Phần mềm cai quản văn bản, công văn đi – mang lại trực tuyến – Fast
Work Dispatch, giúp doanh nghiệp xóa sổ mọi quy trình, thủ tục rườm rà và tiến ngay sát hơn tới tư tưởng “doanh nghiệp số”. 

Không nên chỉ những cơ quan nhà nước mới tất cả nhu cầu làm chủ công văn mang lại – đi, mà phần lớn tổ chức, doanh nghiệp đều phải có một lượng to văn bản, công văn cần được lưu trữ lâu bền hơn về sau.

Ngày nay, sự phạt trển mạnh của quá trình thay đổi số với mô hình làm việc online từ xa đang ngày dần nở rộ, tiến trình xử lý và lưu trữ văn bạn dạng truyền thống ngoài ra đã lạc hậu, lỗi thời. Vì chưng lẽ, nó tàng ẩn nhiều khủng hoảng rủi ro do quản lí lý, lưu trữ không tập trung, tốn kém không ít thời gian và sức lực lao động tra cứu khi cần, không có quy trình cách xử lý công văn cho – đi chuyên nghiệp, thậm chí còn còn bị trì trệ dần bởi khoảng cách địa lý.

Mục lục nội dung:

Thực trạng công tác cai quản văn bản, công văn mang đến – đi tại các doanh nghiệp hiện nay nay

Hiện trên doanh nghiệp bạn đang quản lý hồ sơ như thế nào? bao gồm phải tất cả chúng các được in ra giấy A4 với số lượng lớn? Từng phòng ban, cá thể có tương quan đều yêu cầu lưu trữ bạn dạng cứng mỗi nơi một vài tờ?

Đồng ý rằng một tờ giấy bắt buộc là vấn đề lớn, mà lại xét trong thời gian dài vận động theo quý, theo năm trên quy mô toàn doanh nghiệp, địa điểm công văn đó thực sự đáng ngại. đề cập cả sau khi được lau chùi định kỳ, đống sách vở sẽ lại mau chóng đầy lên!

Càng khó thống trị hơn nữa trường hợp doanh nghiệp có văn chống nhỏ, lượng văn phiên bản đi – đến những và nhân viên văn thư không linh hoạt trong tiến trình xử lý

Tất cả những công văn cho và đi tại doanh nghiệp đa phần là công văn giấy. Vì đó, sau khi công văn được xử lý sẽ được phân các loại và thu xếp theo những tệp làm hồ sơ tại những kệ tủ vào kho lưu lại trữ. Tuy nhiên, đó cũng là vấn đề không ổn khi yêu cầu tìm tìm lại công văn vị công văn không được khắc số thứ tự, nhiều loại văn bản, có rất nhiều tệp hồ sơ tương tự nhau, khiến việc tìm kiếm kiếm mất nhiều thời gian.

Khối lượng công văn càng ngày nhiều, diện tích lưu kho vượt tải, việc không ngừng mở rộng diện tích giữ kho sẽ khiến cho doanh nghiệp tốn nhiều đưa ra phí. Bởi chưa phải thuê thêm tủ, diện tích 1, 2m mà có thể phải mướn một văn phòng và công sở khác với kho lưu trữ rộng hơn.

Việc cai quản lý, thu xếp công văn thiếu công nghệ và tàng trữ bằng bạn dạng cứng giấy qua không ít năm chưa kể đến yếu tố qua nhiều đời nhân viên đó là lý vày kiến văn bản, công văn “không cánh mà lại bay”. Thậm chí là do điều kiện lưu trữ không tốt dẫn đến độ ẩm mốc, con chuột cắn… gây mất đuối hoặc thất lạc giấy tờ.

Thường công văn mang lại sẽ được thành phần văn thư tiếp nhận, kế tiếp vào sổ và xác nhận độ bảo mật. Nếu là công văn thông thường sẽ được chuyển lên chánh văn phòng (thư cam kết giám đốc), trên đây, thư ký kết giám đốc phân loại rồi đưa đến chỉ đạo phê duyệt.

Sau kia văn thư dấn về đóng vệt và triển khai in thành nhiều bản chuyển tiếp tới những phòng ban liên quan. Đồng thời đưa 1 phiên bản vào tệp hồ nước sơ giữ trữ.

Công đoạn này thường lặp đi tái diễn và được làm bằng tay nên mất không ít thời gian chạy đi chạy lại, nhân viên đón nhận thông tin chậm, đặc trưng là tác động đến công suất xử lý quá trình của chính văn thư đó.

