng hóa lớn và phong phú về mẫu mã mã, sự giảm bớt của Excel trở nên rõ ràng. Nếu công ty sử dụng các thiết bị nước ngoài vi hỗ trợ quản lý kho thiết bị tư, Excel ko thể kết nối và hỗ trợ chúng.

3. Cáchquản lý xuất nhập kho bởi excel

3.1 tạo thành file với nhập dữ liệu

Bước 1: Khởi chế tác một file mới.

Bước 2: chế tạo 5 sheet bắt đầu và đặt tên cho mỗi sheet như sau: HOME, NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.

Bước 3: Nhập liệu cho mỗi sheet

*

*

Trong sheet DANH MUC: Đây là phần đặc biệt trong ngẫu nhiên ứng dụng hay phần mềm nào.Lưu trữ thông tin chung về hàng hóa như mã hàng, thương hiệu hàng, đvt… ngơi nghỉ đây.Khi nhập hoặc xuất hàng, chỉ việc nhập mã hàng và các thông tin sót lại sẽ auto hiển thị.

Ví dụ: Nhập mã ABC thì đơn giá thành sẽ tự động hóa lấy từ bỏ danh mục, giúp giảm bớt công đôi khi nhớ.

*

Trong sheet BAO CAO: Thường chỉ cần xem báo cáo bán sản phẩm và nhập xuất tồn.Đối với report bán hàng, nhập: tên hàng, con số bán, Doanh thu.Báo cáo Nhập xuất tồn: tên hàng, Tồn đầu, nhập, xuất cùng Tồn cuối.

Trong những ứng dụng quản lý bán hàng chuyên nghiệp, các bạn sẽ nhận được không ít thông tin quản trị rộng như:

Xem báo cáo bán sản phẩm từ ngày … đến ngày… (ngày, tuần, tháng, năm).Lãi lỗ từng khía cạnh hàng.Tồn kho tới thời gian hiện tại.Tồn kho buổi tối thiểu.Cảnh báo hết sản phẩm khi xuất kho.

*

3.2Sử dụng bí quyết để đo lường vàquản lý số lượng hàng hóa

Nhiều người cho rằng để thực hiện cai quản kho hàng, họ cần được thành thuần thục Excel và nắm rõ về những hàm phức tạp. Nhưng thực tế lại không giống như vậy. Với số đông hàm Excel phổ biến, bạn cũng có thể đáp ứng đa dạng yêu cầu công việc.

Trong việcquản lý xuất nhập kho bởi excel, các bạn chỉ cần phải biết đến bố hàm sau:

Vlookup (Tìm tìm theo cột):

Khi nhập hoặc xuất hàng, chỉ cần nhập mã sản phẩm là đủ.Thông tin như tên hàng, đơn vị chức năng tính, giá, v.v. Sẽ được tìm kiếm từ danh mục hàng hóa bởi hàm Vlookup.Điều này bảo đảm thông tin chủ yếu xác, nhất quán và tiết kiệm ngân sách và chi phí thời gian.

Sumif(s) (Tổng theo điều kiện):

Hàm này đặc trưng vô thuộc và chẳng thể thiếu.Tính tổng số lượng và thành tiền nhập, xuất theo điều kiện từng mã hàng.Giúp xác minh số tồn cuối kỳ.

Iferror (Kiểm tra lỗi):

Mặc dù không bắt buộc, nhưng lại WPRO khuyên các bạn nên thực hiện nó.Khi sử dụng hàm Vlookup cho những dòng, hoàn toàn có thể xuất hiện nay lỗi lúc mã hàng chưa tồn tại trong danh mục.Sử dụng hàm Iferror để xử lý lỗi #N/A, giúp tệp tin Excel thống trị nhập xuất tồn kho và phân phối hàng bài bản hơn.

Xem thêm: Số quản lý trên đăng kiểm là gì, quy định về số quản lý trên sổ đăng kiểm

Nếu có các mặt hàng yên cầu chi phí bảo quản như thực phẩm, bạn cũng có thể thêm cột túi tiền bảo quản. Còn đối với các loại hàng thông thường, bạn chỉ việc nhớ một vài công thức 1-1 giản.

Trên đấy là một số bước cơ bạn dạng khi áp dụng Excel để quản lý kho. Tuy nhiên, khối hệ thống này chỉ cân xứng với những cửa hàng nhỏ tuổi có số lượng sản phẩm ít. Đối với đều doanh nghiệp béo hơn, việc sử dụng mộtphần mềm quản lý nhập xuất sản phẩm & hàng hóa chuyên nghiệp, tích thích hợp cả nhiệm vụ quản lý bán hàng và làm chủ kho, sẽ mang đến hiệu suất về tối ưu nhất.

