Trong mỗi doanh nghiệp, lưu trữ và thống trị hồ sơ nội cỗ là công tác rất cần phải kiểm soát chặt chẽ nhằm chống tránh nguy hại thất thoát, thất thoát những thông tin dữ liệu quan trọng. Hiện nay, các doanh nghiệp đã bắt đầu áp dụng phần mềm cai quản hồ sơ miễn phí vào quy trình thống trị hồ sơ nhằm mục đích số hóa tư liệu và nâng cấp tính bảo mật. Để giúp những doanh nghiệp sàng lọc được phần mềm phù hợp, đáp ứng đúng nhu cầu, 1Office sẽ review chi tiết ưu điểm yếu kém của 10 phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ miễn phí phổ cập trên thị phần hiện nay. Bạn đang xem: Quản lý tài liệu online
Mục lục
III. đứng đầu 10 phần mềm cai quản hồ sơ miễn phí tốt nhất có thể cho doanh nghiệpI. Những khó khăn trong công tác thống trị lưu trữ làm hồ sơ truyền thống
Trong quá trình buổi giao lưu của doanh nghiệp, mỗi nghiệp vụ và tiến trình sẽ phát xuất hiện nhiều loại hồ sơ, giấy tờ khác nhau. Hồ sơ chính là căn cứ pháp lý khắc ghi mọi hoạt động của doanh nghiệp, giúp nhà quản lý theo dõi, kiểm soát và reviews tiến độ, tình hình công việc. Tuy nhiên, “tuổi đời” của bạn ngày càng tốt thì đồng nghĩa với việc số lượng hồ sơ lưu trữ ngày càng nhiều, có thể lên tới hàng trăm, hàng ngàn tài liệu trong khoảng vài năm. Khi đó, các phương thức lưu trữ và làm chủ hồ sơ truyền thống cuội nguồn sẽ trở đề xuất “cồng kềnh” và bộc lộ rõ nhiều nhược điểm như:
Gây khó khăn và mất thời gian trong việc tìm và đào bới kiếm, tầm nã xuất hồ sơPhải ném ra một khoản phí khủng cho văn phòng và công sở phẩm định kỳ với mặt hàng loạt ngân sách in ấn, giấy tờ, tủ chứa,…Dễ xẩy ra tình trạng thất lạc tài liệu, gây gián đoạn quy trình quản lý và vận hành của doanh nghiệp
Giảm năng suất của nhân sự vày phải tiến hành công tác biên soạn thảo, lưu lại trữ, thống trị và vận chuyển hồ sơ thủ công
II. Tuấn kiệt của phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí
Với sự cách tân và phát triển của khoa học technology cùng xu hướng số hóa tài liệu, những phần mềm quản lý hồ sơ tư liệu miễn phí ra đời và trở thành công xuất sắc cụ đắc lực cung cấp các doanh nghiệp phát hành văn phòng số. Những chức năng chính của phần mềm thống trị hồ sơ doanh nghiệp lớn bao gồm:
Đối với quản lý
Tiết kiệm buổi tối đa chi phí lưu trữ, thống trị hồ sơ cho doanh nghiệpGiúp kiểm soát, theo dõi cùng phê chăm chút hồ sơ trường đoản cú xa trên hệ thống
Phân quyền thống trị hồ sơ cụ thể tới từng cá nhân, phòng ban
Bảo mật tài liệu hồ sơ cho khách hàng tuyệt đối, tránh nguy hại bị rò rỉ, thất bay thông tin
Đối với nhân viên
Truy cập và share hồ sơ trong nội cỗ doanh nghiệp dễ dàng, nhanh chóngCung cấp dữ liệu hồ sơ cho công tác làm việc lập báo cáo, thống kê nhằm trình lên cấp trên
III. đứng đầu 10 phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí tốt nhất cho doanh nghiệp
1. Phần mềm làm chủ hồ sơ doanh nghiệp toàn vẹn 1Office
Phần mềm thống trị hồ sơ 1Office là khối hệ thống lưu trữ và làm chủ tài liệu hồ nước sơ toàn diện cho đông đảo doanh nghiệp được tích hòa hợp trên nền tảng quản trị doanh nghiệp 1Office. Cùng với 7 năm tởm nghiệm đồng hành cùng rộng 5.000 công ty lớn “chinh chiến” bên trên cuộc đua biến đổi số, 1Office là chiến thuật số hóa, tự động hóa hóa toàn cục tài nguyên trong doanh nghiệp lớn và triệu tập trên một căn nguyên duy nhất. 1Office hỗ trợ bộ pháp luật vượt trội xử lý mọi việc trong quản lí trị và tàng trữ hồ sơ, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình vận hành và tổ chức công việc:
