Đặt tiêu đề

Bạn buộc phải đặt tiêu đề ngắn gọn, súc tích và chỉ rõ vụ việc cần xin lỗi. Điều này để giúp đỡ email của khách hàng không bị người sử dụng “bỏ lỡ” hoặc đi thẳng liền mạch vào mục thư rác. Chúng ta cũng có thể tham khảo tiêu đề email sau:

Nội dung thiết yếu của thư xin lỗi khách hàng bằng giờ Anh

Đây là phần quan trọng đặc biệt nhất khi viết thư xin lỗi quý khách hàng bằng giờ Anh, giúp đỡ bạn thể hiện nay sự tâm thành và quá nhận trọng trách của bạn dạng thân. Cấu trúc nội dung chủ yếu của e-mail gồm 6 yếu tố:

Trước hết, bạn cần biểu lộ sự hối hận (Expression of regret), tiếc nuối nuối về không đúng sót mà bạn dạng thân hoặc công ty đã gây nên cho khách hàng hàng. Điều này để giúp đỡ bạn xoa vơi cơn giận với sự thuyệt vọng từ đối phương.

Mẫu câu bộc lộ sự hối hận hận trong thư xin lỗi người sử dụng bằng tiếng Anh:

Tiếp đến, bạn hãy phân tích và lý giải nguyên nhân (Explanation) xảy ra sai sót này. Hãy nỗ lực thành thật về những cụ thể trong mẩu chuyện mà chúng ta kể lại. Điều này sẽ giúp đỡ đối phương cảm nhận được sự thành khẩn từ bỏ phía bạn.

Tham khảo đa số mẫu câu lý giải nguyên nhân sau:

Hãy thắn thừa nhận nhiệm vụ (Acknowledgment of responsibility) dẫn mang lại sai sót là vì bạn hoặc công ty. Trong cả khi đa số lỗi lầm không nằm ở vị trí phía bạn, các bạn cũng nên giữ một giọng văn một cách khách quan và biểu lộ sự tiếc nuối.

Mẫu câu thừa nhận trọng trách trong thư xin lỗi quý khách bằng tiếng Anh:

Để người sử dụng hài lòng với lời xin lỗi, liên tục sử dụng thành phầm và thương mại & dịch vụ từ phía công ty, bạn phải đưa ra lời hứa hoặc lời cam kết không tái phạm trong tương lai (Declaration of repentance).

Tham khảo mẫu mã câu thông dụng dưới đây:

Để giảm bớt tác động tiêu cực mà sự việc gây nên, chúng ta nên đề xuất giải pháp khắc phục (Offer of repair) sau này hoặc đên bù tổn thất đến khách hàng.

Mẫu câu nêu chiến thuật khắc phục vào thư xin lỗi người tiêu dùng bằng tiếng Anh:

Cuối cùng, bạn hãy nhớ là xin sự tha máy từ phía khách hàng hàng. Điều này sẽ giúp đối phương nhận ra được tôn trọng và chúng ta thật sự chân thành ân hận lỗi.

Tham khảo hầu như mẫu câu sau:

Lưu ý khi viết thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh

Khi viết email xin lỗi khách hàng, bạn nên sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng và mô tả sự chuyên nghiệp của công ty. Bạn tránh việc dùng những từ viết tắt như isn’t hoặc couldn’t, vắt vào sẽ là is not với could not. Đồng thời, hoàn hảo và tuyệt vời nhất không áp dụng từ lóng, mang tính chất đả kích hoặc xúc phạm đối phương.

Ngoài ra, bạn tránh việc viết thư điện tử dài dòng, kể thêm thông tin quá chi tiết. Hãy bám sát mục tiêu của bức thư là gửi nhu cầu lỗi mang đến khách hàng, bằng lòng sai sót từ phía doanh nghiệp. Điều này để giúp đỡ bạn trực tiếp nhận được sự cảm thông từ quý khách và sự “vòng vo” sẽ vô tình thể hiện rằng bạn đang biện minh cùng kém chân thành.