Sự phát triển lập cập của mạng internet và các nền tảng công nghệ ra đời, nhất là sự ra đời của Fast
Work Dispatch – Phần mềm làm chủ văn bản, công văn đi – cho trực tuyến đã hỗ trợ doanh nghiệp xử lý triệt để bài toán số hóa khối hệ thống công văn lên phần mềm và quản lý, giữ trữ triệu tập công văn trên một hệ thống bằng technology điện toán đám mây.

Phần mềm thống trị văn bản – Fast
Work Dispatch là gì?

Nằm trong hệ thống phần mềm Quản trị nội cỗ OFFICE+, Fast
Work Dispatch giúp cai quản mọi văn bản, công văn đi – cho trong doanh nghiệp. Giúp công ty lớn số hóa các loại văn bản, công văn hành chính bởi giấy lên phần mềm thành văn bạn dạng điện tử. được cho phép doanh nghiệp tạo, tiến hành phê duyệt, quản ngại lý, lưu trữ và tra cứu nhanh ngay trên hệ thống phần mềm bởi smartphone. Đồng thời chuẩn hóa và tối giản tiến trình xử lý công văn, văn bản.

Để mày mò nhanh về phần mềm thống trị văn phiên bản của Fast
Work, bạn có thể xem video dưới đây.

Fast
Work Dispatch góp doanh nghiệp xóa khỏi mọi quy trình, thủ tục lướt thướt và tiến ngay sát hơn tới định nghĩa “doanh nghiệp số”

Lợi ích sử dụng phần mềm làm chủ văn phiên bản công văn trực tuyến đường Fast
Work Dispatch

1. ích lợi dưới góc nhìn doanh nghiệp:

Chuẩn hóa các bước xử lý trước, trong và sau:Mọi các bước xử lý công văn đến, đi trong doanh nghiệp sẽ được tuân thủ theo một quy trình. Quy trình đó được ban lãnh đạo phát hành và được cấu hình lên khối hệ thống phần mềm.

Tối ưu không gian lưu trữ: Phần mềm cai quản văn bản đi cho Fast
Work Dispatch vẫn số hóa các văn bản, công văn mang đến – đi trong công ty lớn thành từ phiên bản giấy thành công văn bản mềm hay có cách gọi khác là công văn năng lượng điện tử. Theo đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lưu trữ phiên bản mềm công văn với dung lượng không giới hạn. Dù là phiên bản thảo, công văn mới phát hành hay sẽ quá thời hạn có hiệu lực đều rất có thể đưa lên ứng dụng ở đa số thư mục khác nhau.

Kho lưu lại trữ không giới hạn với technology điện toán đám mây

Tiết kiệm hàng trăm loại đưa ra phí: Số hóa hệ thống văn bản, công văn lên khối hệ thống phần mềm, bằng cách đó, doanh nghiệp lớn đã cắt giảm được một số trong những loại ngân sách trực tiếp như thuê ko gian, sở hữu tủ lưu lại trữ, chi phí mua giấy A4 với mực in, thiết bị in,… hoặc là chi tiêu chuyển phát cấp tốc nếu công ty muốn thông tin cho nhân viên cấp dưới tại các cơ sở, chi nhánh làm việc.

Giảm nguy cơ bị lộ, nhỉ thông tin: làm chủ công văn theo phong cách truyền thống hoàn toàn có thể công văn sẽ bị “đánh cắp” hoặc nhầm lẫn, hư lỗi do nhân viên cấp dưới không kiểm soát nổi trọng lượng hồ sơ to đùng của doanh nghiệp.

Nhưng, với ứng dụng xử lý văn bản Fast
Work, chúng ta không cần lo ngại rằng tư liệu sẽ tiện lợi bị lộ ra ngoài. Vị trên thực tiễn số hóa luôn đi kèm theo với bảo mật, bình an mạng.

Phần mềm tàng trữ văn bản, công văn cung cấp lưu tất cả dữ liệu bên dưới dạng cloud-based, với bản sao lưu tự động có thể lấy lại bất kể lúc nào. Chỉ có những tài khoản thành viên doanh nghiệp được phân quyền mới có thể truy cập vào đọc, và chỉ Owner cùng những tài khoản Admin được phân quyền mới có khả năng chỉnh sửa thông tin.