Giúp tiết kiệm ⅕ thời hạn tìm kiếm cùng truy xuất làm hồ sơ so với phương pháp thủ công bằng tay truyền thốngXây dựng văn phòng số hóa không giấy tờ, sút thiểu tối đa giá thành in ấn và tàng trữ hồ sơ cứng
Kho làm hồ sơ tài liệu được nhất quán với mọi phân hệ quản trị bên trên hệ thống, góp quy trình quản lý hồ sơ ra mắt xuyên suốt, tức thời mạch giữa các bộ phận
Nhận hỗ trợ tư vấn miễn phí
Tính năng nổi bật
Khởi tạo dữ liệu hồ sơ
Tải làm hồ sơ lên phần mềm dưới những định dạng như word, excel, pdf,…Phân loại cụ thể các loại hồ sơ cá nhân, hồ sơ công ty, làm hồ sơ được share để dễ dàng trong việc đào bới tìm kiếm kiếmCho phép tạo những thư mục nhỏ giúp tổ chức cai quản hồ sơ một giải pháp khoa học
Point
| Ưu điểm | Hạn chế |
| Thông dụng, phổ biến, dễ sử dụng Tạo không khí cộng tác và thống trị hồ sơ chung cho các bộ phận Hỗ trợ tương tác, phản hồi ngay bên trên trình chỉnh sửa hồ sơ | Khả năng bảo mật thông tin hạn chếChỉ là công cụ tàng trữ và cai quản hồ sơ 1-1 thuần, không tồn tại các thiên tài quản trị |
Hình thức lưu lại trữ: On Cloud, tín đồ dùng cần phải có tài khoản Office nhằm đăng nhập với sử dụng ứng dụng trên web.
10. Phần mềm quản lý lưu trữ ban ngành Hương Việt
Hương Việt là giữa những phần mềm cung cấp quản lý, theo dõi với lưu trữ xuyên suốt vòng đời của hồ sơ, bảo đảm tuân thủ những quy định của điều khoản về lưu trữ hồ sơ tài liệu năng lượng điện tử. Phần mềm quản lý hồ sơ công ty lớn Hương Việt đa số được dùng trong các cơ quan, đơn vị chức năng hành chính.
Tính năng nổi bật
Quản lý tin tức hồ sơ bao gồm xác, ví dụ và được phân nhiều loại theo từng ngành, lĩnh vực cụ thểTìm kiếm cùng truy xuất dữ liệu không giới hạn thời gian, không gian, địa điểm
Thiết lập các cơ chế khai thác và sử dụng hồ sơ, tư liệu số bao gồm quản lý lượt truy vấn và thu phí
| Ưu điểm | Hạn chế |
| Thiết kế đối chọi giản, dễ sử dụng Đáp ứng những nghiệp vụ thống trị hồ sơ cơ bản | Không links được với những module ứng dụng quản trị doanh nghiệp Các tính năng quản lý hồ sơ mới tạm dừng ở nút căn bản |
Hình thức giữ trữ: On premise
IV. Đánh giá 10 phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí
Để có một cái nhìn tổng quan tiền về phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí tổn thông dụng trên thị phần hiện nay, hãy quan sát và theo dõi bảng đánh giá tóm tắt theo những tiêu chí quan trọng đặc biệt cho từng phần mềm sau đây:
| Mức độ bảo mật | Dung lượng lưu giữ trữ | Hỗ trợ định hình hồ sơ | Khả năng liên kết | Chi phí | |
| 1Office | Bảo mật tuyệt vời và hoàn hảo nhất dữ liệu và quy trình quản lý hồ sơ của DN | Mức dung lượng khổng lồ đáp ứng mọi đồ sộ DN | Mọi các loại định dạng hồ sơ | Liên kết và đồng nhất hồ sơ 100% với mọi phân hệ quản lí trị bên trên hệ thống | Từ 40.000 – 100.000/người/tháng tùy theo quy mô dn và nhu yếu sử dụng |
| We One | Tốt | Theo bài bản DN | Định dạng làm hồ sơ văn bản | Liên kết cùng với phân hệ quy trình, công việc | Liên hệ tứ vấn |
| Doceye | Tốt | Theo đồ sộ DN | Định dạng hồ sơ văn bản | Không liên kết | Từ 10.000.000 đến 30.000.000 VNĐ/ năm tùy những gói |
| Google Drive | Trung bình | Giới hạn 15GB/người dùng bản miễn phí | Mọi các loại định dạng hồ sơ | Liên kết với các ứng dụng không giống của Google | Từ 45.000 – 6.750.000 VNĐ/tháng tùy gói dung tích (từ 100 GB – 30 TB) |