Cấu trúc riêng biệt của một bức dần dần xin lỗi quý khách hàng bằng giờ Anh (Apology Letter)

Tuy tất cả chung ba phần Heading, Salutation và Closing với những loại thư khác, Apology Letter gồm hai điểm khác biệt sau đây.

Xem thêm: Làm sao để kinh doanh nhỏ hiệu quả, bí kíp để kinh doanh của hàng nhỏ hiệu quả

Title ( tiêu đề thư)

Ở mục này, tín đồ viết cần viết ngắn gọn, lô ghích tiêu đề của bức thư và nội dung nên xin lỗi. Ko kể ra, Title là phần quyến rũ sự tập trung của người đọc thư, vì đó đây là mục cần phải in đậm cùng viết nghỉ ngơi phần tại chính giữa bức thư.

Ví dụ: Apology letter khổng lồ customer for delay shipment

Tạm dịch: Thư xin lỗi quý khách hàng vì phục vụ chậm trễ

Hoặc

Apology letter to lớn customer for bad service

Tạm dịch: Thư xin lỗi quý khách vì thương mại dịch vụ kém

Body (Phần thân bài)

Đây được xem như là phần đặc biệt quan trọng nhất vày nó là phần để bạn viết trình bày nội dung thiết yếu của thư và bộc lộ lời xin lỗi chân thành của bản thân tới khách hàng. Theo một bài phân tích của Đại học Ohio State của Mỹ, phần thân bài của một bức thư xin lỗi hiệu quả bao gồm sáu nguyên tố sau:

Biểu lộ được sự ân hận hận (Expression of regret)

Giải phù hợp (Explanation)

Thừa nhận trách nhiệm (Acknowledgement of responsibility)

Đưa ra tuyên bố về sự việc tái phạm (Declaration of repetence)

Giải pháp khắc chế (Offer of repair)

Xin tha máy từ người sử dụng (Request for forgiveness)

Do đó body toàn thân của một bức thư xin lỗi cần bao gồm các ngôn từ sau đây.

Người viết chỉ dẫn một lời tuyên bố nhằm mục đích bày tỏ sự nuối tiếc về không nên sót nhưng mà mình/ công ty đã khiến ra.

Một số mẫu câu thông dụng:

On behalf of our company, (Thay khía cạnh công ty,)

I apologize for… (Tôi xin lỗi vì…)

Please accept my sincere apology for… (Xin vui lòng chấp nhận lời xin lỗi thực tình của tôi vì…)

I am deeply sorry for… (Tôi chân tình xin lỗi vì…)

Ví dụ:

On behalf of our company, I am deeply sorry for your bad experience with our sales associate, Linda.

(Thay mặt công ty, Tôi hết sức xin lỗi người tiêu dùng về yêu cầu không giỏi của khách hàng với hợp tác viên bán hàng của chúng tôi, Linda)

Người viết phân tích và lý giải nguyên nhân mang đến sai sót của mình/ công ty.

Một số chủng loại câu thông dụng:

Due to.. (Bởi vì..)

Upon thorough review of the situation, we narrowed the cause to.. (Sau lúc xem xét kĩ lưỡng tình hình, cửa hàng chúng tôi cho rằng lý do là..)

The reason for < sai sót/ đề xuất không giỏi của khách hàng> is that.. (Nguyên nhân của là…

Ví dụ:

The reason for your bad experience is that Linda is our new employee that we have been training.

(Nguyên nhân của sự việc trải nghiệm không giỏi của người sử dụng là vì chưng Linda là nhân viên cấp dưới mới mà shop chúng tôi đang đào tạo)

Người viết quá nhận nhiệm vụ của mình/ công ty so với sai sót.

Một số mẫu câu thông dụng:

I was wrong in what I did, and I accepted responsibility for my actions. (Hành cồn của tôi là sai trái và tôi xin trọn vẹn nhận nhiệm vụ về hành vi của mình)

I take full responsibility for the situation. (Tôi xin trọn vẹn nhận trách nhiệm về trường hợp đã xảy ra)

I take full responsibility for < sai sót> (Tôi xin hoàn toàn nhận trách nhiệm về )

Ví dụ:

I take full responsibility for her unprofessional behavior. (Tôi xin trọn vẹn nhận nhiệm vụ về thể hiện thái độ thiếu chuyên nghiệp của cô ấy.)