Excel được biết thêm đến là 1 trong công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình cai quản kho mặt hàng mà bất cứ cửa hàng nào cũng nên biết. Không chỉ đơn giản, tiện thể lợi, phần mềm này không đòi hỏi bạn phải trả bất cứ khoản tầm giá nào nhưng vẫn có thể thống trị kho một cách tác dụng nhất. Cùng tham khảo các cách làm chủ đơn giản ngay trên Excel.

*

I. Lý do bạn phải quản lý kho hàng bởi Excel?

Kho hàng được hiểu là một trong những module được cho phép doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ xuất kho, đưa kho và thống trị hàng tồn kho bên cạnh đó lưu lại cục bộ lịch sử xuất nhập kho của doanh nghiệp. Quản lý kho bằng excel là quá trình thực hiện những thao tác cai quản đối với mặt hàng tồn - xuất cùng nhập kho, báo cáo,... Mỗi làm việc sẽ đều mang về một kết quả và một tác dụng khác nhau.

*

Lý do bạn cần phải quản lý kho hàng bằng Excel?

Tương từ như vậy, file excel thống trị kho đơn giản dễ dàng miễn phí để giúp bạn cai quản và thống kê lại được tổng số sản phẩm được giao và trọng lượng hàng nhập về một cách nhanh chóng. Các chủ tiệm hoàn toàn có thể kiểm tra ngẫu nhiên lúc làm sao để biết được tốc độ buôn bán của siêu thị bằng mẫu làm chủ kho bởi excel.

II. Ưu và nhược điểm của cách cai quản kho tác dụng bằng excel

Quản lý kho bằng Excel rất có thể là một phương pháp phổ phát triển thành và công dụng trong một số trong những trường hợp. Dưới đấy là một số lý do chúng ta cũng có thể muốn thực hiện Excel để quản lý kho hàng:

Tiết kiệm đưa ra phí:Excel là 1 ứng dụng thông dụng và thông dụng có sẵn trên hầu như các máy tính. Nếu bạn đã sở hữu kỹ năng sử dụng Excel hoặc nhân viên của người tiêu dùng đã không còn xa lạ với nó, bài toán sử dụng ứng dụng để thống trị kho hàng không đòi hỏi chi tiêu thêm vào phần mềm thống trị hoặc khối hệ thống riêng biệt.

Dễ sử dụng:Excel cung cấp một giao diện đơn giản dễ dàng và dễ sử dụng. Chúng ta cũng có thể tạo một bảng tính Excel nhằm theo dõi số lượng tồn kho, nhập với xuất hàng, và thâu tóm thông tin chi tiết khác tương quan đến kho hàng của bạn. Việc thực hiện công thức và anh tài của Excel cũng giúp bạn auto hóa những quy trình quản lý kho.

Tùy chỉnh linh hoạt:Bạn bao gồm thể tùy chỉnh bảng tính Excel của chính mình theo nhu cầu ví dụ của mình. Chúng ta có thể thêm các cột, phương pháp tính toán, format dữ liệu, cùng lọc dữ liệu để phân nhiều loại và hiển thị thông tin dễ dàng. Điều này giúp tạo nên một bảng tính thiết lập và phù hợp với nhu yếu của bạn.

*

Ưu với nhược điểm của cách quản lý kho công dụng bằng excel

Tuy nhiên, cần để ý rằng Excel rất có thể có các hạn chế lúc được sử dụng như một phương thức quản lý kho hàng. Dưới đấy là một số hạn chế mà bạn cần xem xét:

Giới hạn làm chủ dữ liệu:Excel có số lượng giới hạn về tài năng xử lý tài liệu so với các phần mềm cai quản kho hàng chuyên dụng. Nếu như bạn có một quy mô kinh doanh lớn hoặc tất cả một lượng tài liệu lớn, việc quản lý kho bởi Excel rất có thể trở nên khó khăn và không hiệu quả.

Thiếu tác dụng chuyên môn: Phần mềm cai quản kho hàng chuyên được sự dụng thường cung ứng nhiều kỹ năng và công cụ thống trị đặc biệt hơn so với Excel. Điều này bao gồm ví dụ như làm chủ định vị, cai quản theo lô hàng, tích thích hợp với hệ thống mã vạch và nhiều tuấn kiệt khác góp bạn cải thiện hiệu quả thống trị kho hàng.

Thiếu tính năng tự động hóa: Excel có thể hạn chế trong việc auto hóa quy trình thống trị kho hàng. Một phần mềm quản lý kho hàng chuyên được dùng có thể hỗ trợ tính năng auto hóa nhập/xuất hàng, hỗ trợ cảnh báo lúc tồn kho thấp, và tạo thành ra báo cáo tự động, giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.

Việc lựa chọn giữa các việc quản lý kho hàng bởi Excel và áp dụng phần mềm quản lý kho hàng chuyên được dùng sẽ phụ thuộc vào nhiều vào quy mô và quy mô của người sử dụng của bạn.

