Để tối ưu hóa công việc và cai quản thông tin cá thể một biện pháp hiệu quả, việc làm rõ các mẹo sử dụng Outlook là vấn đề không thể thiếu. Bài viết này sẽ giới thiệu các chiến thuật thông minh, giúp người dùng khai thác tối đa những tính năng của thương mại & dịch vụ email này.
Bạn đang xem: Cách quản lý mail outlook hiệu quả
By Nicole Herskowitz, congtyonline.com Teams General ManagerKhông chỉ là 1 trong công nạm gửi với nhận email, Outlook còn là nền tảng gốc rễ quản lý công việc đa năng. Mẹo thực hiện Outlook trong nội dung bài viết này không chỉ giúp người tiêu dùng tiết kiệm thời gian mà còn tăng cường hiệu suất công việc.
Nghe đọc email
Người dùng có thể nghe đọc thư điện tử dưới sự hỗ trợ của trợ lý ảo Cortana. Mẹo nhỏ Outlook với Cortana sẽ giúp đỡ người dùng hoàn toàn có thể nghe e-mail dù ở bất kỳ đâu. Kế bên ra, Outlook còn cung cấp khả năng làm chủ hộp thư cho chỉ bằng giọng nói.
‘
đề cập’ là 1 trong mẹo áp dụng Outlook hết sức hiệu quả, giúp bạn được kể đến để ý vào nội dung email. Để có tác dụng được điều đó, tín đồ dùng chỉ việc thêm ký kết tự ‘
Chia sẻ lịch làm cho việc
Tính năng lịch thông thường trong Outlook chất nhận được người dùng tùy chỉnh cấu hình lịch trình cá thể và chia sẻ với fan khác. Không chỉ là vậy, người tiêu dùng cũng hoàn toàn có thể kiểm rà soát quyền truy vấn của những người được chia sẻ thông tin, rất có thể là có thể chấp nhận được họ chỉ được xem lịch, gồm quyền sửa đổi hay quản lý toàn bộ lịch cá nhân.
Mẹo thực hiện Outlook share lịch làm cho việcPhân loại thư ưu tiên
Hộp thư ưu tiên của Outlook cho phép người dùng sắp xếp hộp thư đến thành nhì phần “Ưu tiên” và “Khác”. Rộng nữa, hoàn toàn có thể lựa chọn “Luôn chuyển đến Ưu tiên” hoặc trái lại để đảm bảo rằng những email từ bỏ một địa chỉ cụ thể đã luôn lộ diện ở nơi ý muốn muốn.
Thiết lập các tùy chọn nhanh
Ứng dụng tán tỉnh và hẹn hò có bản lĩnh trượt lịch sự trái hoặc phải để người dùng rất có thể nhanh chóng reviews và lựa chọn đối tác tiềm năng.
Tương từ như vậy, Outlook cũng mang đến sự linh hoạt này vào việc làm chủ email. Để áp dụng mẹo thực hiện Outlook này, người dùng chỉ việc truy cập vào Cài đặt, tiếp đến chọn Tùy lựa chọn trượt nhanh.
Các tùy chọn tín đồ dùng rất có thể gán đến các thao tác làm việc trượt nhanh bao gồm:
Xóa: sa thải email khỏi vỏ hộp thư.Đánh vệt là đang đọc: Thể hiện người dùng đã xem email.Đánh dấu là không đọc: Đánh dấu email để coi lại. Gắn cờ: Đánh lốt email đặc trưng cần buộc phải xử lý sau này.Lưu trữ: di chuyển email vào thư mục lưu lại trữ.Chỉ cho phép hiển thị thông báo quan trọng
Nếu đang suy xét làm sao để không bị quấy rầy bởi thông báo mà vẫn không bỏ sót email quan trọng, tín đồ dùng hoàn toàn có thể sử dụng thủ thuật Outlook bên dưới đây.
Đầu tiên, người tiêu dùng cần tắt tất cả các thông báo trên màn hình desktop, bằng phương pháp điều tìm hiểu mục Mail Options trong phần Settings của Outlook. Tiếp theo, để có thể tiếp tục nhận được thông tin từ những người gửi quan liêu trọng, người dùng cần tạo thành một “Rule” trong Outlook. Để cấu hình thiết lập điều này, người tiêu dùng truy cập Home, kế tiếp chọn Rules & Alerts.
Sử dụng mẫu thư điện tử (Email Templates)
Sử dụng templates (mẫu) để gửi các email gồm nội dung giống như là một mẹo áp dụng Outlook thư điện tử 365 hiệu quả, góp tiết kiệm thời hạn và công sức. Để lưu lại một e-mail dưới dạng template, fan dùng chỉ cần truy cập vào File, lựa chọn Save As… và tiếp đến chọn Outlook template.
Khi đã có các templates, việc sử dụng chúng rất đơn giản. Bạn dùng chỉ cần vào thực đơn New Items, kế tiếp chọn Chọn mẫu… và tìm về mục User Templates in tệp tin System để lựa chọn template đã được lưu trước đó.
Tính năng “không làm phiền”
Tính năng này sẽ trong thời điểm tạm thời tắt các thông báo từ Outlook, được cho phép người dùng tập trung vào các các bước khác. Người tiêu dùng cũng có thể đặt định kỳ để chức năng này auto kích hoạt vào đông đảo khoảng thời hạn cố định.
Tính năng không làm phiền bên trên OutlookTính năng Quick Steps tiến hành đa tác vụ
Tính năng Quick Steps giúp bạn dùng rất có thể di chuyển các email cho thư mục nạm thể. Bên cạnh ra, Quick Steps còn cho phép người cần sử dụng chuyển tiếp email và đánh dấu chúng trong và một thao tác.
Điều này có nghĩa là bạn có thể thực hiện các tác vụ và một lúc mà không cần phải làm mỗi bước một, khiến cho quá trình áp dụng Outlook trở nên kết quả hơn.
Tạo một mục bắt đầu từ Clipboard
Khi đã coppy một đoạn văn phiên bản từ Clipboard, tín đồ dùng hoàn toàn có thể sử dụng tổng hợp phím Ctrl + V để chế tạo ra email, note hoặc một mục mới. Mẹo áp dụng Outlook này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn hỗ trợ người dùng chia sẻ thông tin một cách nhanh lẹ và hiệu quả.
Gắn cờ email
Để cai quản thông tin với nhiệm vụ hiệu quả hơn trong Outlook, fan dùng có thể tận dụng bản lĩnh “Flag for Follow Up” (Gắn cờ để theo dõi).
Tính năng này sẽ không chỉ ghi lại các thư điện tử hoặc thư cần chăm chú mà còn phục vụ nhiều mục tiêu khác như phân các loại hay tổ chức thông tin. Điều này giúp người tiêu dùng không loại bỏ thông tin đặc biệt và rất có thể đặt những nhắc nhở, đảm bảo hoàn thành quá trình đúng hạn.
Lọc email không được gởi trực sau đó hộp thư
Mẹo thực hiện Outlook với thư mục “Hộp thư mang đến – CC” để giúp đỡ người dùng hoàn toàn có thể lọc và phân loại những email không được nhờ cất hộ trực tiếp đến hộp thư, từ đó giúp bức tốc sự chăm chú đến những email thực sự quan trọng.