| Rubex | Tốt | – | Mọi nhiều loại định dạng hồ nước sơ | Không liên kết | Liên hệ tứ vấn |
| We Up ERP | Tốt | Theo bài bản DN | Định dạng làm hồ sơ văn bản | Liên kết với những module quản trị | 1.000$/tối đa 2 người Thêm fan sử dụng: 200$/người |
| Tech Moss | Tốt | – | Định dạng hồ sơ văn bản | Không liên kết | Liên hệ tư vấn |
| Microsoft Share Point | Trung bình | 1 TB cho cục bộ DN | Mọi loại định dạng hồ sơ | Liên kết với những ứng dụng trong khối hệ thống Office | Từ 5.00 – 20.00$ fan dùng/tháng |
| Efile | Tốt | – | Định dạng làm hồ sơ văn bản | Không liên kết | Liên hệ tứ vấn |
| Hương Việt | Tốt | – | Định dạng hồ sơ văn bản | Không liên kết | Từ 40.000.000 – 90.000.000 VNĐ |
V. Tiêu chuẩn lựa lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí tương xứng với doanh nghiệp
Hiện ni trên thị trường có rất nhiều phần mềm lưu trữ hồ sơ miễn mức giá với đầy đủ các chức năng từ cơ bản đến nâng cao hỗ trợ mang lại quy trình làm chủ hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp. Tuy nhiên để gạn lọc được ứng dụng phù hợp, giải quyết được trọn vẹn bài bác toán quản lý hồ sơ nói riêng và cung ứng quản trị tổng thể nói thông thường thì công ty cần cân nhắc các tiêu chí sauPhần mềm dễ dãi thao tác
Muốn buổi tối ưu quy trình làm chủ hồ sơ thì phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ miễn tầm giá phải đáp ứng được tiêu chí thân mật và gần gũi với người dùng. Một phần mềm dễ dàng hiểu, dễ sử dụng sẽ giúp đỡ tiết kiệm một lượng to thời gian thao tác làm việc và giúp update hồ sơ một phương pháp nhanh chóng, kịp thời.
Chi chi phí hợp lý
Chi chi phí triển khai, sử dụng ứng dụng cần phải tương xứng với giá thành của doanh nghiệp. Những ứng dụng phần mềm tàng trữ hồ sơ tính giá tiền theo quy mô sử dụng sẽ về tối ưu và hợp lý hơn.
Khả năng liên kết
Quản lý làm hồ sơ là 1 phần trong bức ảnh quản trị toàn diện và tổng thể của doanh nghiệp. Vì chưng vậy nếu muốn tổ chức quản lý và vận hành trơn tru và tối ưu khả năng luân chuyển hồ sơ để giao hàng cho các nghiệp vụ khác biệt thì doanh nghiệp buộc phải lựa chọn hầu hết phần mềm quản lý hồ sơ có công dụng liên kết với những phân hệ quản ngại trị khác.
Trong nội dung bài viết trên đây, 1Office đã giới thiệu tới độc giả TOP 10 phần mềm cai quản hồ sơ miễn phí tốt nhất 2022 kèm reviews chi tiết. Đồng thời hỗ trợ những tiêu chí tìm hiểu thêm để doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm phù hợp, giúp buổi tối ưu quy trình lưu trữ và làm chủ hồ sơ tài liệu. Để được tư vấn cụ thể hơn về phần mềm thống trị hồ sơ 1Office, chúng ta có thể liên hệ với công ty chúng tôi qua:
Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí là công cụ hiện nay đang ứng dụng thoáng rộng và giữ vai trò đặc biệt tại những doanh nghiệp. ứng dụng này có công dụng hỗ trợ tâm đầu ý hợp giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu, hồ sơ hay công văn một phương pháp dễ dàng. Cùng congtyonline.com tìm hiểu chi tiết về 13 phần mềm làm chủ hồ sơ tài liệu qua bài viết dưới phía trên nhé!1. Phần mềm làm chủ hồ sơ Doc
Eye
Đây là phần mềm cai quản hồ sơ tư liệu miễn phí đáp ứng một cách đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao mà các doanh nghiệp muốn muốn. Vấn đề áp dụng ứng dụng này vào quy trình cai quản hồ sơ để giúp đỡ doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và chi phí nhiều thời gian, nâng cao năng suất và kết quả làm việc.