III. Những thông tin cần phải có trong file excel làm chủ kho đối chọi giản

Tile excel thống trị xuất nhập tồn khosẽ bao gồm các bảng cập nhập số liệu cụ thể nhằm cung ứng cho quá trình nhập xuất sản phẩm & hàng hóa hàng ngày. Cấu tạo của một mẫu excel cai quản kho sẽ bao gồm các tin tức cơ bản sau:

Thông tin sơ sài về doanh nghiệp:Thông tin bình thường và thời gian lấy báo cáo

Nhập dữ liệu:Tên với mã đồ tư, ngày ghi số, nhà cung cấp, tin tức ngày xuất

Các danh mục: Tên đồ gia dụng tư, mã đồ gia dụng tư, solo vị, con số đầu kỳ, bên cung cấp, địa chỉ

Số kho:Tên vật tư, mã trang bị tư, đơn vị cung ứng, miêu tả chi tiết, tin tức nhập xuất, thời hạn ghi sổ, các chứng từ

Nội dung chi tiết về “nhập - xuất - tồn”: Diễn giải về sản phẩm hoá, phân loại hội chứng từ, con số hàng hoá nhập, xuất trong kỳ.

Thông tin về nhập xuất tồn: Tên sản phẩm hóa, mã sản phẩm hoá, đơn vị chức năng tính của sản phẩm hoá, xuất trong kỳ, số lượng tồn đầu kỳ

Phiếu nhập xuất: Tên thương hiệu hàng hoá, đơn vị chức năng tính của hàng hoá, tin tức vật tư, mã sản phẩm hoá, đơn giá xuất,...

Sổ kho in: Số bệnh từ, diễn giải, số số lượng hàng hóa nhập trong kỳ, số lượng hàng hóa xuất vào kỳ, số lượng hàng hóa tồn cuối kỳ, thời gian chứng từ

Dù doanh nghiệp của công ty thực hiện quy trình quản lý nguyên, nhiên vật liệu đóng một phương châm vô cùng đặc biệt giúp thừa trình hoạt động của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn. Vậy yêu cầu doanh nghiệp buộc phải phải thống trị nguyên vật liệu thật chủ yếu xác bằng cách cập nhật một cách tương đối đầy đủ và liên tục.

IV. Phía dẫn chế tác mẫu file quản lý kho nhập xuất tồn bên trên Excel

Ngay tiếp sau đây congtyonline.com sẽ trình làng với bạn cách tạofile excel làm chủ kho chuẩn chỉnh chỉnh cùng với những cách vô cùng đơn giản dễ dàng nhưng có lại hiệu quả cực cao. Tuỳ vào nghành nghề kinh doanh, doanh nghiệp hoàn toàn có thể có thêm hoặc sút một vài sheet tin tức bao gồm:

Bước 1: chế tác một file Excel trọn vẹn mới

Bước 2:Tiến hành chế tạo ra 5 sheet bắt đầu lần lượt là: Home, Nhập, Xuất, Danh mục, Báo Cáo

Bước 3:Thực hiện bài toán nhập dữ liệu thích hợp cho từng sheet đang tạo

*

Hướng dẫn tạo mẫu file làm chủ kho nhập xuất tồn trên Excel

Một số thông tin cụ thể sẽ bao gồm:

Sheet HOME:Thông tin tương đương với các file Excel đã có được đề cập ở vị trí trên

Sheet DANH MUC:Gồm các thông tin thông thường nhất của hàng hoá như: tên sản phẩm hóa, mã hàng hoá, đơn vị chức năng tính,... Lúc nhập với tìm kiếm mã hàng hóa, những thông tin sót lại sẽ được auto hiển thị.

Sheet NHAP: Điền một trong những thông tin cơ bản như: Đơn vị cung ứng, Thời gian, con số hàng nhập, Đơn giá bán hàng hóa, Thành tiền, ĐVT, Mã mặt hàng hóa, Tên mặt hàng hóa.

Sheet XUAT: gồm những: Thời gian, Tên sản phẩm hóa, Mã mặt hàng hóa, đơn vị chức năng tính, con số hàng bán, đối chọi giá bán, giá chỉ vốn, tổng doanh thu, thông tin quý khách hàng (tên & mã khách hàng hàng, địa chỉ, SĐT), Số chứng từ, các ghi chú khác.

Sheet BAO CAO: Bảng này yêu ước bạn phải có một cách đầy đủ các thông tin tuỳ ở trong vào từng loại báo cáo. Chẳng hạn như: Với report Nhập xuất tồn sẽ bao gồm tên hàng hoá, số sản phẩm tồn kỳ đầu, con số hàng nhập, con số hàng xuất và số lượng hàng tồn kỳ cuối. Cùng với các report bán hàng: Tên sản phẩm hoá, số lượng hàng bán, doanh thu,...

Trên đây cửa hàng chúng tôi đã share với bạn những kinh nghiệm về cách quản lý kho bằng Excel hy vọng để giúp đỡ ích cho mình nếu muốn thống trị hàng hoá một cách tiết kiệm nhưng vẫn hiệu quả.