Để triển khai điều này, fan dùng hoàn toàn có thể truy cập vào thực đơn Rules và sau đó chọn New Rules… Khi bối cảnh Rules Wizard mở ra, lựa chọn Where my name is not in the khổng lồ box để cấu hình thiết lập điều kiện. Trong bước tiếp theo, người dùng sẽ lựa chọn Move it to lớn the specified folder nhằm chuyển những email cho thư mục đã được chỉ định.
Các phím tắt hữu dụng trong Outlook
Sử dụng những phím tắt giúp giảm thiểu thời gian và công sức, giúp tín đồ dùng cải thiện năng suất có tác dụng việc. Dưới đó là một số phím tắt hữu ích:
Ctrl + R: dùng để trả lời email.Alt + R: hoàn toàn có thể dùng để trả lời email cho tất cả mọi tín đồ hoặc đưa đến chế độ xem định kỳ theo tuần.Alt + W: dùng làm chuyển tiếp e-mail hoặc đưa sang chính sách xem kế hoạch hàng tuần.Ctrl + M hoặc F9: thực hiện để gửi với nhận toàn bộ email.Alt + S: Gửi thư điện tử nhanh chóng.Ctrl + G: dùng để làm mở vỏ hộp thoại “Đến ngày”, giúp bạn dùng gấp rút chuyển đến bất kỳ ngày làm sao trong lịch.Ctrl + số trang bị tự tương ứng của mục: chuyển đổi giữa các tính năng khác nhau trong Outlook như mail, lịch, danh bạ… Ví dụ: Ctrl + 1 nhằm chuyển mang đến hộp Mail.Mẹo sử dụng Outlook cùng với phím tắtTạo thư mục tìm kiếm kiếm các email quan liêu trọng
Người dùng hoàn toàn có thể tạo một thư mục tìm kiếm kiếm riêng trên Outlook nhằm tìm tìm và làm chủ các thư điện tử quan trọng. Để triển khai điều này, người tiêu dùng cần di chuyển đến khung điều phối ở mặt trái màn hình hiển thị và tìm đến mục Search Folders.
Tại đây, lựa chọn New tìm kiếm Folder để ban đầu thiết lập các tiêu chí cho thư mục tra cứu kiếm của mình.
Sử dụng ngôn ngữ để lên trên lịch
Để quản lý thời gian tác dụng và về tối ưu hóa quá trình làm việc, người dùng rất có thể sử dụng ngôn ngữ đặt lên lịch chứ không nhất thiết phải nhọc nhằn tìm kiếm đúng ngày trên kế hoạch nữa.
Để tận dụng công dụng này, bạn dùng chỉ cần mở form ngày tháng cùng nhập các thông tin bằng tiếng Anh như three days after tomorrow (ba bữa sau ngày mai). Outlook sẽ tự động hóa hiểu cùng định dạng đúng đến ngày chúng ta cần.
Lưu những mục Outlook trên màn hình hiển thị Desktop
Một mẹo áp dụng Outlook thư điện tử 365 vô cùng tiện lợi đó là lưu các mục như email, lịch học, note, danh bạ… ngay trên màn hình Desktop.
Giờ đây, chỉ cách một cú click đúp loài chuột vào những mục đó (ngay cả khi không mở Outlook), tín đồ dùng hoàn toàn có thể mở chúng ngay lập tức. Điều này không những giúp truy hỏi cập hối hả đến hồ hết thông tin cần thiết mà còn hỗ trợ tối ưu hóa công việc.
Đăng nhập Outlook App
3 bước để đăng nhập Outlook bên trên phiên phiên bản di động:
Bước 1: Mở áp dụng Outlook. Ví như chưa cài đặt, tín đồ dùng có thể dễ dàng tải xuống từ shop ứng dụng.Bước 2: Nhập showroom email cùng nhấn nút Kết nối.Bước 3: Nhập mật khẩu, tiếp đến chọn Đăng nhập.Đăng nhập Outlook bạn dạng web
Nếu không muốn thiết lập ứng dụng hoặc đã sử dụng máy vi tính làm việc, bạn dùng có thể dùng thủ thuật Outlook sau để singin qua trình chú tâm web.
Bước 1: Mở trình lưu ý web của Outlook và lựa chọn Đăng nhập. Bước 2: y hệt như khi thực hiện app, người dùng cần nhập địa chỉ cửa hàng email cùng mật khẩu. Sau thời điểm điền xong, nhấn vào nút Đăng nhập để xong xuôi quy trình.Lưu ý: Nếu đó là lần trước tiên người cần sử dụng đăng nhập trên sản phẩm này, congtyonline.com rất có thể yêu mong xác thực trải qua SMS.
Giao diện singin Outlook bạn dạng webGửi email
Trước khi thay chắc những mẹo áp dụng Outlook cải thiện khác, trước tiên người dùng cần hiểu phương pháp để gửi email. Đây là trong số những tính năng cơ bạn dạng nhất dẫu vậy lại vô cùng đặc biệt quan trọng trong việc tác động và liên lạc.
Bước 1: Tại bối cảnh Outlook, click chọn Thư mới nhằm bắt đầu. Bước 2: Điền vào những thông tin cơ bản như: add người nhận, nhà đề, ngôn từ thư và những tệp gắn thêm kèm. Bước 3: sau thời điểm đã điền đầy đủ thông tin và thanh tra rà soát kỹ lưỡng, hãy bấm vào nút Gửi. Email sẽ được gửi đi và người tiêu dùng sẽ thấy nó xuất hiện trong vỏ hộp Thư đang gửi.Tạo chữ ký email
Việc sản xuất một chữ ký e-mail trong Outlook không chỉ có giúp thư trở nên chuyên nghiệp mà còn khiến người nhấn dễ dàng contact khi có nhu cầu.
Bước 1: Trên giao diện Outlook, click vào biểu tượng Cài đặt (hình bánh răng). Bước 2: trong mục mua đặt, điều hướng đến tab Thư và chọn mục Thảo cùng trả lời. Trên đây, ở vị trí Chữ ký kết email, fan dùng rất có thể tạo chữ ký new hoặc chỉnh sửa chữ cam kết cũ. Bước 3: sau thời điểm hoàn thiện chữ ký, hãy nhớ click lựa chọn nút Lưu.Lên kế hoạch gửi email
Đây là một trong những mẹo thực hiện Outlook vô cùng hữu ích, đặc biệt trong các trường hợp như cần gửi thông tin đến người cùng cơ quan tại múi giờ không giống hoặc mong muốn gửi email vào một trong những thời điểm độc nhất vô nhị định.
Bước 1: sau khoản thời gian soạn chấm dứt email, hãy click vào vệt V nhỏ cạnh bên nút Gửi và lựa chọn Lên lịch gửi.Bước 2: Nhập thời gian ví dụ mà email sẽ được gửi đi và lựa chọn Gửi nhằm xác nhận.Thu hồi email đã gửi
Tính năng tịch thu email vào Outlook là một trong công nuốm vô cùng tiện ích, đặc trưng khi người tiêu dùng vô tình gửi tin tức không đúng đắn hoặc ước ao rút lại một thông báo. Ngay khi phát hiện giữ hộ sai, người dùng hoàn toàn có thể thu hồi ngay bằng cách nhấn chọn Hoàn tác.
Thêm tương tác mới trên Outlook
Mẹo áp dụng Outlook để thêm liên hệ vào danh bạ không chỉ giúp bạn dùng thâu tóm thông tin liên hệ một cách gấp rút mà còn thuận lợi cho việc quản lý và sắp xếp thông tin.