Xem thêm: Khởi Tạo Doanh Nghiệp Kinh Doanh Nhằm Mục Đích Gì, Doanh Nghiệp Khởi Nghiệp Sáng Tạo: Đặc Điểm
Tính năng nổi bật
Giúp chúng ta thu nhận, phân một số loại và chỉnh sửa thông tin tài liệu.Không giới hạn tài liệu tất cả thể thống trị và phân chia sẻ.Độ bảo mật dữ liệu cao.
Eye
2. Phần mềm làm chủ tài liệu giaduynguyen.com
Vì sở hữu rất đầy đủ các chức năng thống trị công văn phải phần mềm cai quản tài liệu giaduynguyen.vn giúp đỡ bạn tiết kiệm được không ít nhân lực và thời hạn trong quy trình thống trị văn bản. Kế bên ra, phần mềm quản lý tài liệu này còn giúp bạn có thể kịp thời trao đổi, tiếp nhận thông tin lãnh đạo từ cung cấp trên một bí quyết hiệu quả.
Tính năng nổi bật
Giúp các khoản thu nhập và phân loại các thông tin tài liệu.Dữ liệu được bảo mật thông tin an toàn.Có kỹ năng tìm kiếm và thống kê tin tức nhanh chóng.
3. Phần mềm cai quản hồ sơ miễn phí tổn Cloud
Office
Cloud
Office là phần mềm cai quản hồ sơ tài liệu chuyên nghiệp hóa nhất hiện tại nay. Phần mềm quản lý tài liệu được tùy chỉnh thiết lập một phương pháp khoa học tập và đầy đủ các tác dụng như điều đình thông tin, điều hành tác nghiệp và làm chủ văn bản… Đồng thời, ứng dụng này còn hỗ trợ tính năng theo dõi xử lý văn bạn dạng và điều hành quá trình từ xa qua mạng Internet.
Office
Tính năng nổi bật
Giúp ngày tiết kiệm giá cả quản lý, quản lý và vận hành và quá trình xử lý công việc.Hỗ trợ các bước thống kê báo cáo, in sổ công văn.Phần mềm được cho phép bạn phân một số loại văn bản, tài liệu theo những chủ đề không giống nhau.Nhà lãnh đạo rất có thể tiến hành phê duyệt xử lý văn phiên bản ngay bên trên phần mềm.Cho phép nhà cai quản gửi văn bạn dạng tới các đơn vị cung cấp dưới với ngược lại.Hỗ trợ việc điều hành các bước từ xa qua Internet dễ dàng dàng.4. Phần mềm làm chủ tài liệu GXD
Bạn đã căng thẳng mệt mỏi với việc làm chủ thời gian thao tác của nhân viên mỗi ngày? f
Checkin sẽ giúp vận động chấm công của công ty bạn ra mắt dễ dàng, đúng mực và cấp tốc chóng. Nếu bạn đang tìm kiếm chiến thuật tập trung vào việc tối ưu hóa thời gian và năng suất, hãy để f
Checkin đồng hành cùng các bạn trên hành trình thống trị hiệu quả hơn.
Checkin
Phần mềm cai quản tài liệu GXD còn mang tên gọi là phần mềm hỗ trợ bạn cai quản máy tính cá nhân một giải pháp khoa học và siêng nghiệp. Ngoài ra, ứng dụng còn hoàn toàn có thể chạy trên tệp tin Excel để giúp bạn chuẩn bị xếp những dữ liệu ví dụ và khoa học. Dựa vào đó, các bạn sẽ tìm kiếm những file tài liệu thuận tiện hơn.
Tính năng nổi bật
Quản lý các file tài liệu cá nhân, tài liệu dự án và hồ sơ công trìnhCung cấp cho hệ văn phiên bản mới độc nhất vô nhị về đầu tư xây dựng.Cung cấp hệ thống quy trình cùng tham chiếu các quy định của pháp luật.