Bất kỳ định kỳ sử biến đổi nào dù bé dại nhất cũng gần như được khối hệ thống ghi nhận lại rõ ràng, bắt buộc tính phân minh được tăng thêm tuyệt đối.

Số hóa luôn kèm theo với bảo mật bình an mạng

2. ích lợi dưới góc nhìn nhân viên

Tối ưu thời hạn tìm kiếm: cai quản theo cách truyền thống, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn sắp xếp hồ sơ theo hướng ngang (tài liệu của tháng 1, quý 1, năm 2020,…), theo hướng dọc (tài liệu về đúng theo đồng nhân sự, phù hợp đồng với khách hàng, biên phiên bản nghiệm thu, chế độ thưởng tết,…) hoặc phối kết hợp cả hai chiều.

Tuy nhiên, việc lục tìm kiếm lại một tư liệu nào đó không hề dễ dãi dù nhân viên đã dán giấy lưu giữ hoặc thẻ tên cho nó. Những ông chồng giấy tờ cao quá đầu tín đồ khiến bất cứ ai nhìn vào đều mong mỏi từ bỏ.

Rút ngắn thời gian xử lý văn bản: phần mềm văn thư Fast
Work Dispatch, nhân viên thuận lợi lưu trữ và luân chuyển toàn thể công văn, giấy tờ dưới dạng bạn dạng mềm. Hệ thống xây dựng sẵn tiến trình xét duyệt y công văn auto qua các thao tác đơn giản và cực kì nhanh gọn.

Người tiếp nhận văn phiên bản sẽ scan thành những file ngôn từ dưới dạng Word, Excel, PDF, ảnh,… và upload lên hệ thống với các thông tin đi kèm theo như thời gian hiệu lực, biểu hiện chung, tên đội văn bản, tên nhiều loại văn bản, độ khẩn cấp,… góp định vị đúng chuẩn hồ sơ đó.

Tiếp theo, sử dụng thẻ
nhằm tag thương hiệu tất cả người có thẩm quyền phê ưng chuẩn công văn. Hệ thống sẽ tự động bắn thông báo cho tất cả những người này, đồng thời cấp cho cho họ quyền xem công văn tức thì trên đó.

3. ích lợi từ góc nhìn ban lãnh đạo

Phê trông nom công văn ngay tức thời phần lớn lúc gần như nơi: Ban lãnh đạo ngay tức thời dấn được thông tin có văn bạn dạng cần được phê duyệt y ngay trên di động cầm tay và tiến hành phê thông qua bằng điện thoại cảm ứng dù ở bất cứ nơi đâu.

Có ba cơ chế xét chăm sóc công văn là coi ngó lần lượt, chu đáo đồng thời và chỉ cần một tín đồ duyệt. Fan xét duyệt gồm thể chấp nhận hoặc không đồng ý công văn, hoặc dấn nút chuyến qua để đưa giao cho những người khác xét duyệt. Khối hệ thống sẽ hiển thị và update trạng thái tức khắc của hồ sơ.

Do đó, ban lãnh đạo hoàn toàn có thể rút ngắn thời gian phê chăm sóc hồ sơ từ bỏ số ngày xuống còn thời gian đồng hồ, thậm chí là là ngay ngay tức thì (real-time).

Quản lý tất cả các công văn đến – theo trạng thái: Nếu hình thức xét xem xét và quản lý văn bản, công văn bạn dạng bằng giấy sẽ không giúp cho ban lãnh đạo biết được bao gồm bao nhiêu công văn trong ngày, vào tuần được phê chuẩn y hay chưa? Thì với ứng dụng văn phiên bản Fast
Work , ban lãnh đạo hoàn toàn biết được các văn bạn dạng nào không được phê duyệt, số đông văn phiên bản nào đã được phê duyệt, thậm chí còn còn biết được chi tiết văn phiên bản đó được gửi cho từ khi nào ngay trên di động… cùng với các hình thức hỗ trợ cai quản theo trạng thái, theo ngày.

Những tính năng nổi bật của Fast
Work Dispatch – phần mềm quản lý văn bản, công văn đi -đến trực tuyến

1. Thống trị văn phiên bản tập trung và thống nhất, chuẩn bị xếp, phân một số loại theo nhóm

Là một công ty quản lý, chúng ta có thể quản lý tất cả các loại văn phiên bản đến đi trong doanh nghiệp lớn trên một căn nguyên trực tuyến.