Bước 1: Trên bối cảnh Outlook, click vào biểu tượng có hình bạn (Mọi người), sau đó chọn Liên hệ mới. Biểu tượng thêm liên hệ mới bên trên OutlookBước 2: Điền không hề thiếu thông tin về tương tác như bọn họ tên, showroom email, số năng lượng điện thoại, công ty, vị trí… sau khi đã điền xong, lựa chọn Lưu nhằm hoàn tất.Tổ chức họp trực tuyến
Việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến càng ngày trở cần quan trọng, quan trọng trong bối cảnh công việc hiện đại ngày nay. Outlook được tích hợp ngặt nghèo với Teams khiến việc họp hành tuyệt học tập online diễn ra dễ dãi hơn.
Bước 1: sau thời điểm đăng nhập vào e-mail Outlook, trên thanh menu, lựa chọn Cuộc call trong Teams để mở hình ảnh Teams.Bước 2: Trên hình ảnh Teams, tìm về phần Thêm thành viên. Tại đây, bạn dùng có thể gửi link cuộc họp đến các thành viên không giống hoặc ngã sung add email của họ vào cuộc họp. Bước 3: sau khoản thời gian đã thêm thành viên và lựa chọn vẻ ngoài cuộc họp, bạn dùng chỉ việc click Hoàn tất để dứt quá trình thiết lập.Tăng không khí lưu trữ vào Outlook
Tính năng lưu trữ email hoàn toàn có thể là một vấn đề khi con số thư ngày càng các nhưng dung lượng lưu trữ thì có hạn. Tuy nhiên, tín đồ dùng hoàn toàn có thể áp dụng mẹo áp dụng Outlook sau để giảm sút gánh nặng đến hộp thư.
Bước 1: Click vào tùy lựa chọn Tools và chọn Options. Bước 2: chọn thẻ Other. Bước 3: hôm nay người sử dụng sẽ thấy mục General. Tại đây, tick vào ô Empty the Deleted Items folder upon exit. Điều này có nghĩa là mỗi khi bạn đóng Outlook, thư mục Deleted Items sẽ auto được dọn sạch, giúp tăng không khí lưu trữ.Bước 4: ví như muốn xác nhận lại trước lúc xóa vĩnh viễn các email, click vào Advanced Options. Trên đây, lựa chọn tùy lựa chọn Warn before permanently deleting items.Lời kết
Nắm bắt với áp dụng các mẹo thực hiện Outlook để giúp người cần sử dụng thực hiện công việc một bí quyết linh hoạt và công dụng hơn. Để bao gồm trải nghiệm tốt nhất có thể và huyết kiệm thời hạn khi thực hiện công thế Outlook này, người tiêu dùng có thể suy xét nâng cấp lên gói congtyonline.com 365 Business. Để bài viết liên quan và nhận hỗ trợ tư vấn miễn phí, hãy liên hệ với FPT Smart Cloud tức thì hôm nay.
Bài viết này được viết bởi vì nhóm thành phầm đã tạo ra các congtyonline.com Outlook vày lý do xuất sắc nhất hoàn toàn có thể — quý khách của công ty chúng tôi đã yêu cầu. Outlook xây dựng để được rất nhiều người xem thực hiện với nhiều nhu cầu và phong thái làm việc. Khoác dù không có "cách thức đúng đắn", nhưng có một số trong những cách thao tác làm việc trong chương trình mà chúng tôi biết là sẽ thuận tiện hơn những cách khác. Shop chúng tôi hy vọng rằng bằng cách nhận thức được các biện pháp xuất sắc nhất, các bạn sẽ có trải nghiệm xuất sắc nhất rất có thể sử dụng Outlook.
Hướng dẫn này trình diễn lời khuyên răn của cửa hàng chúng tôi về cách tận dụng tối đa Outlook. Tuy nhiên, phía trên không phải là hướng dẫn toàn diện. Một vài ba kịch bản cốt lõi được đề cập để giúp bạn tận dụng lợi thế Outlook nhu cầu cai quản thông tin của mình.
Hướng dẫn này dành riêng cho những người:
Làm việc cho doanh nghiệp lớn có bộ phận CNTT.
Nhận hơn 30 email mỗi ngày.
Dành nhiều thời hạn mỗi ngày bằng cách sử Outlook nhằm gửi với nhận thư cũng như tùy chỉnh hoặc tham gia cuộc họp.
Bất kể thiết lập cấu hình máy chủ của bạn hoặc bài bản tổ chức của chúng ta là gì, tài liệu này sẽ có lợi cho bạn.
Đối với người quản trị CNTT
Các câu bước đầu bằng logo sản phẩm congtyonline.com 365 là tham chiếu đến các thành phầm congtyonline.com 365 khác, ví dụ như congtyonline.com One
Note, và congtyonline.com Share
Point Server. Các câu đề cập đến Tự tàng trữ và Tệp dữ liệu Outlook (.pst) được lưu lại bằng biểu tượng thư mục và tệp
Trong bài viết này
Các cơ chế cơ bạn dạng để quản lý thời gian tốt
Outlook là một công ráng giúp bạn quản lý thông điệp email, lịch, danh bạ với tác vụ của mình. Như vậy, công cụ này sẽ không chỉ nằm ở chính giữa của câu hỏi liên lạc cơ mà cả việc làm chủ thời gian của bạn. Để khai thác tối đa Outlook, công ty chúng tôi đề xuất một số trong những nguyên tắc cơ bản:
Cho phép một vài thư đi qua. áp dụng quy tắc nhằm gửi thư nhưng mà bạn không nhất thiết phải đọc ngay lập tức vào thư mục của riêng rẽ chúng. Ví dụ như thư mục cho dự án hoặc thư mục đội Liên hệ. Bạn không nhất thiết phải — và một trong những tình huống số lượng lớn có thể không thể — hãy tham khảo mọi thư được gửi mang đến bạn.
Giảm số lượng vị trí bạn lưu trữ thư thủ công. Giảm lượng công việc lưu trữ nhức đầu bằng cách dựa vào search kiếm để xác định vị trí thư.
Xử lý thư của bạn bằng cách sử dụng tứ Ds. Khi gọi thư của bạn, hãy ra quyết định xem có nên:
Xóa thư (Delete it).
Thao tác bên trên thư (Do it) (phản hồi hoặc tàng trữ để tham khảo).
Ủy nhiệm thư (Delegate it) (chuyển tiếp).
Trì hoãn thư (Defer it) (bằng cách sử dụng thể loại và cờ) giúp xem lại lần thiết bị hai vào danh sách nhiệm vụ của bạn.
Giảm list việc đề nghị làm của doanh nghiệp thành một danh sách. Dùng một danh sách việc cần làm duy nhất với một lịch duy nhất để quản lý những điều bạn phải làm.
Làm việc theo lô. Cần sử dụng thể loại sẽ giúp đỡ bạn nhóm những nhiệm vụ tựa như lại cùng với nhau.
Cân đề cập kỹ lúc gửi thư. Tuân thủ những câu hỏi nên và cấm kị để viết thư tốt.
Xem lại lịch và nhiệm vụ của bạn thường xuyên.
Ngay cả khi bạn không sử dụng toàn bộ các biện pháp cực tốt được biểu đạt ở đây, câu hỏi chỉ triển khai một số làm việc sau sẽ nâng cao trải nghiệm của bạn với Outlook.