Người viết đưa ra lời hứa/ khẳng định sẽ ko tái phạm không nên sót.

Một số chủng loại câu thông dụng:

Please be assured that this type of situation will never happen again. (Xin khách hàng yên tâm, trường hợp tương tự đã không bao giờ xảy ra nữa.)

As a testament lớn our strive for perfection, we have taken steps to ensure that this will never happen again. (Như một bằng chứng cho nỗ lực cố gắng của shop chúng tôi vì sự trả hảo, shop chúng tôi đã tiến hành một số giải pháp để bảo đảm an toàn rằng vấn đề đó sẽ không khi nào xảy ra nữa.)

Người viết chỉ dẫn những lời khuyên để sửa hoặc giảm bớt các ảnh hưởng tiêu rất của không nên phạm.

Một số mẫu câu thông dụng:

To cosplay for your experience at , I would like to… (Để bù đắp cho trải nghiệm khong tốt của chúng ta tại < tên công ty>, tôi xin được…)

On behalf of our company, I would lượt thích to…. (Thay mặt công ty của bọn chúng tôi, tôi xin được..)

Because of this serious oversight, we are going lớn provide you with… (Vì sự thử khám phá không tốt này, chúng tôi xin được tặng ngay quý khách…)

Ví dụ:

On behalf of our company, I would lượt thích to give you a voucher for 30 percent off for your next purchase in our company.

(Thay mặt doanh nghiệp của chúng tôi, tôi xin được khuyến mãi quý khách hàng một voucher tiết kiệm chi phí với chính sách giảm giá 30% các thành phầm mà khách hàng sẽ cài ở công ty cửa hàng chúng tôi vào lần tới.)

Người viết xin sự tha trang bị từ khách hàng.

Một số chủng loại câu thông dụng:

I sincerely ask for your forgiveness. (Tôi chân thành cầu xin sự tha máy của quý khách.)

I hope you will accept this gesture of apology. (Sử dụng ngay sau thời điểm đưa ra giải pháp.)

(Tôi mong rằng quý khách đồng ý cử chỉ này như môt lời xin lỗi của chúng tôi.)

Dưới đây là một ví dụ hoàn hảo của một bức thư xin lỗi tới khách hàng.

Nguyen Van AHR ManagerABC Trading Company Limited27, Le Van Luong street, Thanh Xuan District, Hanoi, Vietnam

To:

John Smith85, Settlement street, Bundoora, Melbourne, Australia

Apology letter to customer for bad service

Dear, Mr. SmithOn behalf of our company, I am deeply sorry for your bad experience with our sales associate, Linda.

The reason for your bad experience is that Linda is our new employee that we have been training. I take full responsibility for her unprofessional behavior.Please be assured that this type of situation will never happen again.On behalf of our company, I would lượt thích to give you a voucher for 30 percent off for your next purchase in our company. I hope you will accept this gesture of apology

Yours in service,Nguyen Van A

HR ManagerABC Trading Company Limited27, Le Van Luong street, Thanh Xuan District, Hanoi, Vietnam

Tạm dịch:

Tới:

John SmithSố 85, Đường Settlement, phố Bundoora, tp Melbourne, Châu Úc.

Thư xin lỗi khách hàng vì dịch vụ kém

Kính gởi Ngài Smith,

Thay mặt cho công ty của chúng tôi, tôi khôn cùng xin lỗi Ngài vì chưng trải nghiệm không giỏi của Ngài với Linda, cộng tác viên bán sản phẩm của bọn chúng tôi.

Lý do cho sự trải nghiệm không tốt này của Ngài là vì Linda là nhân viên cấp dưới mới mà cửa hàng chúng tôi đang đào tạo. Tôi xin trọn vẹn chịu trọng trách về hành động thiếu chuyên nghiệp hóa của cô ấy.