Tại phần mềm thống trị văn thư Fast
Work, tất cả các văn bạn dạng đến/đi sẽ tiến hành văn thư mừng đón và thực hiện khai báo lên khối hệ thống phần mượt với những trường tin tức như: số máy tự văn bản, loại văn bản, cường độ bảo mật, vị trí cần lưu trữ, thời gian, trích yếu hèn sơ lược văn bản của văn bản và Scan văn bạn dạng đính kèm giúp bài toán xem tổng quan câu chữ văn bản trở nên dễ dàng hơn.

Theo đó, bài toán khai báo văn bản đồng nghĩa với bài toán số hóa khối hệ thống đơn thư thành bản mềm. Như vậy, doanh nghiệp rất có thể lưu trữ công văn phiên bản mềm với dung lượng không giới hạn, bên dưới dạng cloud-based, một bí quyết khoa học theo thư mục, theo đội được phân loại.

Quản lý tập trung trên một hệ thống trực tuyến

Ví dụ: Theo nhóm (trong nhóm lại sở hữu các folder riêng), theo từng các loại văn bản (như quyết định, vấp ngã nhiệm, báo cáo, tờ trình,…) Hoặc theo những trạng thái không giống nhau (Đã ban hành / Chưa ban hành / ko thông qua).

Phần mềm văn phiên bản Fast
Work mang lại phép quản lý theo phân loại, nút độ khẩn cấp và cường độ bảo mật

2. Tra cứu, search kiếm văn phiên bản mọi lúc, hầu hết nơi

Việc kết cấu và tàng trữ văn bản theo nhóm tập trung trên hệ thống phần mềm giúp bài toán tra cứu và tìm tìm văn bạn dạng trở nên dễ ợt hơn.

Sử dụng phần mềm cai quản văn thư Fast

Dễ dàng kiếm tìm kiếm theo từ khóa số thiết bị tự văn bản, thương hiệu văn bản

Hoặc tra cứu kiếm lịch sử dân tộc các văn phiên bản đến/đi thông qua các bộ lọc thông minh, tác dụng bộ lọc tối ưu của Fast
Work hoàn toàn có thể lọc ra tất cả các văn phiên bản có và một hoặc những tiêu chí, đến/đi theo ngày…

Tìm kiếm theo ngày, tuần, tháng với cỗ lọc thông minh

Phần mềm lưu trữ văn phiên bản Fast
Work Dispatch phần đông nhân viên đều sở hữu quyền bình luận, bàn bạc và đi kèm tài liệu dưới tất cả các văn phiên bản được tàng trữ trên ứng dụng ngay bên dưới mỗi bối cảnh xem tư liệu đó. Hệ thống đã định hình sẵn những kiểu phản hồi như gõ text, gửi thêm tệp tin tài liệu bổ sung cập nhật hoặc tạo các cuộc bình chọn online,….

Tất cả các thành viên tương quan đều có thể trao đổi về văn bản, công văn tức thì trên khối hệ thống phần mềm

Phần mượt cũng auto tracking con số và danh sách những người dân đã xem công văn, để những đồng nghiệp thông báo kịp thời vào trường hợp cần thiết. Lấy ví dụ, cơ chế làm việc từ xa quan trọng đặc biệt vừa ban hành, leader của team sẽ comment ở bên dưới “
nhanle vào phát âm xem có gì thiếu hiểu biết thì hỏi chị nhé!”

Hơn thế, phần mềm cai quản văn bạn dạng đi mang đến Fast
Work Dispatch còn cung cấp kết xuất tài liệu văn bạn dạng phục vụ công tác report thống kê mỗi một khi cần.

3. Chuẩn hóa quá trình xử lý văn bạn dạng đến từ việc mừng đón – phê để ý – xử lý

Quá trình cách xử lý văn bản, công văn đến truyền thống lâu đời tốn không hề ít thời gian cùng công sức. Thường người chào đón văn bản sẽ là văn thư, sau thời điểm nhận được công văn, văn bản từ chuyển phát cấp tốc sẽ trình lên thư ký giám đốc sau đó mới đến tay người có quyền lực cao để tiến hành phê duyệt.

Sau khi bao gồm ý kiến chỉ huy của ban giám đốc, văn thư đang in hoặc photocopy tư liệu thành nhiều bản, đi xin chữ ký kết và dấu xác nhận rồi gửi đến từng phòng ban, cỗ phận. Hoặc gửi một email thông báo đến toàn cục nhân viên trong công ty có đi cùng văn bạn dạng dạng mượt hoặc file ảnh.