Đầu Trang
Thiết lập Outlook: bố trí
Bước trước tiên trong việc tuân theo các biện pháp tốt nhất này là cấu hình thiết lập hệ thống để buổi tối ưu hóa giải pháp bạn áp dụng Outlook. Cách thực hành cực tốt được mang lại là buộc phải có:
Để biết cụ thể về cách tùy chỉnh bố trí được khuyên răn dùng, hãy coi phần Câu hỏi thường gặp.
Đầu Trang
Thư mục
Cách thực hành tốt nhất được cho là phải có:
Hộp thư đến cho các thư mà bạn phải xử lý (giải quyết). Vỏ hộp thư đến của doanh nghiệp dành cho thư được giữ hộ trực kế tiếp bạn hoặc các bạn rất rất cần phải đọc.
Nếu bạn nhận được rất nhiều thư vốn dịch chuyển tới lui giữa một vài người khác nhau, hay cố gắng đổi lịch sự dạng coi Hội thoại. Nếu không, hãy áp dụng cách bố trí theo ngày (cách sắp xếp mặc định). Sử dụng quy tắc định dạng tự động hóa để chuyển toàn bộ thư gửi cho riêng chúng ta sang màu sắc lam.
Một thư mục tham chiếu đơn, dưới Hộp thư đến, cho tất cả tài liệu xem thêm mà chúng ta cũng có thể muốn tham chiếu lại sau này. Không tồn tại gì được tự động lưu trữ (nghĩa là, với một quy tắc) vào folder này. Đặt tên mang đến thư mục này là 1-Tham khảo. (Thêm 1- sẽ khiến nó trở thành mục đầu tiên dưới Hộp thư đến.) folder này được tạo bên dưới Hộp thư đến để bạn cũng có thể thu gọn gàng Hộp thư mang đến và loại trừ nó khỏi dạng xem.
Đặt nhằm thư mục này tự động tàng trữ hàng năm.
Lưu ý: Nếu folder này trở nên quá rộng (10.000 mục trở lên), Outlook thể trở nên chậm khi chuyển sang folder này.
Một thư mục mang đến thư cá nhân, liên quan đến công việc và riêng tư. Bài toán có một thư mục đơn lẻ cho thông tin cá nhân và liên quan đến công việc sẽ có thể chấp nhận được bạn tự do tìm kiếm thư trong những khi người khác đã đứng gần bạn mà không phải băn khoăn lo lắng về việc thư nhạy cảm về mặt cá nhân sẽ xuất hiện. Đặt tên thư mục này là 2-Cá nhân. Người cai quản có thể tất cả một thư mục chưa có người yêu cho bình luận về nhân viên của mình tên là 3-Quản lý.
Đặt để các thư mục này tự động lưu trữ hàng năm.
Một tập hợp thư mục cho thư của Nhóm Liên hệ. Không độc nhất vô nhị thiết đề nghị đọc tất cả thư gửi mang đến Nhóm contact (còn call là sever danh sách, danh sách gửi thư hoặc danh sách phân phối). Tập vừa lòng thư mục này là kho lưu trữ cho tất cả thư của Nhóm Liên hệ nhưng mà không auto được chuyển cho Hộp thư mang lại của bạn. Sinh sản một thư mục mức tối đa riêng lẻ dưới Hộp thư đến của bạn thương hiệu là Nhóm Liên hệ, rồi tạo thành một thư mục bé cho mỗi chủ đề của Nhóm Liên hệ. Thông thường, một thư mục mang lại mỗi Nhóm Liên hệ là đã đủ rồi, dẫu vậy nếu bạn sẽ ở vào một số Nhóm Liên hệ liên quan, hãy xem xét việc chuyển tất cả thư vào và một thư mục.
Thu gọn folder Nhóm Liên hệ mức cao nhất để bạn không biến thành xao nhãng bởi những thư không đọc vào thư mục mặt dưới nó.
Lưu ý: Nếu bạn cần đọc phần đông thư bên trên một Nhóm Liên hệ, thì đừng tạo thư mục mang lại nhóm đó. Những thư này yêu cầu chuyển thẳng vào hộp thư cho của bạn.
Đặt nhằm thư mục Nhóm Liên hệ của bạn tự động lưu lại trữ mỗi sáu tháng hoặc liên tục hơn nếu chúng gồm tính nhạy bén theo thời gian — chẳng hạn, một Nhóm Liên hệ để tìm chuyến du ngoạn chung xe nên được tàng trữ hàng ngày.
Search Folders
Thư mục tìm kiếm kiếm có lợi cho việc thu thập thông tin từ các thư mục thư cùng RSS không giống nhau. Thư mục kiếm tìm kiếm có thể đặc biệt hữu ích khi bạn cần thu thập tin tức được lưu trong những thư mục không giống nhau — ví dụ như khi sẵn sàng cho cuộc họp hàng quý.
Nếu chúng ta nhận được cân nặng lớn thư (hơn 200 thư một ngày), thì thư mục search kiếm rất có thể là một cách hữu ích để bạn phân tích thư từ những người dân gửi không giống nhau.
Yêu yêu thích (tùy chọn)
Yêu thích có thể chấp nhận được nhìn thấy những thư mục mà có khả năng sẽ bị chôn sâu trong danh sách thư mục thư của doanh nghiệp nếu không tồn tại tính năng này.
Yêu thích, một tập hợp con của những thư mục thư, mở ra ở phía trên cùng của phòng dẫn hướng. Việc thực hiện Yêu thích chưa phải là yêu ước để khối hệ thống này hoạt động, cơ mà nếu bạn có một màn hình nhỏ, bạn có thể thu nhỏ cực tiểu phòng Dẫn hướng và vẫn lưu trữ thư của chính bản thân mình thành công bằng cách kéo thư vào thanh vẫn thu nhỏ, tiến hành tìm kiếm thông thường, rồi dẫn hướng tới Lịch, Liên hệ với Nhiệm vụ.
Cách thực hành rất tốt được cho là nên tất cả những thư mục dưới đây trong Yêu thích của bạn: Hộp thư đến, 1-Tham khảo, Các mục Đã gửi cùng Các mục Đã xoá.
Đầu Trang
Quy tắc
Mục đích của việc tổ chức triển khai Outlook chúng ta là để giảm lượng "tiếng ồn" không cần thiết trong vỏ hộp thư đến của người tiêu dùng và làm cho những mục quan trọng nhất bong bóng lên trên cùng. Quy tắc giúp đỡ quy trình này bằng cách di chuyển thư vào thư mục dựa trên các tiêu chí mà các bạn đặt. Quy tắc đã lọc các thư nhờ cất hộ vào vỏ hộp thư đến của người sử dụng để chỉ chất nhận được các mục cần phải đọc.
Cách thực hành cực tốt được mang lại là buộc phải có các quy tắc tiếp sau đây (chi ngày tiết về cách tùy chỉnh thiết lập các quy tắc này phía bên trong Câu hỏi thường gặp ở cuối tài liệu này):
Trả lời Tự động Di chuyển tất cả phản hồi về cuộc họp vốn không có nội dung đến những mục Đã xóa. Bạn có thể xem ai đã chấp nhận bằng phương pháp kiểm tra tab theo dõi bên phía trong cửa sổ cuộc họp.
Tới: Tôi phần đông thư được gởi trực tiếp mang đến bạn hoặc gồm bạn bên trên dòng Cc sẽ tiến hành gửi mang lại Hộp thư cho và ko được quy tắc không giống xử lý, ngay lập tức cả lúc thư cũng khá được gửi đến một tổ Liên hệ.