Xin Ngài hãy yên trọng tâm rằng loại tình huống này đã không bao giờ xảy ra nữa.Thay mặt doanh nghiệp chúng tôi, tôi xin được tặng Ngài một phiếu giảm giá 30% cho lần mua sắm và chọn lựa tiếp theo của Ngài tại công ty chúng tôi. Tôi muốn rằng Ngài sẽ đồng ý cử chỉ này như môt yêu cầu lỗi của bọn chúng tôi.

Luôn vinh dự được ship hàng Ngài,Nguyễn Văn A

Một số chú ý khi viết thư xin lỗi người sử dụng bằng tiếng Anh

Ngôn ngữ

Bức thư xin lỗi tới người tiêu dùng được thực hiện trong môi trường thao tác trang trọng, bộc lộ sự bài bản của bạn viết nên ngôn ngữ được thực hiện khi viết thư đề nghị phải thanh lịch và miêu tả sự tôn trọng đối với người đọc. Vày đó, khi viết thư, bạn viết nên tránh sử dụng những từ viết tắt như “ isn’t, couldn’t,..” và chũm vào kia viết rất đầy đủ các từ bỏ thành “ is not, could not..”. Quanh đó ra, người viết hoàn hảo và tuyệt vời nhất không sử dụng những từ lóng hoặc các từ đả kích, xúc phạm tới fan đọc.

Không nhiều năm dòng

Khi viết thư, fan viết cần bám sát đít vào mục tiêu của một bức thư xin lỗi là thừa nhận các thiết sót của khách hàng và giới thiệu các giải pháp nhằm nhận thấy sự thông cảm từ khách hàng. Vì vậy, khi viết thư, fan viết tránh việc dài dòng, nhắc lể quá cụ thể và chế tạo những thông tin không quan trọng ngoài câu hỏi xin lỗi.

Ví dụ:

Lý do cho việc trải nghiệm không giỏi này của Ngài là do Linda là nhân viên mới mà shop chúng tôi đang đào tạo. Cô ấy mới tốt nghiệp được một thời hạn và mới làm sinh sống chỗ cửa hàng chúng tôi được 1 tháng. Vì thế cô ấy vẫn còn đấy chưa thạo việc lắm. Khi ngài yêu cầu cô ấy giới thiệu sản phẩm, cô ấy đã không giới thiệu được và khiến cho ngài gồm một thử dùng không tốt.Tôi xin hoàn toàn chịu nhiệm vụ về hành vi thiếu bài bản của cô ấy.

Đây là một trong những bức thư xin lỗi có nội dung dài cái và không triệu tập vào mục tiêu chính của thư. Mục tiêu chính khi viết thư là fan viết nhấn lỗi của mình. Cho nên vì thế việc đề cập chuyện thừa nhiều khiến người phát âm thư cần thiết tập trung nhận thấy sự hối lỗi tình thật của fan viết.

Sửa lại:

Lý do cho sự trải nghiệm không giỏi này của Ngài là do Linda là nhân viên cấp dưới mới mà chúng tôi đang đào tạo. Tôi xin trọn vẹn chịu trọng trách về hành động thiếu chuyên nghiệp của cô ấy.

Tổng kết

Bài viết trên vẫn giới thiệu cho tất cả những người đọc về phong thái viết bức thư xin lỗi người sử dụng bằng giờ Anhgửi mang lại khách hàng. Dường như tác mang cũng hỗ trợ các thông tin về tía cục, các cấu tạo thường được áp dụng trong từng phần của một bức thư, thuộc với một số lưu ý, nhằm mục tiêu giúp cho người đọc hoàn toàn có thể viết một bức thư xin lỗi công dụng và miêu tả sự chân thành đối với khách hàng.

Hồ Thiên Trà

Tham khảo thêm khóa học tập tiếng Anh tiếp xúc dành cho tất cả những người đi làm góp học viên thành thạo năng lực như giải pháp xử lý vấn đề, họp nhóm, giao tiếp với đối tác, viết thư điện tử hay thuyết trình bởi tiếng Anh.