Quy trình sẽ trở đề nghị khá tinh vi khi công ty mở rộng quy mô với khá nhiều cấp quản ngại lý, người có thẩm quyền xét chú ý lại không phải lúc nào cũng xuất hiện tại văn phòng.

Với phần mềm văn bản Fast
Work, tiến trình xử lý văn bạn dạng sẽ được chuẩn chỉnh hóa và tinh giảm với 5 bước đơn giản sau:

Bước 2: Khai báo thông tin văn bạn dạng lên phần mềm và trình chỉ huy phê coi sóc trực tuyến

Bước 3: chỉ huy phê duyệt, chuyển ý kiến chỉ đạo xử lý trực tuyến

Bước 4: tiếp nhận ngay tức thì & xử lý văn phiên bản theo chủ kiến chỉ đạo, cây viết phê của Lãnh đạo

Bước 5: Phân loại và đưa vào kho lưu lại trữ bạn dạng cứng

4. Chuẩn hóa quá trình xử lý văn bản đi: rà soát – trình cam kết – xây đắp văn bản

Trong cách quản lý, tàng trữ truyền thống, câu hỏi xử lý văn bạn dạng đi cũng không hề thua kém phần rườm rà, phức tạp. Chính người tạo văn bản, phê chú tâm văn bạn dạng cũng ko thể kiểm soát điều hành được vượt trình thay đổi thông tin bên trên văn phiên bản đó. Quy trình trình ký mất nhiều thời gian, gây chậm rì rì trễ, nếu đó là công văn quan trọng liên quan lại đến vận động kinh doanh thì nhiều lúc doanh nghiệp sẽ đề xuất trả giá bằng lợi nhuận. Sau thời điểm được phê duyệt, công văn một đợt tiếp nhữa cần in ra nhiều bản để xây đắp tới chống ban, đơn vị chức năng có liên quan. Tuy vậy song với tiến trình trên, nghỉ ngơi mỗi chống ban đầy đủ cần lưu trữ lại một bạn dạng cứng trong tủ hồ sơ làm cơ sở so sánh sau này.

Tuy nhiên, chính là cách khiến doanh nghiệp bạn gặp nhiều khó khăn trong công tác lưu trữ, cai quản và kiếm tìm kiếm chứ không phải một giải pháp quản lý lưu trữ công văn 4.0 thực sự.

Phần mềm lưu trữ văn bản Fast
Work Dispatch, công ty lớn sẽ chuẩn hóa tiến trình và giúp quy trình xử lý văn bản trở nên đơn giản và dễ dàng nhất.

Chi phí thực hiện phần mềm làm chủ văn bản

Bảng giá của Fast
Work Dispatch “rất Việt Nam” so với các phần mềm của nước ngoài có cùng tính năng.

Tham khảo bảng giá chi ngày tiết Tại đây

Kết luận

Phần mềm cai quản văn bản, công văn Fast
Work Dispatch giúp doanh nghiệp sút tải khoảng cách địa lý, dung tích thời gian cùng cả không gian lưu trữ tốn hèn cho tiến trình xử lý công văn vào doanh nghiệp. Đó là một trong bước tiến công nghệ tuyệt vời của quản lí trị với điều hành, là lý lẽ hỗ trợ tác dụng để doanh nghiệp các bạn trở thành một “doanh nghiệp 4.0” thực sự.

Với 1500+ khách hàng doanh nghiệp thuộc đầy đủ quy mô, mọi nghành như: Xây dựng, thi công nội thất, chuỗi cửa ngõ hàng-nhà hàng, vận tải, giáo dục, tài chính, ngân hàng,… tin dùng, Fast
Work Dispatch đang là phần mềm quản lý văn bản, công văn đến – đi được không ít doanh nghiệp ưu tiên tuyển lựa nhất hiện nay.

Một số người sử dụng đang áp dụng phương án của Fast
Work là: VPBank, Seongon, Chuỗi cửa hàng bán lẻ Metro Mart, cơ sở y tế Trưng Vương, xí nghiệp sản xuất thuốc lá Khánh Hội, Ta Coffee, dịch viện nhiệt đới Trung Ương, Dệt may 10, bóng đèn Điện Quang, Phú Hưng Thịnh, Gốm Phước…

Tìm hiểu thêm Câu chuyện khách hàng hàng đã thực thi thành công Fast
Work.