Yêu mong họp được Gửi mang đến Hộp thư đến tất cả yêu cầu họp, ngay cả khi được gửi tới một nhóm Liên hệ, nên được gửi mang lại Hộp thư đến.
Trì hoãn Các mục Đã gửi nguyên tắc này đang trì hoãn việc gửi thư vào một phút hoặc thọ hơn. Khi sử dụng quy tắc này, hãy bảo đảm thư của người tiêu dùng đã được gởi đi trước khi bạn tắt sản phẩm công nghệ tính.
Lưu ý: Đây là luật lệ chỉ sống phía lắp thêm khách; nó đang không hoạt động trên Outlook Web app (OWA).
Nhóm Liên hệ các thông điệp email được gởi đến một tổ Liên hệ sẽ được gửi đến một folder Nhóm Liên hệ — trừ khi những từ khóa của nó gợi ý rằng thư quan liêu trọng đối với bạn, nhưng mà trong trường hợp kia thư sẽ được gửi mang đến Hộp thư đến của bạn. Nhiều Nhóm Liên hệ tương tự hệt nhau nên thực hiện cùng một quy tắc với được lưu trữ trong và một thư mục. Nếu bạn là thành viên của một Nhóm Liên hệ mà bạn cần đọc phần nhiều thư, thì đừng tạo quy tắc mang lại nhóm đó. Toàn bộ thư mà chúng ta phải đọc phải đi trực tiếp vào hộp thư mang lại của bạn.
Đầu Trang
Thanh Việc Cần Làm
Thanh To-Do là bảng sinh hoạt phía bên buộc phải của Outlook. Nó hiển thị cho bạn một lịch, các cuộc hẹn tới đây và danh sách trách nhiệm hợp tốt nhất của bạn, trong những số ấy chứa:
Thư bạn cần phản hồi (thư được đính thêm cờ).
Liên hệ bạn cần gọi (liên hệ được lắp cờ).
Nhiệm vụ gây ra ngẫu nhiên.
Cách thực hành tốt nhất nhằm thiết lập Thanh bài toán Cần có tác dụng là:
Hiển thị một Bộ điều hướng Ngày tháng (được bật theo mặc định).
Hiển thị trách nhiệm (được bật theo mặc định).
Hiển thị contact yêu thích.
Cách sắp tới xếp nhiệm vụ mặc định là theo Ngày Đến hạn, nhưng bạn có thể cân nhắc biến đổi cách bố trí theo Ngày Bắt đầu, tùy trực thuộc vào khi bí quyết bạn sử dụng cờ. Nếu bạn muốn xem nhiệm vụ mà chúng ta đã chuyển sang tuần tới vào Thứ hai, hãy sắp xếp theo Ngày Bắt đầu. Nếu bạn muốn coi nhiệm vụ vào ngày đến hạn của chúng, hãy sắp xếp theo Ngày Đến hạn.
Cờ Mặc định
Cách thực hành tốt nhất được cho là nên được sắp xếp cờ Bấm nhanh thành Hôm nay (mặc định).
Đầu Trang
Thông báo
Nếu các bạn nhận được rất nhiều thư hoặc dễ dàng bị xao nhãn bởi âm nhạc thông báo vốn phát nhằm báo thư đến, công ty chúng tôi khuyên bạn nên tắt những tùy chọn sau đây:
Biểu tượng phong bì mở ra trên Outlook tượng phong phân bì trong thanh tác vụ Windows
Con trỏ chuyển đổi thành phong bì trong giây lát
Âm thanh đi kèm với tất cả thiết đặt phía trên
Để chuyển đổi các setup này, hãy lựa chọn nút Tệp, chọn Tùy chọn, rồi lựa chọn Thư.
Bên bên dưới Thư đến, hãy xóa chọn tất cả hộp kiểm.
Đầu Trang
Thể loại
Thể các loại trong Outlook chất nhận được bạn thống trị các mục theo rất nhiều cách thức khác nhau. Có bố kiểu thể loại bao gồm mà shop chúng tôi khuyên đề nghị tạo:
Dự án (có thể bao gồm người)
Chủ đề
Vị trí hoặc hoạt động
Thể loại không hẳn là khía cạnh buộc phải của khối hệ thống này, nhưng chúng sẽ giúp mọi việc dễ dàng hơn ví như bạn chăm sóc đến việc thực hiện chúng. Chẳng hạn, chúng rất có thể giúp bạn tiện lợi hơn khi khẳng định điều bạn có thể làm ngay hiện giờ và khiến cho bạn nhóm các nhiệm vụ tương tự hệt nhau để chúng ta có thể thực hiện toàn bộ nhiệm vụ thuộc lúc.
Để chế tạo thể loại, hãy có tác dụng như sau:
Trong dạng xem bất kỳ, trên tab Trang đầu, trong nhóm Thẻ, lựa chọn Phân loại, rồi chọn toàn bộ Thể loại.
Cách thực hành rất tốt được cho là nên có một thể loại cho:
Mỗi nhân viên cấp dưới dưới quyền và người quản lý của bạn đến các mục mà bạn muốn xem lại vào cuộc họp tới (chẳng hạn như tiện loại có tên 1:1 fan quản lý).
Mỗi vị trí hoặc loại hoạt động chính mà bạn thực hiện, để bạn có thể thực hiện những hành động hàng loạt (một phần hữu ích của việc quản lý nhiệm vụ của bạn), ví dụ:
Trực tuyến cho những nhiệm vụ mà bạn chỉ hoàn toàn có thể thực hiện tại trực tuyến hoặc trải qua trình để mắt Web.
Đọc cho những nhiệm vụ chỉ việc đọc — không phải phản hồi. Thể các loại này hữu ích cho những thư hoặc phần lắp kèm nhiều năm mà bạn cần đọc nhưng chẳng thể xem tức thì lập tức.
Đang đợi cho các nhiệm vụ tốt thư mà bạn đang chờ làm phản hồi, nhưng lại không có hành vi tiếp theo rõ ràng mang đến bạn.
phía trước một số thể loại nhất định giúp giữ phần đa thể loại này ở phía trên cùng của list thể các loại và nhắc chúng ta về vị trí bạn nên có mặt khi triển khai nhiệm vụ này (ví dụ như
Mỗi chủ đề hoặc dự án quan trọng đặc biệt để chúng ta có thể dễ dàng tìm kiếm thấy thư trên một chủ đề nhất quyết — đặc biệt là lúc không có từ như thế nào trong nội dung hoặc công ty đề của thư hỗ trợ cho thư mở ra trong tìm kiếm.
Xem thêm: Tại Sao Phải Lập Kế Hoạch Kinh Doanh Trước Khi Bắt Đầu, Vì Sao Phải Lập Kế Hoạch Kinh Doanh
Các mục đặc biệt phải hoàn thành trong từ bây giờ và không thể đưa sang ngày khác.
Bạn có thể áp dụng những thể loại cho một mục 1-1 — ngược với vấn đề lưu trữ, trong số đó các mục chỉ rất có thể nằm vào một thư mục tuyệt nhất tại một thời điểm. Chẳng hạn, một thư đặc biệt mà bạn có nhu cầu thảo luận với người cai quản của mình trước khi phản hồi hoàn toàn có thể được phân loại với tất cả thể loại
Email với thể loại 1:1 fan quản lý.
Thể nhiều loại Bấm Nhanh của chúng ta nên là thể loại mà bạn áp dụng liên tiếp nhất.
Để đặt thể nhiều loại Bấm nhanh của bạn, hãy có tác dụng như sau:
Trong dạng coi bất kỳ, trên tab Trang đầu, trong nhóm Thẻ, lựa chọn Phân loại, rồi chọn Đặt Bấm Nhanh.
Như bạn sẽ thấy, thể loại giúp làm nổi bật thư và nhiệm vụ trong Thanh việc Cần làm cho của bạn, giúp tìm kiếm công dụng hơn và khiến cho bạn chuẩn bị sẵn sàng đến cuộc họp.
Lưu ý: Hãy cẩn trọng khi phân loại thư gởi đi — người nhận của bạn có thể thấy được thể loại của bạn.
Đầu Trang
Các bước nhanh
Bước cấp tốc cung cấp cho bạn khả năng tiến hành nhiều hành vi chỉ với một lượt bấm. Chúng là 1 công cầm cố hữu ích sẽ giúp bạn giữ lại một vỏ hộp thư đến thật sạch sẽ và nói chung sẽ tác dụng hơn trong việc áp dụng Outlook. Bất cứ lúc nào bạn thấy mình thường xuyên thực hiện các bước tương trường đoản cú Outlook, hãy thử tạo nên Một bước Nhanh.
Cách thực hành tốt nhất có thể được mang lại là bắt buộc có quá trình Nhanh sau đây. Để biết thêm thông tin, hãy xem tự động hóa các nhiệm vụ thông thường hoặc lặp lại với Bước Nhanh:
Tham khảo | Đánh dấu thư là đã đọc. Chuyển đến thư mục 1-Tham khảo của bạn. | Đây là nút lưu trữ với một đợt bấm của bạn. |
Cá nhân | Đánh dấu thư là đã đọc. Chuyển cho thư mục 2-Cá nhân của bạn. | Để lưu trữ thư cá nhân. |
Xong | Đánh dấu thư là đã đọc. Đánh dấu thư là đã trả thành. Chuyển mang đến thư mục 1-Tham khảo của bạn. | Đối với các thư tìm hiểu thêm mà bạn đã ý kiến hoặc xử lý theo phong cách khác. |
Trì hoãn* | Đánh dấu thư là đã đọc. Gắn cờ đến thư là một nhiệm vụ vào Hôm nay Chuyển cho thư mục 1-Tham khảo của bạn. | Đối cùng với thư mà bạn muốn xử lý sau. |
*Bước Nhanh cá thể và Trì hoãn không hẳn là những Bước nhanh mặc định.
Bước nhanh Tùy chọn
Ngoài các bước Nhanh liệt kê sinh hoạt trên, tùy thuộc vào công việc và những hoạt động hàng ngày của mình, bạn có thể muốn tạo các loại cách Nhanh sau đây:
Phân loại & dịch rời | Đánh dấu thư là đã đọc. Phân một số loại thư. Chuyển đến thư mục 1-Tham khảo của bạn. | Bạn phân nhiều loại nhiều thư của chính mình trước khi tàng trữ thư sẽ giúp bạn tìm kiếm thấy bọn chúng sau này. Tạo một thư mục cho từng thể nhiều loại mà các bạn thường dùng. |
Gắn cờ và Di chuyển | Đánh dấu thư là đã đọc. Gắn cờ mang đến thư. Chuyển đến thư mục 1-Tham khảo của bạn. | Bạn gắn cờ mọi thứ vào những ngày khác nhau, ví dụ như Ngày mai, Tuần Này, v.v. Hãy tạo một ngày cho từng cờ chúng ta thường dùng. |
Gắn cờ, Phân loại & Di chuyển | Đánh dấu thư là đã đọc. Gắn cờ mang lại thư. Phân nhiều loại thư. Chuyển mang đến thư mục 1-Tham khảo của bạn. | Bạn dùng một vài thể loại để giúp mình hiểu ngữ cảnh của nhiệm vụ. Ví dụ: |
Thông tin mang đến bạn và Di chuyển | Đánh dấu thư là đã đọc. Tạo một thư chuyển tiếp dưới dạng thư thông tin cho bạn Chuyển đến thư mục 1-Tham khảo của bạn. | Bạn thường gửi tiếp thư điện tử đến tín đồ khác (bài viết, v.v.) |
Ủy nhiệm | Đánh dấu thư là đã đọc. Tạo một thư chuyển tiếp nối một bạn cụ thể Chuyển mang đến thư mục 1-Tham khảo của bạn. | Bạn dấn thư vốn dành cho tất cả những người khác. |
Nhiệm vụ | Tạo một nhiệm vụ với phần đính kèm Xóa thư | Bạn cần thêm ngữ cảnh mang đến thư được lắp cờ. |
Nhóm Liên hệ | Đánh dấu thư là đã đọc. Chuyển tới thư mục nhóm Liên hệ của doanh nghiệp (hoặc đến một thư mục Nhóm contact cụ thể). | Bạn dìm được một vài thư từ các Nhóm Liên hệ trong Hộp thư đến của bạn do những quy tắc một cách kế bên ý muốn. Ví dụ: các bạn có một luật lệ để tàng trữ tất cả thư từ folder Nhóm Liên hệ vào một thư mục, trừ lúc thư có từ thanh sinh hoạt vị trí ngẫu nhiên trong nội dung. Đôi khi, ai đó sẽ gửi thư đến folder Nhóm Liên hệ bao gồm chứa tự thanh, tuy vậy đây không hẳn là điều tương quan đến bạn. |
Trả lời & Xóa | Mở cửa sổ trả lời. Xóa thư gốc | Bạn thường nhận thấy thư cấp tốc mà bạn cần trả lời, mà lại sau đó, bạn không yêu cầu thư gốc. Ví dụ: "Này, bạn có muốn đi ăn trưa không?" Câu vấn đáp của bạn: "Chắc chắn!" |
Sau khi bạn bắt đầu tạo Bước Nhanh, bạn sẽ thấy rằng có thể có các cách khác để buổi tối ưu hóa số lần bấm quan trọng để dứt điều gì đó. Bất kỳ lúc nào bạn dìm thấy mình tiến hành cùng một việc nhiều lần, hãy thử tạo một Bước Nhanh. Và khi dự án công trình thay đổi, hãy cập nhật Bước nhanh của bạn để chúng là những điều duy nhất mà bạn thực sự làm.
Đầu Trang
Chinh phục hộp thư đến của chúng ta với bốn chữ D
Sau lúc thiết lập hệ thống của mình, bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để ban đầu quản lý thư đến. Bằng cách trở thành Hộp thư đến của bạn thành vị trí trung vai trung phong để nhận thư quan tiền trọng, bạn cũng có thể xem qua nó với sự tin cậy rằng mỗi mục đông đảo là điều bạn cần xử lý.
Đối với mỗi thư trong vỏ hộp thư cho của bạn:
Nếu thư ko quan trọng, hãy xóa ngay lập tức (delete it).
Nếu có thể thao tác trên thư trong một hoặc hai phút, hãy triển khai (trả lời, lưu giữ trữ, gọi, v.v.) (do it).
Nếu thư không phải dành cho bạn hoặc nếu bạn có thể, hãy ủy nhiệm (chuyển tiếp) thư (delegate it).
Nếu chúng ta cần làm việc trên thư, nhưng mất nhiều hơn nhì phút (kể cả đọc), hãy trì hoãn thư (defer it).
Nếu bạn phải thư để tìm hiểu thêm (ngay cả khi chúng ta đã ra quyết định trì hoãn thư), hãy dịch chuyển thư vào thư mục xem thêm của bạn. Mục tiêu là bớt số lần các bạn phải xem từng thư.
Xóa thư (Delete it)
Xóa thư mà các bạn không cần đọc. Nếu chính là thư rác, hãy xoá thư.
Nếu chúng ta không khi nào muốn nhấn thư khác ví như một phần của hội thoại này, hãy bỏ qua thư.
Thực hiện: Cuộc tập trận dài hai phút
Thật đáng kinh ngạc về mọi điều có thể làm được trong hai phút. Ví dụ: rất có thể phản hồi các thư trong hai phút trở xuống. Cơ mà nếu một thư yêu cầu nhiều hơn nhì phút nhằm xử lý, hãy trì hoãn thư. Để bao gồm cảm thừa nhận về khoảng thời hạn hai phút, thử đo thời hạn cho thiết yếu bạn.
Sau khi bạn xử lý thư, hãy thực hiện một vào những thao tác sau:
Xóa thư giả dụ thư ít quan trọng.
Để giữ giữ phiên bản ghi về hầu hết điều chúng ta đã làm, nhất là cho mục đích phản ánh vào lúc thời gian reviews hàng năm hoặc để chuẩn bị báo cáo, hãy thực hiện Bước cấp tốc Xong, làm việc này cũng đánh dấu thư là đã hoàn thành.
Ủy nhiệm thư (Delegate it)
Đôi khi bạn nhận được thư vốn thiệt ra là dành cho tất cả những người khác xử lý. Một trong những trường thích hợp này, hãy vấn đáp và bao hàm người mà bạn đang ủy quyền thư bên trên dòng Tới. Nếu như khách hàng nhận thấy mình đang thực hiện điều này thường xuyên xuyên, hãy cân nhắc việc tạo bước Nhanh để trả lời và thêm bạn ủy nhiệm vào dòng Tới.
Nếu bạn muốn theo dõi sau đó, hãy gắn thêm cờ chính bạn vào thư trước lúc gửi đi. Trong Thanh vấn đề Cần làm cho của bạn, hãy đánh dấu nhiệm vụ với thể một số loại
Đang đợi.
Trì hoãn thư (Defer it)
lúc nào nên trì hoãn thưViệc trì hoãn thư nghĩa là các bạn sẽ xem lại thư sau, khi có thời gian.
Lý vị để trì hoãn thư:
Không thể giải pháp xử lý thư trong khoảng dưới nhị phút.
Mất nhiều thời gian để phát âm thư.
Thư cần phải có phản hồi được soạn thảo cẩn thận.
Thư cần bao gồm hành động bổ sung trong công tác khác (chẳng hạn như "Cần thêm vào tài liệu ").
bí quyết trì hoãn thư: thêm cờ cho thưKhi bạn quyết định rằng mình không có thời gian để xử trí một thư ngay lập tức, bạn có thể gắn cờ đến thư:
Nếu chúng ta cần làm việc trên thư trong hôm nay, hãy đính cờ Hôm nay (chỉ cần click chuột trái vào cờ).
Nếu bạn có thể trì hoãn thọ hơn, hãy nhấp chuột phải vào thư cùng gắn cờ ngày muộn hơn.
Nếu các bạn sẽ cần tìm hiểu thêm đến thư nhiều hơn nữa một lần và bạn có nhu cầu có thể thuận lợi truy nhập vào thư, hãy kéo thư đến nhóm Sau này vào Thanh Việc Cần Làm. Nếu bạn ko có nhóm Sau này, hãy đặt cờ Ngày Bắt đầu bên trên nhiệm vụ thành 100 năm trong tương lai. (Hạn chế sử dụng cờ này nhằm nó không đổi thay cờ đa-zi-năng quá tải.)
Nếu bạn sẽ cần thư về sau gần, gắn cờ Không có Ngày để thư xuất hiện thêm ở phía trên cùng của Thanh Việc Cần Làm. Tiêu giảm sử dụng nhóm này với xóa thường xuyên xuyên, vì nó nằm ở bên trên cùng của danh sách trọng trách của bạn.
Ngoài việc gắn cờ mang đến thư, chúng ta có thể:
Thêm các thể loại phù hợp.
Chọn bước Nhanh Tham khảo để đánh dấu thư là vẫn đọc, trường hợp thư chưa được ghi lại là sẽ đọc và lưu trữ thư vào folder tham khảo của công ty (1-Tham khảo).
Nếu chúng ta thấy rằng mình đang vận dụng thể các loại và cờ kiểu như nhau những lần, hãy tạo Bước nhanh mới nhằm gắn cờ, phân một số loại và lưu lại trữ.
Sau lúc 1 mục được đính cờ, mục đó sẽ lộ diện trong Thanh Việc Cần Làm. Bằng cách gắn cờ mang đến thư và tàng trữ thư vào thư mục tìm hiểu thêm của mình, bạn đã giải pháp xử lý thư và bây giờ có thể chuyển thư thoát ra khỏi tầm nhìn. Tuy nhiên, vì nó nằm trong danh sách trọng trách của bạn, chúng ta cũng có thể chuyển thanh lịch thư tiếp sau và biết rằng các bạn sẽ trở lại mục được thêm cờ sau.
Nếu bạn có nhu cầu thêm thông tin vào mục được thêm cờThay đổi tên tác vụ bằng phương pháp chọn nó trong thanh To-Do hoặc click chuột phải vào nhiệm vụ đó và chọn Đổi tên Tác vụ. Bài toán đổi tên nhiệm vụ đang không đổi khác chủ đề của thư, nhưng giúp cho bạn dễ hiểu trách nhiệm tiếp theo của chính bản thân mình là gì.
Tạo một nhiệm vụ với thư sống dạng phần đính kèm.
Bạn cũng rất có thể thêm thể loại sẽ giúp đỡ mình xem nhanh vị trí của hành động tiếp theo. Việc xem lướt qua Thanh việc Cần có tác dụng chứa những nhiệm vụ được phân nhiều loại sẽ cho bạn biết điều bạn cũng có thể thực hiện tại ngay (
Cuộc họp).
Sau khi giải pháp xử lý thư, bạn có thể xử lý danh sách trọng trách của mình. Đây là khi chúng ta trả lời những thư mà bạn đã trì hoãn.
Chỉ cần lưu trữ thưĐôi khi bạn nhận được thư nhưng bạn không cần thiết phải thao tác, mà lại là thư mà bạn có thể cần đến vào một ngày trong tương lai. Một ví dụ hay là thư cất hướng dẫn. Tàng trữ những thư này trong folder tham khảo của chúng ta (1-Tham khảo) bằng cách chọn cách Nhanh tham khảo của bạn. Vấn đề thêm thể loại để giúp đỡ dễ search thư rộng sau này nếu như bạn cần đến (chẳng hạn như
Dự án). Thực hiện điều này trước lúc lưu trữ với Bước Nhanh.
Sau khi trả tất vấn đề xử lý thư, bạn sẽ có một hộp thư đến gọn gàng và có thể tập trung vào định kỳ và nhiệm vụ của bạn.
Đầu Trang
Xem lại mặt hàng ngày: quản lý thời gian và trọng trách của bạn
Cách thực hành tốt nhất có thể được cho là đề xuất dành thời gian vào mỗi buổi sớm để quản lý danh sách trọng trách và kế hoạch của bạn. Điều này bao gồm:
Xem lại các cuộc hẹn và cuộc họp của bạn trong thời gian ngày và tuần sắp đến tới.
Xem lại các nhiệm vụ của bạn và thực hiện điều chỉnh.
Thêm cuộc hẹn vào lịch của người tiêu dùng để dành thời hạn hoàn thành công việc.
Từ chối
Khi chúng ta xem lại lịch với danh sách nhiệm vụ của mình, hãy thực tế về phần lớn điều bạn có thể thực hiện. Đôi khi điều này có nghĩa là phải từ bỏ chối. Dưới đấy là một số cách để lấy lại thời gian bằng cách từ chối:
Từ chối cuộc họp nhưng mà bạn không nhất thiết phải tham dự. Vâng, bạn có thể có tác dụng điều này.
Xoá nhiệm vụ mà bạn không cần phải làm hoặc chúng ta biết là mình sẽ không làm.
Gửi thư để cho tất cả những người khác biết rằng chúng ta đang cân nhắc về phản hồi (và bảo đảm gắn cờ chính bạn vào thư khi gửi). Cần báo cho những người khác biết rằng các bạn sẽ phản hồi vào một ngày thực tế thì tốt rộng là nhằm người đó nghĩ rằng bạn vẫn quên yêu cầu.
Quản lý lịch
Thực tế là nếu khách hàng có một ngày cất đầy cuộc họp, thì bạn đã có ít thời gian hơn để hoàn thành nhiệm vụ với viết thư, bởi vì vậy hãy di chuyển nhiệm vụ sang ngày khác.
Nếu một trách nhiệm sẽ chiếm thời gian dài hoặc nếu đó là vấn đề bạn bắt buộc làm (ngược với trọng trách mà bạn quyết định rằng bản thân không cần làm), hãy kéo nó từ Danh sách Nhiệm vụ Hàng ngày lên kế hoạch để dành thời gian.
Các cách để tạo nhiệm vụ
Khi các bạn xem qua định kỳ và trọng trách của mình, nặng nề tránh khỏi bài toán bạn sẽ bắt đầu nghĩ về đầy đủ điều khác mà lại mình đề nghị làm. Dưới đây là một số cách để tạo trọng trách trong Outlook:
Gắn cờ cho thư.
Nhập vào hộp Nhập trọng trách mới ở phía trên cùng của danh sách nhiệm vụ.
Dùng lối tắt keyboard Ctrl+Shift+K để tạo nhiệm vụ mới.
Nếu bạn đang lái xe pháo và rất có thể làm điều dưới đây một phương pháp hợp pháp và an toàn, hãy dùng tính năng ghi nhớ thoại trên thiết bị di động cầm tay hoặc điện thoại di động để ghi âm nhiệm vụ của bạn và phiên âm tiếp nối vào danh sách Việc bắt buộc Làm.
Nếu bạn đang họp, hãy ghi chú trong One
Note. Những mục được gắn thêm cờ One
Note xuất hiện trong danh sách Outlook nhiệm vụ.
Các cách để quản lý nhiệm vụ
Dưới đó là các cách bạn có thể giúp mình xử trí nhiệm vụ:
Thêm nhiệm vụ khi chúng ta đến cùng với bạn bằng phương pháp nhập vào vỏ hộp Nhập nhiệm vụ mới trong Thanh To-Do hoặc sinh hoạt đầu danh sách Nhiệm vụ, trong vòng trống trống trong list Nhiệm vụ hàng ngày hoặc bằng phương pháp chọn nhiệm vụ Mới vào ribbon.
Dọn dẹp nhiệm vụ mà bạn không cần làm. Danh sách nhiệm vụ là không gian quan trọng của công ty — đừng nhằm nó lộn xộn, nếu như không sự có ích của nó sẽ mất đi. Đối với thư được gắn cờ mà bạn có nhu cầu giữ lại, nên lựa chọn Loại quăng quật khỏi Danh sách, trường hợp không, chỉ việc Xóa.
Đánh dấu xong xuôi cho trách nhiệm đã hoàn thành để loại bỏ bọn chúng khỏi Thanh Việc Cần Làm.
Giúp nhiệm vụ dễ triển khai hơn bằng cách đổi nhà đề trách nhiệm của thư được gắn cờ. Chẳng hạn, thư được gắn cờ gồm dòng chủ thể Không thể thay đổi tư bí quyết thành viên team qua bàn phím buộc phải được thay tên thành Trả lời Ryan, vốn là hành động tiếp theo vào nhiệm vụ này. Để biến hóa chủ đề tác vụ, nên lựa chọn mục vào thanh To-Do cùng nhập chủ đề new hoặc bấm chuột phải, rồi chọn Đổi tên Tác vụ. Bài toán thay đổi chủ đề trách nhiệm không làm thay đổi chủ đề của thư. Chỉ bao gồm chủ đề mà bạn thấy trong danh sách nhiệm vụ sẽ nỗ lực đổi.
Sắp xếp lại các nhiệm vụ của bạn để nhóm những nhiệm vụ tựa như lại cùng với nhau, chẳng hạn như những nhiệm vụ gồm cùng tiện loại. Để di chuyển tác vụ, nên lựa chọn nhiệm vụ trong danh sách trọng trách và kéo nó. Bằng phương pháp này, chúng ta có thể thực hiện các nhiệm vụ tương tự như cùng nhau.
Kéo nhiệm vụ trong Danh sách Nhiệm vụ Hàng ngày và trong Thanh Việc Cần Làm cho ngày mà các bạn dự định triển khai nhiệm vụ. Đối với những nhiệm vụ mất những thời gian, hãy kéo nhiệm vụ lên định kỳ để dành thời gian xong những trách nhiệm này.
Mặc dù bắt buộc giữ chống nắp, nhưng mà đừng dành riêng nhiều thời gian ưu tiên và thống trị danh sách nhiệm vụ của bạn. Vượt trình làm chủ danh sách trọng trách không đề xuất chiếm trọn cuộc sống của bạn!
Sử dụng định kỳ của bạn: chế tạo cuộc hứa để thống trị thời gian
Ghi nhớ: luôn luôn có nhiều việc cần làm hơn là thời hạn để làm.
Một phần trong bài toán quản lý thời gian hiệu quả là bạn cần thời gian để xử trí thư, quản lý cuộc hẹn và nhiệm vụ của mình và suy nhĩ về điều chúng ta phải làm.
Bạn có thể lên lịch thời gian này mang lại chính bản thân với các cuộc hẹn với cuộc họp liên tiếp trên định kỳ của bạn. Yêu cầu xem lịch của bạn là kế hoạch thực sự mang lại thời gian của người sử dụng — nếu bạn đã lên lịch một việc thì kia là điều bạn khẳng định thực hiện vào khoảng đó.
Dành thời hạn để:
Xử lý thư của bạn. Câu hỏi dành thời gian để xử trí thư đặc trưng quan trọng nếu bạn nhận được nhiều thư. Ngay cả khi bạn đã tùy chỉnh thiết lập quy tắc để chỉ có các thư quan trọng xuất hiện trong hộp thư mang lại của mình, bạn vẫn cần thời gian để giải pháp xử lý các thư đó.